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Comment convaincre vos fournisseurs de passer à la facture dématérialisée ?

En 2021, c’est décidé : vous dites adieu à la facture papier. Voilà une excellente résolution pour votre entreprise et ses services comptables. Seulement voilà, encore faut-il convaincre vos fournisseurs et prestataires de vous suivre dans cette aventure.

Si pour certains secteurs, comme le digital, la transition s’impose d’elle-même, ce n’est pas le cas de tous. Habitués au bon vieux format papier, certes volant et encombrant, mais tangible et pérenne, vos fournisseurs n’auront peut-être pas le même engouement que vous.

QU’EST-CE QU’UNE FACTURE ÉLECTRONIQUE ?

Avant tout, un peu de sémantique. Une facture électronique, par définition, n’a jamais existé sous format papier. Contrairement à une facture numérisée, elle a suivi toutes les étapes du processus de facturation en ligne :

  • édition,

  • validation,

  • envoi, réception,

  • traitement,

  • et archivage.

Déjà en place comme format par défaut pour les entreprises du B2G (Business to Government, il s’agit des entreprises engagées contractuellement avec l’État ou ses collectivités). À ce titre, elles ont l’obligation, depuis le 1er janvier 2020, de transmettre leur facture sous forme dématérialisée à travers le portail gouvernemental Chorus Pro.

Lire aussi : Comment déposer une facture sur Chorus Pro ?

La facture électronique deviendra obligatoire à partir de 2023 (de façon progressive) pour toutes les entreprises françaises : PME, TPE, startups, micro-entreprises, etc. Concrètement, cela signifie qu’il ne sera plus possible pour les entreprises de refuser la facture électronique. Les particuliers quant à eux, pourront continuer à utiliser la version papier.

Les (formidables) atouts de la facture électronique

Cette digitalisation des factures s’inscrit dans une volonté gouvernementale de réduire l’empreinte carbone des documents comptables. Mais pas uniquement : en adoptant la facture dématérialisée, les entreprises réduisent sensiblement les coûts et délais de traitement, ainsi que les risques de fraude. En bref, la facture électronique simplifie la gestion de vos factures fournisseurs et vous permet de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

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LES TROIS « T » : TRAITEMENT, TRANSPARENCE, TRAÇABILITÉ

Pour faire accepter la facture dématérialisée aux personnes avec qui vous travaillez, il va falloir faire preuve de pédagogie, de clarté, avec arguments solides à la clé. Surtout avec vos fournisseurs de longue date. Vous avez mis en place un fonctionnement et des habitudes qu’il va falloir chambouler, avec des outils et procédés nouveaux, auxquels ils ne sont peut-être pas habitués. Au-delà du simple format, c’est tout un aspect logistique à repenser.

Bien souvent, si les entreprises hésitent à s’affranchir du format papier pour l’envoi de leurs factures, c’est parce qu’elles connaissent mal le fonctionnement des solution de dématérialisation des factures. Voici 3 points qui devraient les aider (et les convaincre).

Traitement

Le traitement des factures fournisseurs est un procédé long et laborieux. Selon un rapport de l’Observatoire des délais de paiement, moins d’une grande entreprise sur deux règle ses fournisseurs avant 60 jours.

  • 70% des PME respectent des délais inférieurs à 60 jours,

  • 53% si l’on considère les ETI,

  • 46% pour les grandes entreprises.

Une facture, ça va vite, mais sachant qu’en moyenne les PME / TPE traitent chaque mois presque 70 factures, gèrent 90 fournisseurs différents, le tout parfois sans service comptable en interne, on imagine aisément l’ampleur de la tâche.

Comme le montre notre infographie, il n’est pas rare que ce soit le dirigeant lui-même qui s’en charge, en plus de ses tâches habituelles. Une double journée qui peut entraîner une augmentation des erreurs de saisie, des risques de fraude ou encore des pertes de documents…

1/4 des faillites de TPE-PME sont dues à des délais de paiement trop long. Or, ces petites et moyennes structures constituent 99,9% des entreprises françaises. Dans cette vidéo, Libeo vous livre 3 conseils pour mettre un terme aux factures payées en retard.

Pour parler en chiffres : une facture papier prend en moyenne 8,6 jours à traiter, pour un coût d’environ 14€.

Avec une facture dématérialisée, ce délai de traitement est ramené à 1,7 jour en moyenne, et le coût passe à 3€. Sachant qu’une PME traite en moyenne 67 factures par mois, les économies sont bien réelles :

Délais de traitement :

  • Version papier : 8,6 jours

  • Version dématérialisée : 1,7 jours, soit une réduction des délais de traitement de 80%.

Coût de traitement :

  • Version papier : 14 x 67 = 938 € par mois.

  • Version dématérialisée : 3 x 67 = 201 € par mois. Soit une différence de 737 € et une économie de 78,57 % sur le traitement mensuel des factures.

Transparence

Au niveau des délais de paiement

L’épineuse question des délais de paiement fournisseurs trop longs est un vieux serpent de mer dans les entreprises. Cet allongement des délais conduit souvent à une dégradation des relations clients / fournisseurs. Une situation inconfortable pour les fournisseurs, mais également pour les entreprises. Conscientes qu’être cataloguées « mauvais payeur » peut nuire à leur réputation, elles s’attachent à changer d’attitude.

Avec les solutions de dématérialisation des factures Libeo, vous agissez en parfaite transparence sur vos factures. Grâce au tableau de bord, tous vos fournisseurs peuvent suivre le statut de traitement de leurs factures.

Au niveau des erreurs de saisie

Finies les erreurs de saisie manuelle. Grâce à l’extraction de données par OCR (Optical Character Recognition), la solution de dématérialisation va détecter les factures, avoirs ou bons de commande et extraire les données : date, nom du fournisseur, numéro de facture, IBAN, montants TTC et HT.

erreur de saisie

Lors de l’import dans Libeo, les factures sont systématiquement contrôlées pour vérifier l’exactitude des données avant la saisie dans la comptabilité

Résultat ? Une baisse significative du nombre d’erreurs et de rejets de facture. Ce sont autant de litiges que vous évitez avec vos fournisseurs.

doublon de facture

En cas de doublon de facture, Libeo vous le signale et compare les deux documents pour supprimer l’éventuelle facture en double

De plus, en cas de retard ou de blocage, les causes remontent plus facilement, grâce à l’échange d’informations automatique et bilatéral. Ce faisant, vous résolvez les problèmes plus rapidement.

L’utilisation de la facture électronique sécurise l’envoi et le transport des factures, offrant une traçabilité qui supprime les pertes de documents. Le risque de litige s’en trouve sensiblement réduit.

Cette transparence sur la facturation instaure une confiance mutuelle entre les entreprises et leurs fournisseurs. Depuis la plateforme Libeo, chaque fournisseur a sa propre fiche dédiée, avec adresse, SIRET, numéro de téléphone, nom du contact, IBAN, etc, qui permet à l’entreprise de l’entreprise de l’identifier directement.

Lire aussi : Comment actualiser une base fournisseurs ?

Les rapports avec eux deviennent dès lors plus détendus. Une confiance s’installe à travers l’outil, et permet une collaboration entre vous et vos fournisseurs, donc une amélioration des relations.

Traçabilité

À chaque étape du processus de paiement, vos fournisseurs ont une vision globale sur le suivi et le traitement de leurs factures. Cette traçabilité est rassurante pour eux. Finis, les appels et les mails de relance pour savoir où en sont leurs factures… Avec une solution de dématérialisation des factures fournisseurs comme Libeo, votre expert-comptable dispose d’un accès utilisateur, qui lui permet de suivre le fil d’activité des factures importées :

fil d'activité facture

De leur côté, cette visibilité leur permet de mieux prévoir l’encaissement de leurs factures, et donc de gérer leur flux de trésorerie.

LA SOLUTION LIBEO : IDÉALE POUR FORMER VOS FOURNISSEURS À LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Dernier point mais pas des moindres : le coût fournisseur. Que vous choisissiez de changer de méthode, très bien. Mais s’ils doivent payer pour utiliser une solution qui leur est imposée, hors de question. Sur ce point, vous pouvez de suite les rassurer : aucun surcoût supplémentaire n’est lié à l’utilisation de votre solution de leur côté. Pour les fournisseurs, l’utilisation de Libeo est gratuite.

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