Comment facturer son fournisseur ?

Dans les transactions (ventes et achats) entre professionnels, il n’existe pas de minimum : la facture est une obligation légale, fiscale, juridique et commerciale. En revanche, il existe un minimum pour les transactions BtoC. Pour détailler, la facture est obligatoire dans les cas suivants :

• Toute prestation de services ou de vente de marchandise entre professionnels.
• Toute prestation de services d’un montant supérieur à 25 € (TVA comprise) effectuée pour un particulier.
• Toute activité de production, de distribution ou de services par des personnes publiques pour leur achat propre et pour leur clientèle professionnelle.
• Livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d’œuvres d'art, d'objets de collection ou d'antiquité.

L’entreprise/le professionnel qui délivre le(s) bien(s) et/ou la prestation de service édite la facture via un logiciel de facturation ou de traitement de texte. La première option étant plus recommandée.

1/ Éditer la facture via un logiciel

Pour facturer leurs clients, la plupart des entreprises utilisent un logiciel de facturation (QuickBooks, Sage, Cegid Loop, etc.). Les outils sont différents, mais la procédure reste globalement la même :

1. Connectez-vous à votre outil puis rendez-vous dans la rubrique « Facture fournisseur ».
2. Sélectionnez le fournisseur dans votre base fournisseur ou ajoutez-le directement et complétez les informations demandées.
3. Saisissez les conditions d’achat, la date de facturation du fournisseur, l’échéance et le lieu d’achat.
4. Renseignez à présent la catégorie d’achat, la description, le montant de votre achat et la TVA à appliquer.
5. Vous pouvez également ajouter un message pour votre fournisseur ou attacher une pièce jointe.
6. Enregistrez votre facture.

2/ ÉDITER LA FACTURE MANUELLEMENT

Rien n’oblige les professionnels et entreprises à facturer leurs fournisseurs depuis un logiciel, mais cette option est vivement recommandée. Émettre ses factures via une solution de facturation limite les erreurs de saisie, de paiement, les comptabilisations en double et réduit les retards de paiement.

Vous pouvez vous servir de n’importe que outil de traitement de texte pourvu que vous remplissiez les conditions définies par la loi sur les factures fournisseurs :

• Comporter des mentions obligatoires (voir paragraphe suivant).
• Être rédigée en français.
• Être établie en 2 exemplaires, l’original étant conservé par le client.

3/ ENVOYER LA FACTURE

Une fois la facture éditée, vous pouvez l’envoyer. Elle peut être délivrée sous forme papier ou sous format électronique. Là encore, le support numérique est à privilégier. Il simplifie l’envoi et le suivi de la facture.

Pour être conforme, la facture comporter un certain nombre de mentions obligatoires :

• Dates
• Numérotation de la facture
• Identité de l'acheteur, du vendeur ou prestataire
• Numéro du bon de commande
• Numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur et du client professionnel, seulement si ce dernier est redevable de la TVA (auto-liquidation)
• Désignation du produit ou de la prestation
• Décompte détaillé de chaque prestation et produit fourni
• Prix catalogue
• Taux de TVA légalement applicable
• Montant total de la TVA correspondant
• Somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
• Garantie légale de conformité d'une durée minimale de 2 ans

Une facture doit être délivrée dès la réalisation de la livraison ou dès la prestation du service.

La facturation peut être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes pour un même client.

Cette facture périodique doit être établie au plus tard à la fin de ce même mois : le délai pour envoyer une facture à un client ne peut pas dépasser 1 mois.

La facturation anticipée consister à facturer un produit ou service avant sa fourniture. En d’autres termes, la facturation a lieu avant la prestation de service ou la livraison de marchandises.

Elle peut prendre la forme d’un escompte accordé au client.