Les délais de paiement des factures ne sont pas là qu’à titre indicatif. Régler ses fournisseurs dans les temps non seulement pérennise votre relation, mais améliore également votre trésorerie et votre Besoin en Fonds de Roulement.

Centraliser les factures

La dispersion des pièces comptables est l’une des premières causes de retard de paiement. En centralisant vos factures, vous pouvez réduire de près de 100 % le risque d’oublier une facture.

Mieux encore, vous pourrez coupler la centralisation avec un système de paiement avancé qui simplifiera le paiement de toutes vos factures fournisseurs.

Pour garder une trace de toutes vos dépenses, mettez en place un archivage électronique à valeur probante. Avec cette méthode d'archivage, vous ne manquerez jamais de paiement et vos comptes fournisseurs seront toujours à jour.

Définir un échéancier

Pour ne pas perdre la trace de vos factures, définissez un échéancier de paiement, pour effectuer les virements de manière régulière et automatisée. Sauf indication contraire de la part du fournisseur, le délai moyen de paiement est de 30 jours.

Pour rappel, la LME (loi de modernisation de l’économie) prévoit un délai maximum de paiement de :

• 45 jours fin de mois ;
• 60 jours, date de facture.

Bien s’accorder sur les conditions de règlement

Les fournisseurs ont des délais de paiement différents : à réception, à échéance, etc. Il est important de configurer correctement ces conditions de paiement dans un système comptable, en précisant :

• L’acompte à verser à la signature du devis (le cas échéant)
• L’option de paiement en plusieurs fois
• Le délai consenti
• La date limite de paiement
• Le montant des indemnités de retard

UTILISER UNE BALANCE ÂGÉE

En s’appuyant sur l’ancienneté des factures impayées, la technique de la « balance âgée » est très payante. Elle consiste à créer une liste de factures en attente de paiement, classées par ordre chronologique d’échéance avec :

• Le nom du client,
• La date d’échéance
• Et le montant de la créance.

Vous pouvez créer un tableau de suivi des factures fournisseurs sur Excel (gratuit). Vous pouvez également créer un tableau de suivi de la facturation client. Dans les deux cas, votre tableau doit comporter une colonne pour chaque information :

• Nom du client
• Numéro de facture
• Date de facturation
• Date d’échéance
• Montant de la facture
• Jours de dépassement
• Montant de la majoration
• Solde restant dû
• État du paiement
• Dates d'envoi des relances

mettez en place une collecte automatique des factures

Pour gagner du temps dans la collecte de vos documents, automatisez vos processus de récupération :

• Depuis vos espaces client : utilisez les connecteurs web pour « aspirer » les factures et les transférer dans votre système comptable.
• Depuis votre boîte mail : partagez une adresse de facturation unique avec tous vos fournisseurs pour importer toutes vos factures au même endroit.
• Pour les factures papier : scannez-les depuis une application utilisant la reconnaissance automatique des caractères (OCR).

Passer à la facture dématérialisée

• Prévenez vos fournisseurs que vous préférez désormais l’envoi dématérialisé pour les factures.
• Mettez en place une signature électronique des documents.
• Utiliser une plateforme de dématérialisation pour envoyer et recevoir vos factures au format électronique.

Automatiser le flux d’approbation des factures

• Définissez des règles d'automatisation pour le traitement des factures d'achats ;
• Attribuez des rôles différents pour la validation des factures et des paiements ;
• Nommez des approbateurs pour la validation des factures ;
• Synchroniser votre plateforme de dématérialisation avec votre logiciel comptable ;
• Utiliser une solution de gestion et de paiement des factures.
• Mettre en place des passerelles avec votre expert-comptable
• Déployer une solution de relance automatique pour les factures non réglées.