comment numéroter devis et facture

FICHE PRATIQUE

Comment numéroter devis et factures ?

Les règles en matières de numérotation de factures sont-elles les mêmes pour les devis ? Quel système de classement adopter ? On fait le point.

Comment numéroter une facture ?

Pour être conforme, une facture doit obligatoirement comporter un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, comme l’exige le Code du commerce.

Pour cela, la numérotation des factures implique obligatoirement :

  • Un numéro unique pour chaque facture ;
  • Une chronologie basée sur la date de création de la facture et non son paiement par le client ;
  • Une numérotation chiffrée et continue, et sans rupture inexpliquée (pas de trou dans la numérotation des factures). Par exemple, si la numérotation d’une facture est B015, la suivante devra porter le numéro B016.

Cela dit, rien ne vous oblige à commencer par le numéro 1...

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CHECKLIST

CIRCUITS DE VALIDATION DES FACTURES : LES AVANTAGES ET ÉTAPES CLÉS

Découvrez les avantages des circuits de validation et comment les mettre en place au sein de votre organisation.

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COMMENT NUMÉROTER UN DEVIS ?

Contrairement aux factures, la numérotation des devis n’est pas obligatoire. Mais, pour des questions pratiques, on recommande d’utiliser un système de classement numéroté pour éviter de s’y perdre dans ses devis.

Voici comment numéroter ses devis :

  • Optez pour un numéro unique pour chaque devis et pour une numérotation chronologique.
  • Ne supprimez pas les devis, même s’ils n’ont pas abouti.
  • Utilisez un préfixe spécifique pour les devis (par exemple D2018-0001, D2018-0002…) différents du préfixe utilisé pour les factures.
  • Changez de préfixe en début de chaque année.

QUELLES MENTIONS DOIVENT APPARAÎTRE SUR UN DEVIS ?

Première chose à savoir : le devis doit comporter la mention manuscrite « devis reçu avant l’exécution des travaux » et être daté et signé de la main du consommateur.

Votre devis devra présenter les éléments suivants :

  • Date du devis et durée de validité de l’offre ;
  • nom, raison sociale et adresse de l’entreprise (n° de téléphone et adresse électronique) ;
  • Statut et forme juridique de l’entreprise ;
  • Numéro individuel d’identification à la TVA,
  • Nom et adresse du client ;
  • Date de début et durée estimée des travaux ou de la prestation ;
  • Décompte détaillé (et description) de chaque prestation, en quantité et en prix unitaire ;
  • Prix horaire ou forfaitaire de main-d’œuvre ;
  • Frais de déplacement, éventuellement ;
  • Conditions de paiement, de livraison et d’exécution du contrat ;
  • Procédures de réclamation et conditions du service après-vente (garantie notamment) ;
  • Somme globale à payer HT et TTC, en précisant les taux de TVA applicables.

Vous êtes commerçant(e) : indiquez sur vos devis votre numéro RCS suivi du nom de la ville où se trouve votre greffe d’immatriculation ;

Vous êtes artisan (te) : indiquez votre numéro d'immatriculation au Répertoire des métiers.

L'encodage des factures avec Libeo

Pour gagner en temps et en efficacité sur la numérotation des pièces comptables, la solution consiste à automatiser sa comptabilité.

Les solutions de dématérialisation des factures fournisseurs reconnaissent et saisissent automatiquement les données de facturation. Ces outils utilisent la reconnaissance automatique des caractères pour lire et classer les informations dans les champs correspondants :

Comment faire l'encodage d'une facture
Encodage des factures : l’imputation automatique des données de facturation avec Libeo

Pour simplifier la tâche des équipes et directions comptables, les solutions d’automatisation attribuent systématiquement un numéro et un horodatage aux pièces comptables. Ces références uniques servent ensuite de socle pour établir la Piste d’Audit Fiable et l’archivage à valeur probante des documents.

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