Gestion comptable d'une entreprise : définition, procédés et solutions

Comprendre la gestion comptable

La gestion comptable, c'est quoi ? Un processus qui implique la création, la collecte et l'interprétation d'informations financières destinées à être utilisées dans les décisions de l'entreprise. Au quotidien, cette branche de l'organisation assure différentes missions :

• La tenue de la comptabilité
• Le suivi des immobilisations
• La gestion de trésorerie
• Le suivi budgétaire
• Les travaux d'inventaire
• La production des comptes annuels
• Le contrôle des coûts et charges
• L'analyse financière.  

L'information comptable constitue une source d'informations précieuses pour :

• Les directions financières, dans la prise de décisions sur les niveaux de production, les stratégies marketing et les niveaux de dotation en personnel.
• Les dirigeants et propriétaires à évaluer leur investissement dans l'entreprise en leur fournissant des informations sur la croissance ou la baisse des ventes au fil du temps.
• Les investisseurs, Business Angels et banquiers pour déterminer s'ils doivent continuer à investir dans une entreprise ou non.

Rôles de la comptabilité et gestion

La gestion comptable se divise généralement en deux grands domaines interdépendants : la comptabilité financière et de gestion.

La comptabilité financière

Ce domaine se concentre sur la préparation des états financiers utilisés par les utilisateurs internes. Les états financiers comprennent les comptes de résultat, les bilans et les états des flux de trésorerie. La comptabilité en entreprise comprend également les procédures d'enregistrement des transactions dans le grand livre afin qu'elles puissent être converties en états financiers.

La comptabilité de gestion

Ce domaine se concentre sur le développement de systèmes de comptabilité analytique utilisés pour déterminer l'efficacité de l'utilisation des ressources au sein d'une organisation. La comptabilité analytique comprend généralement des axes analytiques, des segments stratégiques d'imputation des dépenses d'une entreprise selon son secteur d'activité.

En conclusion, la comptabilité est le processus qui consiste à enregistrer et à analyser des données financières pour créer un rapport financier. La gestion est le processus de planification, d'organisation et de contrôle des ressources pour atteindre des objectifs spécifiques.

Par conséquent, la gestion comptable permet de déterminer le succès et l'efficacité de la gestion des affaires - si les processus sont correctement établis, si les résultats financiers correspondent au développement des processus de travail.

Relation entre comptabilité et gestion

La gestion comptable d'une entreprise repose sur la coordination entre gestion et comptabilité. Bien que différents, ces deux processus sont complémentaires :

• La comptabilité fournit des informations sur les événements passés,
• La gestion prend des décisions en fonction des événements futurs.

Les deux sont sont étroitement liées : si vous comprenez vos états financiers, vous serez en mesure de les utiliser pour déterminer les mesures et atteindre vos objectifs.

Processus et solutions de gestion comptable et financière

Les enjeux de la gestion comptable englobent la gestion des politiques, procédures et systèmes comptables afin de garantir la fiabilité et l'exactitude des informations financières fournies. Pour que la gestion comptable et financière de l'entreprise soit efficace, elle doit comprendre ses besoins commerciaux et l'environnement dans lequel elle opère.

La gestion comptable comprend :

• L'élaboration de politiques comptables - ces lignes directrices aident à la prise de décision, basées sur des données historiques, des normes industrielles et des exigences légales. Ces politiques doivent être revues périodiquement pour s'assurer qu'elles restent pertinentes.
• Le développement des procédures spécifiques liées à la gestion comptable. Ces procédures peuvent être manuelles ou automatisées, selon la taille de l'organisation et son besoin d'efficacité.
• La gestion des ressources humaines, technologiques et des logiciels comptables. Un système de gestion comptable efficace garantira que ces ressources sont gérées efficacement afin qu'elles ne créent pas de goulots d'étranglement dans les processus opérationnels.

Comment simplifier la gestion comptable et financière en entreprise ?

Pas toujours facile de gérer ses finances avec autant de livres et de formulaires. La gestion comptable peut vite devenir déroutante pour quiconque n'a pas de connaissances en comptabilité ou en finance. La bonne nouvelle, c'est qu'il existe plusieurs façons de simplifier vos processus comptables :

1/ Automatisez la saisie des données

Les factures d'achats et de ventes représentent 90% de la saisie comptable d'une entreprise. En utilisant une solution capable de saisir automatiquement les données des factures, vous économiserez ainsi du temps et des efforts.

Solution : l'utilisation de technologies de reconnaissance automatique des caractères (OCR). Ces outils détectent les informations contenues dans les factures et les retranscrivent au format életronique dans les champs correspondants :

2/ Impliquez votre comptable dans le processus de prise de décisions

C'est de loin la personne la plus apte à vous aider à choisir la méthode la plus appropriée pour enregistrer les transactions et calculer les taxes, ce qui fera gagner du temps aux deux parties concernées.

Solution : depuis votre compte Libeo, invitez votre expert-comptable à collaborer. Paramétrez ses droits d'accès pour lui permettre de contrôler les factures, approuver les paiements et réaliser les exports des écritures comptables.

3/ Synchronisez vos solutions comptables et financières

Pour beaucoup d'organisations, toute la difficulté de la gestion comptable se trouve dans son armada d'outils et systèmes informatiques : comptabilité, facturation, paiement, analyse financière, recouvrement, etc.

Solution : L'interopérabilité. C'est-à-dire la capacité de logiciels et d'interfaces à fonctionner ensemble. Dans la gestion comptable, cela va se traduire par une solution de collecte et de paiement des factures adossée à un logiciel de comptabilité. Cette synchronisation des solutions vise à créer des circuits de validation des données avancés et transversaux.

Voici, schématisé, le circuit d'approbation d'une facture fournisseur dans Libeo, de l'import sur la plateforme jusqu'à l'archivage dans le système de l'entreprise :