Facture électronique : convaincre vos fournisseurs d'adopter la facture dématérialisée

Dématérialisation des factures 2024 : les avantages pour vos fournisseurs

Si pour certains secteurs, comme le digital, la transition s’impose d’elle-même, ce n’est pas le cas de tous. Habitués au bon vieux format papier, certes volant et encombrant, mais tangible et pérenne, vos fournisseurs n’auront peut-être pas le même engouement que vous. Or, l'adhésion des partenaires commerciaux est indispensable à la réussite de votre projet de dématérialisation.

Avant tout, un peu de sémantique. Une facture électronique, par définition, n’a jamais existé sous format papier. Contrairement à une facture numérisée qui a été imprimée puis scannée, la facture dématérialisée a suivi toutes les étapes du processus de facturation, traitement, paiement et archivage en ligne :

Lire aussi : Comment déposer une facture sur Chorus Pro ?

Pour les entreprises du secteur privé, la facture électronique deviendra obligatoire à partir de 2024 (de façon progressive) pour toutes organisations établies en France et assujetties à la TVA. Concrètement, cela signifie que les entreprises devront être en mesure de recevoir et transmettre les factures au format électronique. Attention, seuls les échanges B2B sont concernés. Les transactions B2C pourront continuer d’employer le format papier.

Les (formidables) atouts de la facture électronique

Cette digitalisation des entreprises s’inscrit dans une volonté gouvernementale de renforcer la compétitivité des entreprises. Mais également de réduire les coûts et délais de traitement, et les risques de fraude et de simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA.

Autrement dit, la facture électronique rationalise et fluidifie la gestion de vos factures fournisseurs et sécurise le cycle d’achat. Au quotidien, la dématérialisation contribue à :

• Faire des économies de papier ;
• Faciliter l’archivage et de traçabilité comptable ;
• Diminuer les erreurs de frappe liées à une ressaisie des données ;
• Raccourcir les délais de paiement et donc une meilleure santé financière ;
• Améliorer la transparence, la sécurité et la fiabilisation de vos données ;
• Simplifier le règlement des litiges ;
• Améliorer votre réputation auprès de vos fournisseurs et clients.

Les trois « T »  : Traitement, Transparence, Traçabilité

Pour faire accepter la facture dématérialisée à toutes les parties prenantes, il va falloir faire preuve de pédagogie, de clarté, avec des arguments solides. Surtout avec vos fournisseurs de longue date ; vous avez mis en place des habitudes et un mode d'échanges, qu'il va falloir changer. Ce qui veut dire des outils et procédés nouveaux, auxquels ils ne sont pas habitués. Au-delà du cadre réglementaire, c’est tout un volet logistique, RH et marketing qu'il faut reconsidérer.

Si les entreprises hésitent à s’affranchir du format papier, c’est parce qu’elles connaissent mal le fonctionnement et les avantages des solutions de dématérialisation des factures. Voici 3 points qui devraient les aider (et les convaincre).

Traitement

Le traitement des factures fournisseurs est un procédé long et laborieux. Selon un rapport de l’Observatoire des délais de paiement, moins d’une grande entreprise sur deux règle ses fournisseurs avant 60 jours.

• 70 % des PME respectent des délais inférieurs à 60 jours,
• 53 % si l’on considère les ETI,
• 46 % pour les grandes entreprises.

Traiter une facture, ça va vite, mais sachant que les PME/TPE gèrent en moyenne 70 factures et 90 fournisseurs différents chaque mois, le tout parfois sans service comptable en interne, on imagine aisément l’ampleur de la tâche. Comme le montre notre infographie, il n’est pas rare que ce soit le dirigeant lui-même qui s’en charge, en plus de ses tâches habituelles. Une double journée qui peut entraîner une augmentation des erreurs de saisie, des risques de fraude ou encore des pertes de documents…

Pour parler en chiffres : une facture papier prend en moyenne 8,6 jours à traiter, pour un coût d’environ 14 €. Avec une facture dématérialisée, ce délai de traitement est ramené à 1,7 jour en moyenne, et le cout de traitement dune facture fournisseur par plateforme dématérialisé est de moins de 3 €. Avec un volume moyen de 70 factures par mois, les économies sont bien réelles :

Transparence

Au niveau des délais de paiement

L’épineuse question des délais de paiement fournisseurs trop longs est un vieux serpent de mer dans les entreprises. Cet allongement des délais conduit souvent à une dégradation des relations clients/fournisseurs. Une situation inconfortable pour les fournisseurs, mais également pour les entreprises. Conscientes qu’être cataloguées « mauvais payeur » peut nuire à leur réputation, elles s’attachent à changer d’attitude.

Avec les solutions de dématérialisation des factures comme Libeo, vous agissez en parfaite transparence sur vos factures. Grâce au tableau de bord, tous vos fournisseurs peuvent suivre le statut de traitement de leurs factures.

Au niveau des erreurs de saisie

Finies les erreurs de saisie manuelle. Grâce à l’extraction de données par OCR (Optical Character Recognition), la solution de dématérialisation va détecter les factures, avoirs ou bons de commande et extraire les données : date, nom du fournisseur, numéro de facture, IBAN, montants TTC et HT.

Lors de l’import dans Libeo, les factures sont systématiquement contrôlées pour vérifier l’exactitude des données avant la saisie dans la comptabilité

Résultat ? Une baisse significative du nombre d’erreurs et de rejets de facture. Ce sont autant de litiges que vous évitez avec vos fournisseurs.

De plus, en cas de retard ou de blocage, les causes remontent plus facilement, grâce à l’échange d’informations automatique et bilatéral. Ce faisant, vous résolvez les problèmes plus rapidement.

L’utilisation de la facture électronique sécurise l’envoi et le transport des factures, renforce la traçabilité comptable et supprime les pertes de documents. Le risque de litige s’en trouve sensiblement réduit.

Cette transparence sur la facturation instaure une confiance mutuelle entre les entreprises et leurs fournisseurs. Depuis la plateforme Libeo, chaque fournisseur a sa propre fiche dédiée, avec adresse, SIRET, numéro de téléphone, nom du contact, IBAN, etc., qui permet à l’entreprise de l’identifier directement.

Lire aussi : Comment actualiser une base fournisseurs ?

Traçabilité

À chaque étape du processus de paiement, vos fournisseurs gardent une visibilité sur le suivi et le traitement de leurs factures.

Cette traçabilité est rassurante pour eux. Finis, les appels et les mails de relance pour savoir où en sont leurs factures… Les factures sont collectées, centralisées, traitées et payées à travers un workflow de validation défini et paramètré pour garantir la traçabilité des données et construire une Piste d'Audit Fiable.

Avec une solution de dématérialisation des factures fournisseurs comme Libeo, vous pouvez de suivre le fil d’activité des factures importées :

Côté fournisseur, ils reçoivent une confirmation de paiement dès que le paiement est planifié ou déclenché. Cette visibilité permet de mieux prévoir l’encaissement de leurs factures, et donc de gérer leur flux de trésorerie

Libeo, plateforme de traitements des factures fournisseurs

Dernier point mais pas des moindres : le coût fournisseur. Que vous choisissiez de changer de méthode, très bien. Mais s’ils doivent payer pour utiliser une solution qui leur est imposée, la pilule risque d'être plus difficile à avaler. Sur ce point, vous pouvez de suite les rassurer : aucun surcoût supplémentaire n’est lié à l’utilisation de votre solution de leur côté.

Expliquez-leur notamment que les solutions de dématérialisation de factures incluent des fonctionnalités et services additionnels qui renforcent la relation que l'entreprise entretien avec ses fournisseurs.

Certains outils comme Libeo vont même encore plus loin en proposant des services à valeur ajoutée pour gérer le cycle d'achat de bout en bout : onboarding client et fournisseur, accès expert-comptable, vérification des IBAN, création de fiches fournisseurs personnalisées, confirmation de paiement.