FICHE PRATIQUE
La procédure de règlement des factures fournisseurs comprend plusieurs étapes. Pour le bon déroulement de vos paiements, voici comment mettre en place un suivi des factures précis et sécurisé.
Les délais de paiement des factures ne sont pas là qu’à titre indicatif. Régler ses fournisseurs dans les temps non seulement pérennise votre relation, mais améliore également votre trésorerie et votre Besoin en Fonds de Roulement.
La dispersion des pièces comptables est l’une des premières causes de retard de paiement. En centralisant vos factures sur une plateforme unique, vous visualisez le détail de chaque facture par statut : à payer, paiement en cours, payée, en retard...
Centralisation et classement des factures fournisseurs dans Libeo par montant, fournisseur, statut et date d'échéance.
Pour encore plus d'efficacité, associer votre solution de centralisation avec un système de paiement avancé qui simplifiera le paiement de toutes vos factures fournisseurs.
Pour garder une trace de toutes vos dépenses, mettez en place un archivage électronique à valeur probante. Avec cette méthode d'archivage, vous ne manquerez jamais de paiement et vos comptes fournisseurs seront toujours à jour.
CHECKLIST
CIRCUITS DE VALIDATION DES FACTURES : LES AVANTAGES ET ÉTAPES CLÉS
Découvrez les avantages des circuits de validation et comment les mettre en place au sein de votre organisation.
Télécharger la checklistSauf indication contraire de la part du fournisseur, le délai moyen de paiement est de 30 jours. Pour rappel, la LME (loi de modernisation de l’économie) prévoit un délai maximum de paiement de :
Pour ne pas perdre la trace de vos factures, définissez un échéancier de paiement, pour effectuer les virements de manière régulière et automatisée.
Depuis Libeo, choisissez la date de réception des fonds pour vos factures et constituez un échéancier de paiement en phase avec votre BFR.
Les fournisseurs ont des délais de paiement différents : à réception, à échéance, etc. Il est important de configurer correctement ces conditions de paiement dans un système comptable, en précisant :
En s’appuyant sur l’ancienneté des factures impayées, la technique de la « balance âgée » est très payante. Elle consiste à créer une liste de factures en attente de paiement, classées par ordre chronologique d’échéance avec :
Depuis votre espace Libeo, rapprochez facilement vos opérations bancaires de vos factures de vente et gardez le contrôle sur votre balance âgée.
Vous pouvez créer un tableau de suivi des factures fournisseurs sur Excel (gratuit). Vous pouvez également créer un tableau de suivi de la facturation client. Dans les deux cas, votre tableau doit comporter une colonne pour chaque information :
ASTUCE
Pour bien suivre vos factures, limitez au maximum le nombre de virements manuels avec une solution de validation et de paiement des factures dématérialisée.
La première étape pour améliorer le suivi de vos factures consiste à automatiser vos processus de récupération des factures :
Dans le cadre de la généralisation de la facturation électronique, toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA devront, à compter de 2024, être en mesure de recevoir et d'émettre des factures électroniques via le Portail Public de Facturation (PPF) ou une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP).
En plus de réduire les coûts de traitement, le format électronique améliore sensiblement le suivi des factures grâce à la traçabilité des données. En attendant la publication officielle de la liste des PDP certifiées, vous pouvez d'ores et déjà prévenir vos fournisseurs que vous préférez désormais l’envoi dématérialisé et utiliser un opérateur de dématérialisation :
Suivi du cycle de vie d'une facture électronique statut par statut
Depuis une plateforme de facturation électronique, le suivi des factures est assuré par des statuts, . Le client et son fournisseurs sont informés des changements de statuts à chaque étape du cycle de vie d'une facture électronique :
Le flux d'approbation des factures est l'ensemble des étapes qui mettent en place le contrôle de la facture et le déclenchement de son paiement. Il s'agit d'un processus important dans tout système comptable, car il garantit que vous ne payez que les factures ayant été approuvées par votre entreprise.
Le flux d'approbation des factures comporte 6 étapes principales :
Schéma d'un flux d'approbation des factures fournisseurs 100% automatisé depuis la collecte jusqu'au paiement final.
Voici quelques unes des fonctionnalités de Libeo qui vous aideront à mettre en place un flux d'approbation automatisé pour mieux suivre vos factures :
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