Qu’est-ce que la balance auxiliaire en comptabilité ?

Balance auxiliaire en comptabilité : définition

La balance auxiliaire est une balance comptable présentée sous la forme d’un tableau qui détaille les comptes de tiers. Il s’intéresse donc :

• Aux comptes de la classe 41 « Clients » ;
• Aux comptes de la classe 40 « Fournisseurs ».

Bon à savoir : la balance auxiliaire est aussi utilisée pour détailler le compte 421 « Personnel, rémunération due ».

En s’intéressant aux dettes fournisseurs et aux créances clients, la balance auxiliaire offre une analyse rapide des sommes dues ou à percevoir par l’entreprise. Comme la balance générale, la balance auxiliaire n’est pas un document comptable obligatoire. Néanmoins, les entreprises l’utilisent très souvent pour améliorer le suivi de leurs opérations comptables.

Quel est le rôle de la balance auxiliaire ?

Lorsque l’entreprise est de petite taille, la balance auxiliaire client et fournisseur n’est pas forcément indispensable. En revanche, plus elle se développe et plus son utilisation est intéressante au regard du nombre d’écritures à contrôler. La balance auxiliaire offre de nombreux avantages pour l’entreprise.

1. Suivre les flux de trésorerie de l’entreprise

Une balance auxiliaire met en évidence toutes les opérations produites avec les clients et les fournisseurs de l’entreprise. Pour éviter de se perdre dans ce volume conséquent de transactions, l’entreprise utilise cet outil comptable pour distinguer facilement l’état des différentes factures ;

• À éditer ;
• À contrôler ;
• En attente de paiement ;
• Payées
• En attente d’encaissement ;
• Qui comportent des erreurs de saisie (par exemple, une même facture qui a fait l’objet de deux enregistrements).

En prenant de la hauteur sur ce point précis, la balance auxiliaire vous permet de mieux gérer votre trésorerie d’entreprise et de réussir votre prévisionnel financier.

2. Détecter les erreurs comptables

En plus de servir à la gestion quotidienne de l’entreprise, la balance auxiliaire est un outil efficace pour détecter les comptes de tiers présentant des erreurs au niveau de leurs soldes, c’est-à-dire un compte auxiliaire client créditeur par exemple. Tenir une balance auxiliaire permet de mettre en évidence ces erreurs pour en trouver la cause et intervenir afin de résoudre le problème. La balance auxiliaire facilite de ce fait la préparation du bilan comptable annuel.

Bon à savoir : on peut utiliser la balance auxiliaire pour préparer des bilans intermédiaires.

3. Identifier les clients à relancer

La balance auxiliaire met en lumière les factures de l’entreprise et leurs différents statuts, mais elle présente aussi le montant des créances dont l’entreprise dispose vis-à-vis de ses clients. Elle permet de vérifier l’état du règlement des factures et identifier les clients qui ne sont pas à jour de paiement.

En visualisant clairement vos factures en souffrance, vous organisez mieux vos relances clients. La balance auxiliaire vous permet d’adopter une gestion plus rigoureuse de votre système de facturation.

Comment faire une balance auxiliaire ?

Pour le compte clients comme pour le compte fournisseurs, la balance auxiliaire se présente sous la forme d’un tableau et apporte plusieurs informations pour chacun d’eux dont :

• Le numéro de compte général du tiers qui permet de regrouper toutes les opérations comptables effectuées avec ce tiers ;
• Le numéro de compte auxiliaire du tiers ;
• La dénomination du tiers ;
• Le solde à l’ouverture de l’exercice pour les fournisseurs et pour les clients ;
• La dette dans le cas des fournisseurs ou la créance dans le cas des clients.

Voici un exemple de balance auxiliaire client sur lequel vous appuyer pour créer le vôtre :

Pour générer une balance auxiliaire, les doivent justes et cohérents. Il faut également que le service comptabilité ait rattaché ses comptes de tiers aux comptes auxiliaires dans son plan comptable général. Ainsi :

• Le compte 401 doit être rattaché au compte auxiliaire fournisseurs.
• Le compte 411 doit être rattaché au compte auxiliaire clients.

Cette action peut être réalisée très facilement grâce aux logiciels de comptabilité actuels. En effet, ces derniers permettent de paramétrer les comptes auxiliaires en quelques clics seulement.

Quelles sont les autres balances comptables ?

En plus de la balance auxiliaire, l’entrepreneur peut utiliser une balance comptable générale ou une balance âgée.

1. La balance comptable générale

La balance générale est un document comptable qui regroupe tous les comptes du grand livre. Elle reprend toutes les opérations comptables réalisées par l’entreprise et identifie les crédits et les débits de chaque poste au cours d’une même année.

Pas obligatoire, la balance générale offre un autre regard sur la comptabilité de l’entreprise. Elle permet ainsi de mieux comprendre le compte de résultat et le bilan comptable. Elle sert également à l’expert-comptable pour effectuer la déclaration de TVA.

2. La balance comptable âgée

Tout comme la balance auxiliaire, la balance âgée ne s’intéresse qu’aux comptes de tiers. Elle apporte des précisions supplémentaires en opérant une distinction au sein de la comptabilité de l’entreprise en fonction de l’échéance des règlements.

La balance âgée est donc un outil très utile pour améliorer la gestion du poste client, de leur système de facturation et des relances des impayés. Il est facile d'éditer une balance âgée depuis Libeo, puisque toutes les factures importées sont ordonnées par statut et date d'échéance. Voici un exemple de balance âgée telle qu'elle apparaît dans Libeo :

Foire aux questions

Quelle est la différence entre la balance générale et la balance âgée ?

On peut faire le rapprochement entre la balance générale et la balance auxiliaire et le PCG et la classe n° 4. La balance générale reprend tous les comptes généraux du Plan Comptable Général, tandis que la balance âgée ne s'intéresse qu'aux comptes de tiers (comptes clients et fournisseurs).

Comment dit-on balance auxiliaire en anglais ?

La traduction la plus exacte est "subsidiary legder".

Qu'est-ce que le grand livre ?

Le grand livre fait partie des documents comptables à mettre à jour quotidiennement pour la tenue de la comptabilité. On en distingue deux versions : le grand livre général et le grand livre auxiliaire. Le premier rassemble toutes les opérations comptables qui affectent le patrimoine de l'entreprise. Le second est plus une sorte d'annexe, dédiés à certains comptes, notamment les comptes clients et fournisseurs.