FICHE PRATIQUE
La procédure de règlement des factures fournisseurs comprend plusieurs étapes. Pour le bon déroulement de vos paiements, voici comment mettre en place un suivi des factures précis et sécurisé.
Les délais de paiement des factures ne sont pas là qu’à titre indicatif. Régler ses fournisseurs dans les temps non seulement pérennise votre relation, mais améliore également votre trésorerie et votre Besoin en Fonds de Roulement.
La dispersion des pièces comptables est l’une des premières causes de retard de paiement. En centralisant vos factures, vous pouvez réduire de près de 100 % le risque d’oublier une facture.
Mieux encore, vous pourrez coupler la centralisation avec un système de paiement avancé qui simplifiera le paiement de toutes vos factures fournisseurs.
Pour garder une trace de toutes vos dépenses, mettez en place un archivage électronique à valeur probante. Avec cette méthode d'archivage, vous ne manquerez jamais de paiement et vos comptes fournisseurs seront toujours à jour.
CHECKLIST
CIRCUITS DE VALIDATION DES FACTURES : LES AVANTAGES ET ÉTAPES CLÉS
Découvrez les avantages des circuits de validation et comment les mettre en place au sein de votre organisation.
Télécharger la checklistPour ne pas perdre la trace de vos factures, définissez un échéancier de paiement, pour effectuer les virements de manière régulière et automatisée. Sauf indication contraire de la part du fournisseur, le délai moyen de paiement est de 30 jours.
Pour rappel, la LME (loi de modernisation de l’économie) prévoit un délai maximum de paiement de :
Les fournisseurs ont des délais de paiement différents : à réception, à échéance, etc. Il est important de configurer correctement ces conditions de paiement dans un système comptable, en précisant :
En s’appuyant sur l’ancienneté des factures impayées, la technique de la « balance âgée » est très payante. Elle consiste à créer une liste de factures en attente de paiement, classées par ordre chronologique d’échéance avec :
Vous pouvez créer un tableau de suivi des factures fournisseurs sur Excel (gratuit). Vous pouvez également créer un tableau de suivi de la facturation client. Dans les deux cas, votre tableau doit comporter une colonne pour chaque information :
ASTUCE
Pour bien suivre vos factures, limitez au maximum le nombre de virements manuels en déployant une solution de validation et de paiement des factures dématérialisée.
Pour gagner du temps dans la collecte de vos documents, automatisez vos processus de récupération :