Comment gérer au mieux les factures de son restaurant ?

FACTURE FOURNISSEUR ET NOTE DE FRAIS : COMPRENDRE LA DIFFÉRENCE EN RESTAURATION

Attention à ne pas les confondre : ces deux justificatifs de paiement ont chacun une finalité bien différente.

La facture : pour les professionnels

La facture est un document de nature commerciale, juridique, fiscale et comptable, à conserver précieusement. Elle est établie par le restaurateur à un professionnel pour constater les conditions des achats et ventes de produits, de marchandises ou de services rendus. C’est ce document qui atteste de la conformité de la livraison à la commande passée :

• Prestations fournies
• Quantité
• Volume
• Montant de TVA
• Prix unitaire et total
• Date d’échéance de paiement
• Modalités de paiement et pénalités applicables en cas de retard.

À l’inverse, elle peut être émise par le fournisseur du restaurant (grossiste, maraîcher, caviste, etc.) qui l’approvisionne en produits, matières premières, mobiliers, équipements. Dans tous les cas, le restaurateur a l’obligation de remettre une facture à tout client « professionnel » sur demande de ce dernier. Idem en cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal : le gérant de l’établissement doit être en mesure de produire tout document comptable à la demande des services de l’administration fiscale.

Bon à savoir : la gestion des factures participe à celle des stocks et de la trésorerie.

La note de frais : pour les clients particuliers

Une note de frais est une facture de restaurant sans détail, destinée à un particulier. En dessous de 25 euros, elle n’est pas obligatoire, sauf si le client en fait la demande. Elle sert de justificatif au consommateur. Sa forme et son contenu sont régis par les arrêtés du 8 juin 1967 relatifs à la délivrance d’une note dans les hôtels, pensions de famille, maisons meublées et restaurants. Éditée en deux exemplaires, elle est toujours rédigée en français.

COMMENT FAIRE UNE FACTURE DE RESTAURANT ?

Le choix de la forme (présentation, design, couleurs, etc.) importe peu : vous pouvez opter pour des modèles de facture de restaurant formatés, qui reprennent le logo et la charte graphique de votre établissement par exemple, ou créer un template très simple sur Word. En revanche, le contenu de la facture est capital : rien n’est laissé au hasard.

Facture de restaurant : les mentions obligatoires

Vos factures doivent faire apparaître un certain nombre d’éléments, notamment :

• Numéro de facture (dans l'ordre chronologique) ;
• Nom et adresse du restaurant (forme juridique, n° de Siret, registre des Métiers, RCS et nom de la ville…)
• Nom et adresse du client (pour les factures supérieures à 150 € HT)
• Date d’établissement de la facture.
• Dénomination précise de la prestation,
• Prix unitaire HT
• Détail de différents taux de TVA légalement applicables,
• Prix total HT des prestations consommées, ventilées par TVA applicable, avec le montant de TVA correspondant.
• Montant taxes comprises.

Les mentions facultatives

• Numéro de TVA  intracommunautaire,
• Réduction/ristourne,
• Date ou délai de paiement,
• Taux de pénalité de retard,
• Indemnité forfaitaire,
• Référence à la réglementation applicable lorsque l’opération bénéficie d’une exonération ou suit un régime particulier.

Ces éléments constituent les mentions obligatoires de toute facture de restaurant conforme.

COMMENT GÉRER AU MIEUX LES FACTURES DE SON RESTAURANT ?

1/Négociez vos délais de paiement

Après les salaires du personnel, la plus grosse dépense d’un restaurant est concentrée dans l’achat des matières premières et des boissons. Jusque là, c’est logique. En revanche, pour équilibrer le ratio de rotation des stocks, et s’assurer d’avoir des réserves suffisantes, beaucoup de gérants de restaurants payent trop tôt au détriment de leur trésorerie. D’autres, a contrario, retardent au maximum le paiement de leurs factures, ce qui entraîne des pénalités de retards et des litiges.

Ces deux situations sont problématiques :

• Dans le 1er cas, le gérant compromet la trésorerie de son établissement ;
• Dans le second, c’est la relation fournisseur qui se détériore.

N’hésitez pas à négocier vos délais de paiement. Pour vos factures, préférez les paiements one-shot : en une fois, sans acomptes ni arrhes.

2/Utilisez un logiciel de caisse certifié

La mise en place d’un logiciel de caisse conforme à la réglementation en vigueur depuis le 1er janvier 2018 vous permettra notamment de répondre aux règles de conformités de la facturation. Ces outils permettent :

• D’encaisser les recettes ;
• De calculer les additions ;
• De gérer les tables, les menus, les niveaux de tarifs et les conditionnements ;
• D’émettre les bons de productions ;
• D’éditer chaque jour le Ticket Z,
• De vérifier les stocks et le coulage ;

3/Passez à la facture dématérialisée

La gestion des factures fournisseurs est un passage obligé pour tous les restaurateurs. Pas évident, quand on gère quotidiennement des dizaines de fournisseurs : matières premières alimentaires, boissons, vaisselle, équipement électroménager, produits d’entretien. La restauration étant souvent une affaire de timing, on recommande vivement d’automatiser au maximum sa gestion comptable.

La facturation électronique entrera en vigueur à compter de 2024 pour toutes les entreprises B2B. Plus rapide, plus sécurisée et moins coûteuse, la facture dématérialisée facilite le travail de la direction financière et de la comptabilité. Par rapport à la facture papier, c’est un gain de frais (coûts d’impression, de mise en plis, d’envoi), mais aussi de place (archivage). C’est surtout une réduction drastique des risques d’erreurs liées à la saisie manuelle des documents.

Comment ça marche ? Actuellement, les solutions de dématérialisation des factures existent en deux versions : le logiciel « classique » avec achat de licence, et la solution SaaS. Plus évolutive, la seconde s’adapte aux contraintes actuelles du monde de travail (mobilité, collaboration, maintenance, mises à jour, etc.).

En installant une solution de gestion des factures fournisseurs, vous pouvez :

• Dématérialiser ;
• Collecter ;
• Traiter ;
• et payer toutes vos factures fournisseurs, depuis une seule interface sécurisée.

Précisons que la plupart des solutions s’intègrent avec un logiciel comptable, ce qui vous permet d’exporter vos factures de restaurant vers la comptabilité directement.

FACTURE DE RESTAURANT ET TVA : À CHAQUE PRODUIT SON TAUX

La restauration fait partie de ces secteurs d’activité qui admettent plusieurs taux de TVA sur les produits consommés. Or, quand le menu propose des produits soumis à des taux de TVA différents (alcool, confiseries, caviar, chocolats, etc.), la facture doit les faire apparaître séparément. C’est ce qu’on appelle couramment la ventilation des taux. Cela sous-entend d’une part de connaître le bon taux de TVA à appliquer à chaque produit, et d’autre part la part du prix correspondant à ce taux.

Lorsque le gérant de l’établissement déclare la TVA, il doit déclarer son chiffre d’affaires encaissé et le chiffre d’affaires par taux de TVA. D’où l’importance d’archiver précieusement tous ses documents comptables.

Bon à savoir : la non-délivrance de notes ou de factures, le non-respect des normes imposées par la loi peuvent avoir des conséquences et entrainer des sanctions, notamment en cas de contrôle des agents de la DGCCRF ou de l’administration fiscale.

FOIRE AUX QUESTIONS

Comment faire une facture de restaurant sur Word ?

Si vous utilisez Word comme outil d’édition de facture, il vous suffit d’utiliser le traitement de texte. Le choix de la forme et de la mise en page est libre, du moment que la facture comprend bien toutes les mentions obligatoires suscitées. Vous trouverez facilement des modèles de facture de restaurant à télécharger en ligne.

Les journées d’un restaurateur étant déjà bien remplies, il est conseillé cependant d’utiliser plutôt un logiciel de facturation, pour gagner du temps et se concentrer sur son activité. Ces outils vous permettent d’éditer, d’envoyer des factures en quelques minutes seulement. Très pratiques pour piloter votre activité, ils vous permettent aussi d’optimiser votre trésorerie en suivant les factures en retard de paiement et en organisant des relances d’impayés.