FICHE PRATIQUE
La procédure de paiement des factures fournisseurs comprend plusieurs étapes. Dans cette fiche pratique, apprenez les différentes étapes de traitement des factures fournisseurs et comment payer ses fournisseurs.
Il existe plusieurs modes de règlement pour les factures fournisseur :
CHECKLIST
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Télécharger la checklistLe paiement au comptant est un paiement unique, de la totalité du montant dû au moment de l'achat. Selon les fournisseurs, vous pouvez payer instantanément ou dans un délai d'un mois.
Le paiement à la réception de la facture est un mode de paiement qui vous permet de régler une facture en plusieurs versements avant la date d’échéance. L’avantage ? Éviter ainsi les frais de retard de paiement ou l’augmentation des taux d’intérêt.
Notez que cette méthode de paiement n’est disponible que si votre fournisseur est d'accord. Cette solution est couramment utilisée par les entreprises dont le volume de factures est élevé, comme les sociétés de télécommunications et les entreprises de services publics.
Voici comment cela fonctionne :
Le paiement à l’échéance détermine un jour où vous devez effectuer le paiement complet d’un bien, si vous ne l’avez pas encore fait ou si vous avez déjà payé un montant partiel. La date d’échéance est fixée par votre créancier, elle est généralement indiquée dans le coin supérieur droit de votre facture.
Si vous effectuez un paiement en plusieurs versements et que l'un d'eux arrive à échéance, il s'agit de votre paiement à la date d'échéance.
Pour payer une facture fournisseur, vous disposez de plusieurs modes de règlement :
Parmi toutes ces options, le virement est le moyen le plus utilisé par les entreprises. Plus rapide, plus sécurisé, il facilite le pointage comptable et les états de rapprochements bancaires.
Pour payer une facture par virement, vous devez avoir un compte auprès de la société qui vous a envoyé la facture. Si vous n’avez pas de compte, créez-en un immédiatement avant d’essayer de payer par une autre méthode. Il est également conseillé d’appeler la société et de vérifier toute information figurant sur la facture avant d’effectuer un paiement.
Assurez-vous que tout est correct, notamment l’adresse postale et le numéro de téléphone (le cas échéant).
Ensuite, connectez-vous à votre banque et entrez-les coordonnées bancaires de votre fournisseur ainsi que le montant à payer et validez le paiement.
Dès que vous recevez une facture, vous devez veiller à vérifier l’IBAN du fournisseur qui vous a envoyé cette facture. Vous pouvez trouver l’IBAN de votre entreprise sur vos documents officiels, par exemple ceux de la Chambre de commerce.
Une fois que vous avez trouvé le bon IBAN, vous pouvez effectuer un paiement par virement bancaire. Le moyen le plus simple est d’utiliser une solution de paiement des factures dématérialisée. Ces outils vous permettent de suivre le fil d’activité de vos factures. Le suivi du fil d’activité vous permet, en un coup d’œil, de différencier les factures déjà traitées de celles en attente.
Une fois le règlement parti, demandez un reçu de paiement à votre fournisseur par courriel ou par courrier. Veillez à ne pas envoyer d'argent directement de votre propre compte bancaire vers celui du destinataire, mais utilisez toujours un nouveau compte bancaire pour ce type de paiement.
Témoignage client
« C’est simple : on clique, et c’est payé ! »
Edouard More, CEO et cofondateur de BCM Sports, nous explique comment Libeo a révolutionné l'administratif pour sa société et pour lui-même.
Lire le témoignageLa facturation fournisseur comprend un traitement en plusieurs étapes :
La première étape du contrôle consiste à vérifier que la facture contient bien toutes les mentions obligatoires :
Ensuite, pour la 2e étape, rapprochez-la de son bon de livraison. Si les mentions obligatoires et les possibles pièces à fournir ne sont pas fournis, la facture peut être rejetée. Il faut donc rapidement contacter le fournisseur pour qu’il réédite la facture.
Lorsqu’il saisit une facture d’achat en comptabilité, le responsable (comptable, expert-comptable, comptable-fournisseur, etc.) commence par séparer les montants :
ASTUCE
Pour éviter d'éparpiller vos factures, pensez aux collecteurs web. Ces outils récupèrent directement les factures depuis les espaces client sur les sites des fournisseurs.
Enregistrez ensuite le bon montant dans le compte correspondant :
Selon la nature des achats, on utilise des comptes différents pour enregistrer les factures :
Compte | Nature de la prestation |
---|---|
Compte 601 | Achats de matière première et de fourniture |
Compte 602 | Achats stockés |
Compte 604 | Prestations de services |
Compte 605 | Achats de matériel, équipements et travaux |
Compte 606 | Achats non stockés |
Compte 607 | Achats de marchandises |
Compte 608 | Frais accessoires (frais de port, droits de douane, etc.) |
Compte 609 | Rabais, remises et ristournes sur les achats |
Enfin, n'oubliez pas d'inscrire dans le journal comptable, comme le numéro de la facture, sa date d’émission, le montant de la facture ou encore un libellé.
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