Comment gérer au mieux les factures de son restaurant ?

Restaurateurs, êtes-vous concernés par l'obligation de facturation électronique ?

Dès 2024, toutes les entreprises — quelle que soit leur taille — auront pour obligation de recevoir leurs factures de façon électronique à travers une plateforme de facturation électronique, publique ou privée (e-invoicing). Elles devront aussi transmettre leurs données de paiement et de transactions à l’administration fiscale (e-reporting). Il s’agit des données de vente qui ne font pas l’objet d’une facture électronique : les factures de vente B2C, les factures d’export ou encore les Z de caisse. L’administration fiscale exploitera ces informations pour pré-remplir la déclaration de TVA.

En tant que restaurateur, vous êtes concernés par la réforme. Même si vous n’émettez pas de factures, vous devrez accepter les factures électroniques émises par vos fournisseurs et partenaires commerciaux Grandes Entreprises (première cible d’application de la réforme) à compter du 1er juillet 2024.

Par ailleurs, si vos fournisseurs sont des ETI, TPE-PME qui choisissent de passer à la facturation électronique avant la date butoir, vous devrez être en capacité de recevoir les factures sous ce format à ce moment.

Bon à savoir : si vous vendez exclusivement auprès d’une clientèle de particuliers (B2C) et émettez des tickets de caisse, vous n’êtes pas concernés par l’obligation de facturation électronique. Vous pourrez continuer à émettre des justificatifs papier à la demande du client. Mais vous restez soumis à l’obligation de transmission des données à l’administration fiscale.

Si vous utilisez un logiciel de caisse ou un Terminal Point de Vente, celui devra obligatoirement disposer d’une attestation ou certificat de conformité à la loi anti-fraude (obligatoire depuis janvier 2018).

Concrètement, ça veut dire quoi ?

Cela signifie que pour continuer à recevoir des factures de vos fournisseurs et, le cas échéant, envoyer des factures à vos clients, vous devrez utiliser une plateforme de facturation électronique certifiée. Cette plateforme peut être :

• Le Portail public de Facturation (PPF)
• Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP)

Les échanges de factures s’effectueront conformément au schéma en Y adopté par Bercy, dont voici une illustration :

Les factures de vos fournisseurs vous parviendront sous forme électronique par le biais de la (ou les) plateforme(s) choisie(s). De même, pour l’émission de vos factures à vos clients, vous devrez utiliser les services d’une plateforme.

Concernant l’obligation de e-reporting, il se présente comme un rapport de synthèse de ventes à transmettre à votre plateforme de facturation électronique (PDP ou PPF).

Quelle plateforme choisir pour mes factures ?

Toute entreprise est libre de choisir la ou les plateforme(s) de dématérialisation de son choix. Cette plateforme peut être la même que votre fournisseur, une PDP distincte ou le portail public de facturation (PPF).

Là où le PPF assure un service minimum, les PDPs peuvent inclure des fonctionnalités métiers supplémentaires, qui peuvent s’avérer très utiles aux restaurateurs, comme la récupération automatique des factures, le rapprochement de la facture avec le bon de commande, l’automatisation des flux de paiement, etc.

Vous avez un expert-comptable ? N’hésitez à vous rapprocher de lui pour vous aiguiller dans votre choix.

Facture fournisseur et note de frais : comprendre la différence en restauration

Si vous travaillez dans le secteur de la restauration, vous êtes probablement familier avec toute la paperasserie qu'implique la gestion d'une entreprise. Vous devez vous occuper des formulaires fiscaux, des chèques de paie des employés et d'autres documents financiers.

La note de frais : pour les clients particuliers

Une note de frais est une facture de restaurant sans détail, destinée à un particulier. En dessous de 25 euros, elle n’est pas obligatoire, sauf si le client en fait la demande. Elle sert de justificatif au consommateur. Sa forme et son contenu sont régis par les arrêtés du 8 juin 1967 relatifs à la délivrance d’une note dans les hôtels, pensions de famille, maisons meublées et restaurants. Éditée en deux exemplaires, elle est toujours rédigée en français.

La facture : pour les professionnels

La facture est un document de nature commerciale, juridique, fiscale et comptable, à conserver précieusement. Elle est établie par le restaurateur à un professionnel pour constater les conditions des achats et ventes de produits, de marchandises ou de services rendus. C’est ce document qui atteste de la conformité de la livraison à la commande passée :

• Prestations fournies
• Quantité
• Volume
• Montant de TVA
• Prix unitaire et total
• Date d’échéance de paiement
• Modalités de paiement et pénalités applicables en cas de retard.

À l’inverse, elle peut être émise par le fournisseur du restaurant (grossiste, maraîcher, caviste, etc.) qui l’approvisionne en produits, matières premières, mobiliers, équipements. Dans tous les cas, le restaurateur a l’obligation de remettre une facture à tout client « professionnel » sur demande de ce dernier. Idem en cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal : le gérant de l’établissement doit être en mesure de produire tout document comptable à la demande des services de l’administration fiscale.

Bon à savoir : la gestion des factures participe à celle des stocks et de la trésorerie.

Comment faire une facture de restaurant ?

Le choix de la forme (présentation, design, couleurs, etc.) importe peu : vous pouvez opter pour des modèles de facture de restaurant formatés, qui reprennent le logo et la charte graphique de votre établissement par exemple, ou créer un template très simple sur Word. En revanche, le contenu de la facture est capital : rien n’est laissé au hasard.

Facture de restaurant : les mentions obligatoires

Vos factures doivent faire apparaître un certain nombre d’éléments, notamment :

• Numéro de facture (dans l'ordre chronologique) ;
• Nom et adresse du restaurant (forme juridique, n° de Siret, registre des Métiers, RCS et nom de la ville…)
• Nom et adresse du client (pour les factures supérieures à 150 € HT)
• Date d’établissement de la facture.
• Dénomination précise de la prestation,
• Prix unitaire HT
• Détail de différents taux de TVA légalement applicables,
• Prix total HT des prestations consommées, ventilées par TVA applicable, avec le montant de TVA correspondant.
• Montant taxes comprises.

Les mentions facultatives

• Numéro de TVA  intracommunautaire,
• Réduction/ristourne,
• Date ou délai de paiement,
• Taux de pénalité de retard,
• Indemnité forfaitaire,
• Référence à la réglementation applicable lorsque l’opération bénéficie d’une exonération ou suit un régime particulier.

Ces éléments constituent les mentions obligatoires de toute facture de restaurant conforme.

Comment gérer au mieux les factures de son restaurant ?

La restauration étant souvent une affaire de timing, on recommande vivement d’automatiser au maximum sa gestion comptable. Faute de quoi, la paperasse s'accumule et il est facile de perdre de vue ce qui doit être payé et quand. La meilleure façon de gérer les factures de votre restaurant est de les automatiser.

1/Adoptez une solution de récupération automatique des factures

La meilleure façon de gérer les factures de votre restaurant est d'utiliser une solution de récupération automatique des factures.

Cette solution vous permet de numériser vos factures papier dans votre ordinateur à l'aide d'un simple smartphone, de collecter automatiquement vos factures depuis les sites des grossistes et fournisseurs (PassionFroid, Metro, France Boissons, etc.) ou tout simplement de vous fournir une adresse unique de facturation pour tous vos fournisseurs.

Une fois collectées, les factures sont organisées automatiquement dans un espace sécurisé, où elles seront contrôlées avant d'être mises en attente de paiement.

Une solution Cloud est souvent plus pratique car elle nécessite moins de temps d'installation que l'installation d'un logiciel local sur votre réseau informatique.

2/Utilisez un logiciel de caisse certifié

La mise en place d’un logiciel de caisse conforme à la réglementation en vigueur depuis le 1er janvier 2018 vous permettra notamment de répondre aux règles de conformités de la facturation. Ces outils permettent :

• D’encaisser les recettes ;
• De calculer les additions ;
• De gérer les tables, les menus, les niveaux de tarifs et les conditionnements ;
• D’émettre les bons de productions ;
• D’éditer chaque jour le Ticket Z,
• De vérifier les stocks et le coulage ;

3/Rapprocher les factures de leurs bons de commande

Dans le secteur de la restauration, qui gère de nombreux fournisseurs, le suivi des commandes et le contrôle des livraisons sont des étapes chronophages mais essentielles. Un produit manquant facturé, des quantités supérieures à celles commandées... autant de facteurs qui peuvent impacter au quotidien les finances de l’établissement.

Depuis leur espace Libeo, les restaurateurs peuvent associer chaque facture à son bon de commande et/ou à son bon de livraison. Et s'éviter les nombreux aller-retours lors de la validation.

Grâce à la reconnaissance automatique des documents, dès qu'un numéro de commande apparaît sur la facture du fournisseur, les documents associés sont automatiquement proposés.

4) Ventiler la TVA

La restauration fait partie de ces secteurs d’activité qui admettent plusieurs taux de TVA (alcool, confiseries, caviar, chocolats, etc.). Lorsqu'un restaurant reçoit une facture où figurent différents de taux de TVA, il doit les faire apparaître séparément dans la comptabilité : c'est la ventilation des taux. Cela sous-entend d’une part de connaître le bon taux de TVA à appliquer à chaque produit, et d’autre part la part du prix correspondant à ce taux.

5) Automatiser le processus de paiement

La plus grosse dépense d'un restaurant sont les achats de matières premières (nourriture et les boissons). Pour rester dans les clous, les restaurants doivent payer leurs fournisseurs rapidement. Mais avec le grand nombre de factures qui entrent et sortent chaque mois, en garder la trace peut devenir un véritable casse-tête.

Automatisez le processus de paiement des fournisseurs en mettant en place un système de paiement électronique qui élimine les entrées manuelles et vous permet de vous concentrer sur la gestion de votre entreprise plutôt que sur la paperasserie. Une plateforme basée sur le Cloud comme Libeo vous permet de mettre en place des paiements automatiques pour chaque facture reçue de vos fournisseurs.

Foire aux questions

Comment faire une facture de restaurant sur Word ?

Si vous utilisez Word comme outil d’édition de facture, il vous suffit d’utiliser le traitement de texte. Le choix de la forme et de la mise en page est libre, du moment que la facture comprend bien toutes les mentions obligatoires suscitées. Vous trouverez facilement des modèles de facture de restaurant à télécharger en ligne.

Les journées d’un restaurateur étant déjà bien remplies, il est conseillé cependant d’utiliser plutôt un logiciel de facturation, pour gagner du temps et se concentrer sur son activité. Ces outils vous permettent d’éditer, d’envoyer des factures en quelques minutes seulement. Très pratiques pour piloter votre activité, ils vous permettent aussi d’optimiser votre trésorerie en suivant les factures en retard de paiement et en organisant des relances d’impayés.