Contrôle des factures : la solution pour maîtriser son cash burn

Cash burn : définition

On l’appelle aussi burn rate. En finance, le cash burn exprime le total des coûts mensuels nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise, qu’elle génère ou non de la trésorerie.

Le cash burn est un ratio très utilisé par les startups, notamment lorsqu’elles démarrent leur activité. Cela leur permet de se projeter dans une optique financière, d’envisager des prêts et des investissements auprès d’établissements bancaires.

Calculer son cash burn permet à l’entreprise de prévoir le moment où sa trésorerie s’épuisera. Et de prévoir le moment où elle devrait soit commencer à devenir rentable soit à lever des fonds pour poursuivre son activité.

Cash burn : calcul

Calculer votre cash burn revient à calculer votre flux de trésorerie négatif mensuel. Vous pouvez ensuite l’exprimer de 2 façons :

• Chiffrée : le montant total de vos décaissements sur une période donnée (par mois par exemple)
• temporelle : le nombre de mois de trésorerie que vous avez devant vous.

Le cash burn : un ratio très prisé en startup

Le « cash burn rate » est un terme qui revient souvent au sein de la FrenchTech. Les jeunes pousses ont tendance à placer cet indicateur au-dessus des autres lorsqu’elles démarrent. Un « favoritisme » qui s’explique par le business modèle même de ces structures, lequel les contraint à démarrer leur activité à perte.

Le suivi sans faille des dépenses : la solution pour gérer son cash burn

Difficile de contrôler ce qu’on ne contrôle pas. Pour maîtriser votre cash burn, veillez à ne jamais perdre de vue votre trésorerie. Une entreprise en phase d’investissement supporte de nombreuses charges (d’exploitation, de personnel). Il lui faut des locaux, du matériel, des ressources humaines, des outils, etc. C’est à ce moment-là que la fonction « Achats et logistiques » doit entamer un benchmark en vue de trouver les fournisseurs les plus intéressants et les contacter.

C’est également pendant cette phase qu’il est capital de mettre en place une solution de suivi des dépenses, et donc des factures. Tous vos décaissements sont à suivre minutieusement. Garder un œil sur votre trésorerie au quotidien est le meilleur moyen d’éviter les écueils financiers. Ça, on le sait. Maintenant, concrètement, comment on fait ? Comment suivre tous ses décaissements au jour le jour sans perdre de vue son cœur de métier ? Comment faire des prévisions fiables et ajuster ses décisions ?

Éliminez toute dépense non essentielle

Prenez le temps de séparer clairement les dépenses foncièrement indispensables (charges incompressibles) de celles qui le sont moins. À plus forte raison dans le contexte actuel : les entreprises qui démarrent leur activité en période de crise sanitaire ont doublement intérêt à surveiller leur cash burn.

Faites appel à un expert-comptable

C’est sans aucun doute le mieux placer pour vous aider optimiser son cash burn. À la fois professionnel du chiffre et stratège financier, l’expert-comptable est (de loin) le meilleur allié du dirigeant pour tout ce qui a trait à la gestion de la trésorerie. L’expert-comptable va partir de la façon dont vous êtes organisés autour de la gestion du cash pour dégager des préconisations et les principaux postes de dépenses à réduire. Il peut également vous accompagner dans la mise en place de votre business plan.

Travaillez votre relation fournisseur

Ciment de votre activité, vos partenaires commerciaux participent indirectement à la réduction du cash burn. En effet, on sait dorénavant que la relation fournisseur est un levier de performance pour les entreprises. D’où l’importance de bien la soigner. Cela commence dès la phase d’approche, avec une mise en concurrence efficace pour choisir les meilleurs prestataires. Vient ensuite le nerf de la guerre : la négociation. Sur les prix d’une part, mais aussi les délais de paiement.

Une fois le portefeuille fournisseur complété, mettez en place un processus défini pour bien gérer votre poste fournisseur.

• Surveillez et anticipez vos échéances de paiements ;
• Mettez en place un système de relance automatisé pour vos créances clients ;
• Entretenez des rapports réguliers et cordiaux avec vos fournisseurs : privilégiez les relances par téléphone ou en physique.

Dématérialisez vos factures fournisseurs avec Libeo

Bien plus qu’un simple reçu commercial, la facture émise par un fournisseur matérialise le décaissement à venir. À conserver précieusement, ce document fait le lien entre les fonctions comptables, fiscales, juridiques et commerciales de l’entreprise. Une fois réceptionnées, elles sont ouvertes pour être traitées. Une tâche encore effectuée à la main dans 80 % des cas.

Chronophage, complexe, source d’erreurs et parfois de litige, la gestion manuelle des factures fournisseurs est une épine dans le pied des dirigeants. Pourtant indispensable à l’entreprise, cette tâche soulève de nombreuses problématiques :

• Perte de temps : 8,6 jours. C’est le délai moyen nécessaire au traitement d’une facture papier. Un délai qui s’explique par les différents départements par lesquels transitent les factures avant d’être traitées (réception, administration, achats, comptabilité, etc.), mais également par le temps nécessaire à la saisie manuelle des données dans le logiciel comptable.
• Risque d’erreurs : qui dit « saisie manuelle » dit risque d’erreur. Erreur de saisie, de doublon, de compte bancaire, etc. Toutes ces erreurs faussent la comptabilité, ce qui peut entraîner un rejet.
• Coûts monétaires : avant même d’être payées, vos factures vous coûtent cher. Selon le cabinet Arthur D Little, le traitement d’une facture fournisseur coûte en moyenne 14 euros, à raison de :

Bonne nouvelle : Libeo répond à l’ensemble de ces problématiques. Conçue pour accompagner les dirigeants de TPE-PME, la solution Libeo permet de :

• Collecter toutes vos factures depuis vos mails, pièces jointes, fichiers et espaces clients grâce aux 200 connecteurs web ;
• Dématérialiser vos factures papier grâce à la reconnaissance automatique des caractères ;
• Traiter vos documents grâce à nos intégrations techniques (QuickBooks, Cegid, Xero, Sage, etc.)
• Et enfin, payer toutes vos factures fournisseurs en quelques clics, et sans IBAN.

Embarquez vos équipes vers la facture dématérialisée : réservez dès maintenant votre démo personnalisée pour découvrir toutes les fonctionnalités de Libeo.

Rattacher paiement et traitement des factures

En automatisant le traitement et le paiement des factures fournisseurs, vous gagnez du temps, mais surtout, vous optimisez votre cash burn. La plateforme Libeo vous offre une vision à la fois globale et granulaire sur votre trésorerie :

De plus, grâce au partage d’équipe, vous pouvez inviter votre expert-comptable pour une utilisation optimale de l’outil.

En réunissant le paiement et la comptabilité, vous gardez un œil sur votre trésorerie et votre cash burn au quotidien, sans devoir empiéter sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée.

FOIRE AUX QUESTIONS

Quelle est la traduction exacte de cash burn ?

On parle de taux de combustion ou érosion des capitaux pour désigner le cash burn en français. L’expression « cash burn formula » exprime quant à elle la formule de calcul du cash burn.