Q'est-ce que le workflow de validation des factures ?

À quoi sert un workflow de validation ?

Avec le cycle bancaire, le cycle fournisseur est le cycle comptable qui comporte le plus de risques pour l'entreprise. Pour renforcer les contrôles internes, définir et appliquer un circuit de validation des factures est indispensable.

Mettre en place des flux de validation revient à définir un certain nombre d’étapes, mais aussi, pour chacune de ces étapes, une personne (ou un groupe de personnes) chargée de les valider. En comptabilité et gestion des factures, la personne qui valide peut être l’expert-comptable, le comptable, le DAF, l’office manager, le responsable administratif, le CEO, etc.

Le nombre d’étapes de validation va de pair avec la taille de l’entreprise : plus l’effectif est grand, plus la mise en place de workflows devient indispensable pour sécuriser le processus de validation, mais aussi pour l’accélérer. De même, pour tous les services qui traitent des données sensibles / financières (comptabilité, gestion, paie, achats et ventes, etc.), mettre en place des workflows est indispensable pour garder une trace et un suivi des flux d’information.

Processus de validation des factures fournisseurs : les atouts pour l’entreprise

Le workflow de validation des factures s’inscrit dans les processus de Gestion Électronique des Documents (GED). La Gestion Électronique des Documents et des factures fournisseurs participe à l’établissement du workflow de validation. Les factures sont entièrement dématérialisées : depuis leur édition sur le logiciel de facturation du client jusqu’à l’archivage final. De plus en plus déployé dans les entreprises, ce mode de gestion numérique des documents comptables améliore leur performance, sur plusieurs plans :

• La GED favorise les échanges collaboratifs grâce à la centralisation des factures dans une seule et même interface de gestion.
• Elle permet de gagner en visibilité et suivre en temps réel le traitement des factures.
• Elle garde le contrôle grâce à une meilleure traçabilité des actions et une mémorisation des décisions prises.
• Enfin, elle diminue les risques d’erreurs : avec l’automatisation des processus, le risque d’erreur humaine (envoi du mauvais document, oubli…) est totalement éliminé. Sans parler de la diminution du risque de fraude (au faux virement, au fournisseur, au président)

On pourrait résumer la GED comme la volonté de dire adieu à la facture papier, qui coûte cher aux entreprises, et de synthétiser au maximum le processus, en supprimant les étapes non essentielles.

Comment mettre en place un worflow de validation des factures efficace ?

Le but de tout workflow de fluidifier la circulation, la modification, et la publication des données échangées par les collaborateurs. Pour commencer, vous devez mettre à plat la procédure de validation telle qu’elle existe actuellement, avec tous ses paramètres :

• Combien de fournisseurs et de factures traitez-vous par mois ?
• Combien d’étapes de validation sont mises en place ?
• Qui sont les intervenants ? En cas d’absence de l’un d’entre eux, quelle est la délégation établie ?
• Quelles sont les étapes à valider ? En combien de temps ?
• Votre logiciel comptable est-il compatible avec votre interface de gestion des paiements ?

La définition des étapes est le pilier du worflow : afin de ne pas le rendre trop long et trop complexe, décomposez le processus et visualisez. Supprimez toute étape qui n’est pas indispensable à 100% et établissez des règles précises pour valider les documents. Avant de déployer officiellement votre workflow, procédez à des tests en interne.

Workflow de validation des factures fournisseurs : la solution Libeo

Une TPE-PME traite en moyenne 67 factures par mois. Un chiffre qui peut monter jusqu’à 150 factures par mois dans les entreprises du digital. Pour la personne chargée de collecter tous ces documents (comptable, DAF, RH, CEO, etc.), c’est un véritable travail de récupération manuelle qui a lieu chaque mois. Précisons qu’en plus du volume à traiter, la difficulté se trouve dans la recherche pour rassembler les factures envoyées :

• Par email ;
• Par fax ;
• Par courrier ;
• Déposées sur un espace client ;
• Glissées dans un espace de stockage des fichiers (Google Drive, Microsoft Teams, Dropbox, etc.).

Le temps passé à récupérer tous ces fichiers est long. En moyenne, on estime que le traitement d’une facture papier prend deux semaines. C’est autant de temps passé sur une tâche à faible valeur ajoutée, et ce tous les mois.

Comment créer un circuit de validation avec Libeo ?

Libeo est une solution SaaS de gestion des factures conçue pour aider les dirigeants d'entreprise et les experts-comptables dans la gestion de leurs processus de paiement et d'encaissement client et fournisseurs.

La solution permet notamment de centraliser ses factures sur une interface unique, pour ensuite les traiter en pré-comptablité. Pour configurer vos circuits de validation, créez des règles d'automatisation : ces automatismes vous évitent d'avoir à refaire les mêmes actions.

1/ Scan et saisie automatique des factures

La récupération des pièces comptables fait perdre environ 30% de leurs temps aux équipes comptables et financières. Grâce à la collecte automatique de facture, finies les heures passées à traquer les documents, relire les chaînes de mail, se connecter à ses espaces clients, etc. Avec nos solutions de collecte, centralisez automatiquement vos pièces comptables sur une seule application depuis :

• Vos boîtes mails
• Vos fichiers
• Vos factures papiers
• Vos espaces clients sur les sites fournisseurs

2/ Contrôle et validation des factures

Une fois les factures importées dans Libeo, leurs données sont extraites instantanément grâce à la technologie de Reconnaissance Optique de Caractères (OCR). Les informations saisies s'affichent dans un onglet à droite, avec :

• Date de facturation et d'échéance
• Numéro de facture
• Total HT et TTC
• Devise
• Catégorie
• Comptabilité (simple ou analytique)
• TVA (normale ou autoliquidation)

Pour sécuriser le cycle d'achat, il est possible d'associer une facture à un ou plusieurs bons de commande. Cette étape permet de constater d'écarts (de montants, de quantité, de TVA, etc.). En cas de suspicion de doublon, l'utilisateur peut confronter les documents similaires et supprimer l'éventuelle facture en double :

3/ Demande d’approbation

Vous avez la possibilité de demander une approbation sur une facture, que la ou les personnes à questionner aient un compte Libeo ou pas. Ces approbations peuvent se faire à deux étapes : lors du contrôle (onglet « Contrôler ») et du paiement (onglet « Payer ») :

Dans « Contrôler », cliquez sur la facture à traiter, puis en bas du formulaire de contrôle cliquez sur « Demande d’approbation » ;

Avec le Plan Expert, créez une approbation en plusieurs étapes. Ajoutez dans la même case le ou les emails des premiers approbateurs. Lorsque les approbateurs de l’étape 1 valident tous la facture, alors c’est seulement là que la demande d’approbation sera envoyée aux approbateurs de l’étape 2 et ainsi de suite :

Si tous les approbateurs valident la facture, elle sera transférée dans la section « À payer » de votre espace utilisateur.

Si un refus est émis, alors elle ne sera plus accessible par les autres approbateurs et aura le statut « Approbation refusée » dans Libeo. Un email informatif sera envoyé à l’utilisateur ayant demandé l’approbation de la facture.

Dans « Payer », cliquez sur la facture à traiter. En bas du volet de droite, cliquez sur la flèche à côté du bouton principal. Enfin, cliquez sur « Demander une approbation » :

4/ Programmation des paiements

Une fois la facture approuvée, ne reste plus qu'à préparer le paiement. Choisissez entre :

• Le Paiement immédiat
• Le paiement en masse
• Le paiement à débit différé
• Le paiement à échéance
• Le paiement fractionné
• Le paiement programmé à une autre date
• Le paiement partiel (acompte)

Bonus : si vous avez le moindre doute sur une facture, vous pouvez bloquer le paiement en attente d'informations.

5/ Export comptable

Définissez un modèle d'export (public ou personnalisé) et transférez les données à votre comptabilité en quelques clics. Libeo vous fait gagner du temps en s’intégrant à tous vos logiciels de production comptable et de gestion :

• QuickBooks
• Cegid Loop
• Sage
• MEG
• Dext
• Inqom

Résultat : le temps de traitement des factures est divisé par 6. La procédure est plus fluide, plus sécurisée, ce qui améliore les délais de paiement et donc la relation fournisseur.