Réussir l'onboarding collaborateur en cabinet d'expertise-comptable

L’onboarding, par définition, est le processus d’intégration qui se déroule au début du mandat d’un salarié. Littéralement, il s’agit de faire « monter à bord » (onboarder) un nouvel employé, notamment de leur apprendre à exécuter les tâches liées à leur poste, à se familiariser avec les ressources, systèmes et politiques de l’entreprise.

Dans le jargon des RH, l’onboarding est le processus qui consiste à présenter aux nouveaux collaborateurs la culture de l’entreprise et à les mettre au courant des activités de l’entreprise. C’est également l’occasion pour vous d’apprendre à connaître le nouveau collaborateur, afin de l’aider à prendre ses marques.

L’onboarding n’est pas qu’une question de paperasserie. Il s’agit d’aider vos nouveaux collaborateurs à se sentir chez eux dans votre entreprise. Cela signifie qu’il faut prendre le temps de leur faire rencontrer leurs collègues et de leur faire visiter les espaces de travail, répondre à leurs questions sur les avantages sociaux, les horaires et d’autres politiques, etc.

L’onboarding consiste également à mettre tout le monde au courant des changements intervenus dans les activités de l’entreprise depuis l’embauche, qu’il s’agisse d’un nouveau système informatique ou d’un changement dans les rotations d’équipes.

L’objectif de l’onboarding est de s’assurer que les collaborateurs sont parfaitement opérationnels avant de commencer à travailler à temps plein, afin qu’ils ne perdent pas de temps à apprendre des choses à la volée ou à se retrouver dans l’incapacité de trouver la marche à suivre. C’est la première occasion que vous avez de faire une bonne première impression à votre nouvel employé, il est onboarding donc important que votre processus d’onboarding soit aussi efficace que possible.

En bref, le processus d’onboarding comporte plusieurs missions :

• Remplir les démarches administratives (contrat de travail, dossier d’embauche, mutuelle d’entreprise, épargne salariale, convention collective, etc.)
• Préparer l’arrivée logistique du nouveau collaborateur (espace de travail, équipement informatique, accès et licences, place de parking, clé du cabinet, etc.)
• Briefer les autres collaborateurs : présenter le nouvel arrivant, son parcours, ses missions, ses interactions avec les équipes en place, etc.
• Intégrer le nouveau collaborateur le jour J

L’onboarding est un processus important pour toute entreprise et peut avoir un impact considérable sur la fidélisation des collaborateurs. Les cabinets comptables peuvent avoir une approche plus formelle de l’onboarding que d’autres secteurs. Le processus est conçu de manière à ce que les nouveaux collaborateurs soient présentés le plus rapidement possible à la culture de l’entreprise et aux membres de l’équipe, ce qui les aide à comprendre leur rôle et à se sentir membres de l’équipe.

La meilleure façon d’y parvenir est d’avoir un plan d’action clair et concis qui accompagne l’employé dès le premier jour, tout au long de la première semaine et jusqu’à son premier mois.

Un onboarding réussi commence avant même que le collaborateur n’entre en poste et se poursuit au cours des premières semaines qui suivent son arrivée. Le processus comprend 3 grandes étapes :

• Préboarding : la période qui s’étend de l’entretien d’embauche jusqu’à la signature du contrat.
• Onboarding : le jour de l’arrivée du collaborateur dans le cabinet.
• Suivi : la période qui suit l’arrivée jusqu’à la fin de la période d’essai.

Voici quelques conseils pour réussir l’intégration des nouveaux employés dans les cabinets comptables :

Définir les attentes dès le départ

Avant d’intégrer un nouveau collaborateur, assurez-vous d’avoir clairement défini ses tâches et la manière dont elles s’intègrent dans la culture du cabinet. Un bon moyen d’y parvenir est de rédiger une description de poste décrivant les principales responsabilités et attentes — telles que celles décrites ci-dessus — ainsi que toute autre information.

Communiquer tôt et souvent

Communiquez clairement dès le premier jour sur ce que l’on attend des nouveaux collaborateurs : le périmètre d’action, leur degré d’autonomie… Afin qu’ils ne soient pas laissés dans l’incertitude ou qu’ils n’aient pas l’impression d’avoir manqué une information importante. Veillez à ce que chacun comprenne son rôle dans le processus d’intégration et la manière dont il affecte les autres.

Faites preuve de souplesse en ce qui concerne les délais

Les comptables ont besoin de temps pour s’habituer à une nouvelle clientèle et à un nouveau système de facturation. Donnez-leur le temps de se familiariser avec vos processus avant de vous attendre à ce qu’ils fonctionnent comme une horloge dès le départ ! Cela vous donnera également le temps de régler les problèmes éventuels afin que tout se passe bien pendant la période fiscale, lorsque tout le monde travaille à plein régime (et que le niveau de stress est élevé !).

Selon une étude menée par LinkedIn, 22 % des collaborateurs quittent un nouvel emploi dans les 45 premiers jours de leur période d’essai, et 4 % ne restent pas après le 1er jour… C’est dire l’importance du processus d’onboarding.

Élément clé de la marque employeur, l’onboarding assure la continuité entre l’expérience candidat et l’expérience collaborateur.

Établir un planning d’entretiens individuels

Il est important que votre collaborateur ait l’impression de faire partie de l’équipe dès son arrivée. C’est pourquoi il est conseillé de définir un planning d’entretiens individuels pour rencontrer les différents services, comprendre leurs attentes et les interactions mutuelles.

À l’occasion, profitez d’événements extérieurs (déjeuners, afterworks, etc.) pour présenter aux équipes en place leur futur collaborateur avant le début officiel de son premier jour de travail.

Lui remettre un kit d’intégration

Un bon moyen d’intégrer un nouveau collaborateur est de lui remettre un kit d’intégration qui contient :

• Un livret d’accueil,
• Les documents de présentation du cabinet,
• Le trombinoscope,
• Les guides d’utilisation de vos différents outils et logiciels,
• Quelques goodies si vous en avez (mug, gourde, stylo, clé USB).

Définir des objectifs SMART

Donnez-lui un aperçu de ce que l’on attend de lui pendant sa période d’essai et fixez-lui des attentes claires en matière de performances ;

• Spécifique : identifiez des buts et des objectifs spécifiques qui peuvent être mesurés et suivis. Veillez à ce que l’objectif soit spécifique et clair, afin qu’il n’y ait pas de confusion sur ce que vous attendez de votre nouvel employé.
• Mesurable : assurez-vous de pouvoir mesurer les progrès accomplis par rapport à l’objectif, afin de pouvoir déterminer s’ils sont satisfaisants ou non. Si l’objectif n’est pas mesurable, il n’est pas bon.
• Atteignable 
• Réaliste : le but est de savoir si vos objectifs sont réalistes, réalisables et pertinents par rapport à votre situation.
• Temporellement défini : assurez-vous que votre nouveau collaborateur dispose de suffisamment de temps pour atteindre ses objectifs dans un délai donné.

Faire une check-list

Créez une check-list, étape par étape, qui accompagne le nouveau collaborateur depuis son premier jour de travail jusqu’à son premier mois de travail. Passez en revue ensemble chaque point de sa check-list d’onboarding séparément au cours de sa première semaine de travail.

Lui faire remplir un rapport d’étonnement

Une bonne pratique consiste à remplir un rapport d’étonnement : un outil de gestion qui recueille les observations des collaborateurs depuis et pendant leur onboarding, afin d’obtenir une nouvelle perspective pour améliorer son fonctionnement.

Ne négligez pas l’onboarding informatique !

L’expertise-comptable est un secteur en pleine mutation : nouvelles technologies, arrivée de la facture électronique, digitalisation des processus, automatisation de la saisie, développement du full service au travers des missions de gestion de paie, de délégation de paiement et de recouvrement, etc. Dans le monde d’aujourd’hui, caractérisé par des changements technologiques constants et une mobilité croissante des employés, l’utilisation de solutions digitales accessibles à distance et connectées entre elles peut faire la différence dans un processus d’onboarding.

Derrière ce besoin en dématérialisation et automatisation se joue un enjeu plus global : celui de l’expérience offerte aux collaborateurs. Les suites et logiciels du cabinet doivent être intuitifs, faciles à prendre en main et conçus pour fonctionner entre eux. C’est le meilleur moyen d’intégrer les nouveaux collaborateurs et de les rendre opérationnels rapidement.