Le Ticket Z : définition, utilisation et comptabilisation

Ticket Z : définition

Chaque soir, lors de la fermeture, les restaurateurs font les comptes de la journée, à partir des recettes encaissées dans le système de caisse. Pour leur simplifier la tâche, il existe un justificatif, le Ticket Z, qui comptabilise les recettes TTC de la journée, mais aussi le montant de la TVA, et le montant final des ventes.

Pourquoi parle-t-on de ticket Z ou Z de caisse ?

« Z » est la dernière lettre de l’alphabet : le Z de caisse est le dernier rapport de la journée, celui qui clôture la journée d’un point de vue comptable.

Comment faire un ticket Z ?

Le Z de caisse totalise les recettes de la journée par mode de paiement : espèce, carte bancaire, American Express, chèque, chèque déjeuner, titres restaurants, chèque vacances, etc.

Pour faire le Z de la caisse, il suffit de procéder à la clôture de caisse. C’est elle qui entraîne ensuite l’émission du Ticket Z. Attention, cette opération est définitive : une fois le Z de caisse généré, il n’est plus possible de le modifier. Une fois le ticket édité, la caisse est réinitialisée (elle « se remet à zéro »).

À quoi sert ce ticket ?

Le Ticket Z fait la synthèse de la caisse depuis son ouverture jusqu’à la fermeture. Il récapitule le montant des encaissements, ce qui permet d’évaluer la synthèse globale de l’activité d’une journée sur l’autre (depuis le dernier Z de caisse), à savoir qu’il fait apparaître :

• Le chiffre d’affaires,
• La ventilation par taux de TVA,
• Le brouillard de caisse,
• La main courante.

Rappelons que la restauration est un secteur d’activité qui fait intervenir différents taux de TVA, selon la nature des biens consommés et le l’endroit (sur place ou à emporter). Pour cette raison, l’édition et la conservation du Z de caisse sont obligatoires, tous les jours.

Comment se présente le Ticket Z ?

Quand la caisse enregistreuse émet le Ticket Z, il se présente comme un ticket de caisse classique, mais beaucoup plus long et détaillé. Selon le logiciel de caisse utilisé, le Z de caisse va contenir un certain nombre d’éléments, détaillés dans le tableau ci-dessous ;

Comment comptabiliser le ticket Z ?

La comptabilisation du Z de caisse s’effectue en enregistrant les écritures suivantes :

• Les recettes (selon le mode de paiement),
• Les dépenses (en espèces),
• Les dépôts de banques
• Les apports et écarts de caisse.

Pour cela, on procède comme suit :

=> On débite le compte 530 « Caisse » avec le total des ventes constatées ;

=> On crédite les comptes correspondant aux ventes selon le taux de TVA applicable :

• 7061 pour les ventes taxées à 10 % (restauration sur place, boissons non alcoolisées)
• 7062 pour les ventes taxées à 20 % (boissons alcoolisées, confiseries, plats à emporter contenant du caviar, du chocolat ou des margarines)
• 445 711 pour la TVA collectée à 10 %
• 445 712  pour la TVA collectée à 20 %

Une fois le total de ventes constaté, le gérant doit ensuite constater les sommes à déposer en banque, en débitant le compte correspondant au mode de paiement :

• 581 pour les espèces
• 582 pour les chèques
• 583 pour les cartes bancaires
• 584 pour les chèques restaurants
• 627 pour les paiements par carte Tickets restaurant

L’enregistrement de ces données vous permettra d’avoir un aperçu de la TVA liée aux recettes et de la somme à déposer en banque (fond de caisse).

Si votre restaurant enregistre des mouvements bancaires importants (clients et fournisseurs), vous devez utiliser un logiciel de caisse qui fournit des tickets Z détaillés.

Pour mieux suivre leurs encaissements et décaissements au quotidien, la plupart des restaurateurs travaillent avec des suites et outils numériques qui intègrent des fonctionnalités de gestion des dépenses, de collecte automatique de factures et de rapprochement avec les bons de commande et de livraison.

Que va changer la facture électronique sur les logiciels de caisse ?

Toutes les entreprises assujetties à la TVA qui sont établies en France sont concernées par le e-reporting des données de transaction.

L’e-reporting désigne le système de transmission des données de transaction à l’administration fiscale. Basée sur un format de déclaration standardisé, cette nouvelle obligation vise au préremplissage des déclarations de TVA et à la lutte contre la fraude fiscale.

Si vous disposez d’un logiciel de caisse, les données incluses dans le ticket Z pourront faciliter la transmission des données attendues sous format dématérialisé et structuré.

Gérants de restaurants : gérez vos factures et vos commandes avec Libeo

Le suivi des flux de trésoreries et le contrôle des livraisons sont des étapes chronophages mais essentielles à la maîtrise des coûts matières dans la restauration. Un produit manquant facturé, des quantités supérieures à celles commandées... autant de facteurs qui peuvent impacter au quotidien les ratios et les stocks du restaurant.

Dès à présent, les restaurateurs peuvent retrouver tous les documents associés à un même numéro de commande, et éviter les nombreux aller-retours lors de la validation.

Les documents sont automatiquement reconnus et dès lors que le numéro de commande figure sur la facture du fournisseur, les documents associés sont automatiquement proposés.

Foire aux questions

Peut-on générer un Ticket Z mensuel à la place du ticket quotidien ?

Oui et non. L’édition quotidienne du Z de caisse est obligatoire. Certains logiciels de caisse intègrent un mode « Rapports périodiques », qui permet d’éditer les rapports lectures et remises à zéro périodiques. Mais cette opération ne remplace par le Z caisse quotidien. Quant à l’émission d’un Ticket Z annuel, il ne faut pas trop y songer. La mémoire d’une caisse n’étant pas infinie, éditer un Z de caisse annuel paraît compliqué. Si vous ne sortez pas le Z2 pendant un an, votre logiciel de caisse risque d’être complètement saturé.

Existe-t-il un Ticket Y ?

Non, mais il existe un ticket X, ou X de caisse, qui émet un état des ventes totales et de l’activité de la caisse à un instant T. Contrairement au Ticket Z, émis une seule fois lors de la fermeture, le Ticket X peut être émis autant de fois que souhaité dans la journée. Le Ticket X permet justement aux restaurateurs et commerçants de faire le rapprochement entre le contenu du tiroir-caisse et celui du rapport, entre deux services par exemple. C’est ce qui permet ensuite de faire les ajustements nécessaires avant d’émettre le Z de caisse, et de justifier (ou non) le coulage.

Comment faire la caisse en fin de journée ?

En fin de journée, le(s) gérant(s) calculent le total des dépenses et des recettes de la journée dans le livre de caisse.