Comment suivre factures fournisseurs

FICHE PRATIQUE

Comment suivre les factures fournisseurs ?

La procédure de règlement des factures fournisseurs comprend plusieurs étapes. Pour le bon déroulement de vos paiements, voici comment mettre en place un suivi des factures précis et sécurisé.

Mettre en place un suivi de facturation

Les délais de paiement des factures ne sont pas là qu’à titre indicatif. Régler ses fournisseurs dans les temps non seulement pérennise votre relation, mais améliore également votre trésorerie et votre Besoin en Fonds de Roulement.

Centraliser les factures

La dispersion des pièces comptables est l’une des premières causes de retard de paiement. En centralisant vos factures, vous pouvez réduire de près de 100 % le risque d’oublier une facture.

Mieux encore, vous pourrez coupler la centralisation avec un système de paiement avancé qui simplifiera le paiement de toutes vos factures fournisseurs.

Pour garder une trace de toutes vos dépenses, mettez en place un archivage électronique des factures. Avec un tel système en place, vous ne manquerez jamais de paiement et vos comptes fournisseurs seront toujours à jour.

Définir un échéancier

Pour ne pas perdre la trace de vos factures, définissez un échéancier de paiement, pour effectuer les virements de manière régulière et automatisée. Sauf indication contraire de la part du fournisseur, le délai moyen de paiement est de 30 jours.

Pour rappel, la LME (loi de modernisation de l’économie) prévoit un délai maximum de paiement de :

  • 45 jours fin de mois ;

  • 60 jours, date de facture.

Bien s’accorder sur les conditions de règlement

Les fournisseurs ont des délais de paiement différents : à réception, à échéance, etc. Il est important de configurer correctement ces conditions de paiement dans un système comptable, en précisant :

  • L’acompte à verser à la signature du devis (le cas échéant)

  • L’option de paiement en plusieurs fois

  • Le délai consenti

  • La date limite de paiement

  • Le montant des indemnités de retard

UTILISER UNE BALANCE ÂGÉE

En s’appuyant sur l’ancienneté des factures impayées, la technique de la « balance âgée » est très payante. Elle consiste à créer une liste de factures en attente de paiement, classées par ordre chronologique d’échéance avec :

  • Le nom du client,

  • La date d’échéance

  • Et le montant de la créance.

créer un tableau de suivi des factures fournisseurs

Vous pouvez créer un tableau de suivi des factures fournisseurs sur Excel (gratuit). Vous pouvez également créer un tableau de suivi de la facturation client. Dans les deux cas, votre tableau doit comporter une colonne pour chaque information :

  • Nom du client

  • Numéro de facture

  • Date de facturation

  • Date d’échéance

  • Montant de la facture

  • Jours de dépassement

  • Montant de la majoration

  • Solde restant dû

  • État du paiement

  • Dates d'envoi des relances

ASTUCE

Pour bien suivre vos factures, limitez au maximum le nombre de virements manuels en déployant une solution de validation et de paiement des factures dématérialisée.

automatiser le suivi des factures fournisseurs

mettez en place une collecte automatique des factures

Pour gagner du temps dans la collecte de vos documents, automatisez vos processus de récupération :

  • Depuis vos espaces client : utilisez les connecteurs web pour « aspirer » les factures et les transférer dans votre système comptable.

  • Depuis votre boîte mail : partagez une adresse de facturation unique avec tous vos fournisseurs pour importer toutes vos factures au même endroit.

  • Pour les factures papier : scannez-les depuis une application utilisant la reconnaissance automatique des caractères (OCR).

Passer à la facture dématérialisée

Automatiser le flux d’approbation des factures

  • Limiter le nombre d’étapes de validation et d’interaction humaine

  • Utiliser une solution de gestion et de paiement des factures

  • Mettre en place des passerelles avec votre comptable ou votre logiciel comptable.

  • Déployer une solution de relance automatique pour les factures non réglées.

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