Logiciel OCR : la technologie ultime pour convertir vos factures

Pour les entreprises, le logiciel OCR facilite le traitement, le stockage et l’archivage numérique des documents. Pourquoi adopter logiciel OCR pour sa comptabilité ?

Comment fonctionne un logiciel OCR ?

La Reconnaissance Optique de Caractères (Optical Character Recognition en VO) est une technologie qui permet de récupérer et retranscrire les données d’une page scannée. Concrètement, le logiciel part de l’image numérique d’une page et en produit un fichier texte. Notez que cette technologie fonctionne aussi bien à partir d’un document scanné (tapé ou manuscrit) qu’avec un screenshot à partir d’un smartphone.

Pour faciliter la gestion électronique de leurs documents (comptables, fiscaux, etc.), de plus en plus d’entreprises ont recours à la technologie OCR. Certains logiciels sont gratuits, mais la plupart sont payants.

Pourquoi utiliser cette technologie en comptabilité ?

Avec le secteur bancaire et de la documentation, l’expertise comptable compte parmi les 3 domaines où la technologie OCR est le plus utilisé. D’ailleurs, ça n’a rien de bien étonnant : les comptables, experts-comptables (non, ce n’est pas le même métier), DAF et autres professionnels du chiffre manipulent énormément de documents. Factures fournisseurs, bons de commandes, contrats, bilans comptables, livres, registres, etc.

Des documents précieux, qu’il faut conserver dans les règles vigueur, archiver et classer de façon à les retrouver aisément. Seulement, leur quotidien est souvent grevé par de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée, qui empiètent sur d’autres missions plus importantes, comme l’audit ou le conseil. Or, la bonne gestion des processus comptables est essentielle à la croissance d’une entreprise. Dans le cadre de la dématérialisation des factures, les entreprises ont tout à gagner à opter pour un logiciel OCR.

Quelles sont ces tâches à la fois chronophages et énergivores ? Il s’agit de tout qui a trait à la vérification des données, la traque des éventuelles erreurs de saisie, le temps passé à chercher le bon document dans la salle des archives, etc. Des tâches que l’automatisation des processus comptables devrait permettre de faire rapidement.

Le développement du digital dans le secteur comptable vise à limiter :

• La perte de documents ;
• Les erreurs de saisie ;
• Les tentatives de fraude (au fournisseur, au président)
• Les problèmes liés au stockage ou à l’archivage des documents ;
• Le temps passé à la saisie manuelle des données ;
• Le temps passé sur la vérification d’écarts, d’informations contradictoires ou en doublon.

Pour s’y retrouver dans ses papiers

Entre les contrats rédigés sous Word, les documents écrits à la main, les PDF envoyés par mail, les factures qui s’accumulent dans le Drive, etc. Les experts-comptables naviguent entre les formats, les documents, les espaces de stockage, etc. à longueur de journée.

Prenons les factures fournisseurs par exemple. Une TPE/PME traite environ 70 factures tous les mois. Parmi ces factures, certaines sont envoyées par courrier, d’autres par mail. Certaines sont créées directement en ligne, d’autres sont numérisées avant d’être envoyées. Si elles contiennent les mêmes éléments (IBAN, numéro de facture, prix HT, TVA, date limite de paiement, mentions obligatoires), toutes les factures ne suivent pas toutes les mêmes formats, ce qui complique l’extraction des données.

Avant la Loi rectificative de finances pour 2016, la réglementation obligeait les entreprises à conserver leurs factures dans leur format de réception (les factures papier sur papier, les factures dématérialisées en ligne). Désormais, les factures reçues sur papier peuvent être dématérialisées pour archivage, comme précisé à l’article 16 :

« Sans préjudice du premier alinéa du présent I, lorsque les documents et pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique ou sur support papier, pendant une durée égale au délai prévu au même premier alinéa. Les modalités de numérisation des factures papier sont fixées par arrêté du ministre chargé du budget. »

Pour corriger vos documents plus rapidement

Une fois numérisés, la plupart des documents comptables sont sauvegardés au format PDF. Très pratique, ce format « fige » le contenu d’un document, évitant ainsi les modifications, et les falsifications. Le problème ? Il empêche les gestionnaires d’apporter les corrections nécessaires en cas d’erreur.

Avec un logiciel OCR, vous pouvez non seulement convertir n’importe quel document papier, mais vous pouvez en plus choisir le format de conversion : PDF, Word, Excel, HTML pour ne citer qu’eux. De cette façon, vous pouvez corriger et revoir vos documents sans aucun problème. Certaines solutions sont même capables de rendre les formulaires numérisés modifiables et d’exporter les données numérisées au format CSV.

La saisie manuelle des données prend entre 24 à 72 heures ouvrables. Lors de l’extraction manuelle des données, les erreurs de saisie ne sont pas rares. L’une des plus courantes concerne les montants HT et TTC, facilement interchangeables. Ce qui entraîne des erreurs de paiement, et des litiges qui dégradent la relation avec le fournisseur.

Pour optimiser au quotidien sa comptabilité !

En fluidifiant les processus comptables et financiers, il limite les besoins en intervention humaine et optimise la gestion de trésorerie en entreprise. Pour se concentrer sur les missions essentielles et laisser la technologie faire le reste.

Comment fonctionne l’OCR avec une facture ?

Libeo est une solution de dématérialisation des factures fournisseurs, à destination des TPE/PME. Avec Libeo, vous pouvez digitaliser l’ensemble de vos factures papier en quelques secondes. Comment ? Grâce à une solution de collecte, qui réceptionne les factures, tous formats confondus (photo, PDF, EDI).

Grâce à la technologie OCR, la solution va « trier » les documents (factures, acomptes, avoirs, bons de commandes) avant d’en extraire les données ;

• Le numéro de la facture ;
• L'identité du fournisseur ;
• L'IBAN du fournisseur ;
• La date de facturation et d’échéance ;
• Les montants HT et TTC ;
• La devise ;
• Le montant de la TVA ;
• Les comptes comptables correspondants (achats, ventes, TVA, banque, etc.)

Les données extraites sont ensuite retranscrites dans l'onglet correspondant :

Il suffit ensuite de valider l’import pour terminer le processus.

Foire aux questions

Quel est le meilleur logiciel OCR gratuit ?

Il existe de nombreuses solutions d’OCR gratuites en ligne, comme FreeOCR ou OCR Online, mais leurs fonctions sont généralement bien plus limitées que la version payante. Le plus souvent, ces solutions OCR génèrent des PDF gratuitement, mais étant limitées, elles conviennent mieux aux particuliers qui cherchent à mieux trier et gérer leurs documents administratifs qu’aux entreprises qui veulent optimiser leur comptabilité.

Avec les versions gratuites, selon la qualité des pages dactylographiées, le résultat n’est pas toujours optimal. En outre, il arrive que certains antivirus considèrent ces logiciels comme malveillants et s’opposent à leur installation.

Quel était le meilleur logiciel OCR en 2020 ?

Au risque de surprendre, il n’existe pas de « meilleur logiciel ». Pour une entreprise, tout dépend de ses besoins, du fonctionnement de son service comptable, de son système d’exploitation, etc. Certains logiciels vont très bien fonctionner sous Windows 10 par exemple, mais beaucoup moins sur MacOS.

C’est là que les solutions SaaS comme Libeo se révèlent avantageuses. Libeo utilise la technologie OCR par la lecture des factures et l’extraction de données, tout en étant hébergée depuis le Cloud