Comment choisir ses fournisseurs de restaurant ?

Vous débutez en restauration ? Découvrez notre guide pratique pour ouvrir un restaurant en 2025.

Quels sont les différents types de fournisseurs ?

Les fournisseurs sont un élément clé de toute entreprise. Ils fournissent les matières premières et les marchandises qui permettent à votre entreprise de fonctionner. Le fournisseur joue un rôle important dans le processus de la chaîne d'approvisionnement.

• Les détaillants : un détaillant est une entreprise qui vend des marchandises directement aux clients plutôt qu'à des grossistes ou à des distributeurs. Il achète des stocks auprès de fabricants et d'autres fournisseurs à des prix de gros, mais les vend à des prix de détail, qui sont généralement plus élevés que les prix de gros.

• Les grossistes : un grossiste achète de grandes quantités de marchandises auprès de fabricants ou de distributeurs et les revend à d'autres entreprises dans le cadre d'un commerce de gros.

• Les importateurs / exportateurs : un importateur-exportateur est une entreprise qui importe et exporte des produits. Il peut s'agir d'un fabricant, d'un négociant ou d'un courtier.

• Les distributeurs : un distributeur est une entreprise qui achète des produits à des fabricants ou à des grossistes pour restaurant et les vend à des détaillants à un prix supérieur à celui qu'ils ont payé (ce que l'on appelle la marge bénéficiaire).

• Les fabricants : ces entreprises fabriquent et fournissent donc des matières premières. Par exemple, si vous gérez une boulangerie, le fabricant fournira la farine et les autres ingrédients nécessaires à la fabrication des produits de boulangerie.

Qui sont les fournisseurs d'un restaurant ?

Un restaurant a de nombreux fournisseurs, certains évidents, d'autres moins.

Les plus évidents sont les produits alimentaires tels que la viande, le poisson et les légumes. Ils proviennent d'agriculteurs ou de grossistes locaux, avec lesquels le restaurant peut entretenir des relations depuis un certain temps. L'agriculteur peut même livrer les produits directement au restaurant. Viennent encore les boissons , les condiments et autres produits alimentaires de base (farine, épices, huiles) utilisés dans la préparation des repas.

Les autres fournisseurs sont les produits de nettoyage comme le savon et l'eau de Javel, qui peuvent être achetés en vrac dans les supermarchés ou les magasins. Les produits en papier tels que les serviettes de table et les essuie-mains sont également achetés auprès d'autres sources.

Les fournisseurs d'équipement produisent tout, des couteaux et spatules aux réfrigérateurs et fours utilisés dans les cuisines du monde entier. Ils comprennent les fabricants d'équipements de cuisine (y compris les lave-vaisselle, les fours et les réfrigérateurs) ainsi que les fournisseurs de verrerie (verres à vin), coutellerie (couteaux) et vaisselle.

À quoi reconnaît-on un « bon » fournisseur ?

Première chose à savoir : non, tous les fournisseurs ne conviennent pas à tous les types de restaurants ni à tous les types de cuisines. Un fournisseur de restaurant gastronomique par exemple, ne va pas proposer les mêmes produits qu’un prestataire spécialisé dans les fast-foods. Dans votre intérêt, nous vous conseillons vivement de choisir des prestataires en lien avec votre offre, votre typologie de cuisine et votre concept.

Un fournisseur professionnel en restauration se reconnaît à la qualité des produits qu’il vend, mais pas uniquement. Ce qui fait la différence, c’est sa capacité à comprendre et répondre aux attentes de ses clients. À analyser ses besoins et son fonctionnement pour lui assurer des livraisons dans les délais et sans erreur. Un véritable professionnel connaît vos besoins, le ratio de rotation de vos stocks, et prépare ses commandes en conséquence. Il fait également preuve de la plus grande transparence sur l’origine de ses produits, ses tarifs et ses délais.

Gardez bien en tête que de la performance de vos fournisseurs dépend en grande partie celle de votre restaurant.

Pour citer Éric Briffard, meilleur ouvrier de France et chef du restaurant le Cinq (deux étoiles au Michelin) « Sans les produits, on n’est rien ». Aussi, ces décisions se prennent lors de la phase de création de votre restaurant. Idem pour le recrutement du personnel, cela reste le meilleur moyen d’éviter les imprévus (défaillance d’un fournisseur, changement de dernière minute, etc.).

Comment choisir les bons produits en fonction du système de production retenu par le restaurateur ?

Commencez par définir vos besoins. Pour l’approvisionnement du restaurant, outre les éléments de départ (tables, chaises, équipements de cuisine, comptoir, rangements, etc.) qui ne s’achètent qu’une fois, comptez au moins 5 grandes catégories :

• Produits frais

• Fruits et légumes

• Produits transformés

• Produits d’hygiène

• Emballages

Important : ne négligez pas le choix du fournisseur d’emballage alimentaire. Le design et la qualité de vos emballages reflètent l’image de votre restaurant.

Une fois vos besoins définis, établissez votre budget. En vous basant sur votre carte et vos marges théoriques, mais aussi sur vos fiches recettes. Indispensables en restauration, ces fiches cuisine (aussi appelées fiches techniques) se présentent comme une recette classique, avec le détail de chaque ingrédient, sa quantité, l’unité de mesure et les étapes de préparation, mais avec en prime le prix à l’achat et unitaire.

Comment se fournissent les restaurateurs ?

« Où se fournir en tant que restaurateur ? » s’interrogent les restaurateurs en herbe. Par réflexe, on pense en priorité aux grossistes de restauration , comme Metro ou Transgourmet, qui peuvent faire à la fois office de fournisseurs de matériel pour restaurant, de grossiste, de maraîcher, de boulanger, etc.

Vous trouverez facilement un grossiste pour restaurant en ligne, le réseau est extrêmement vaste et diversifié. Voici une sélection de 20 fournisseurs et grossistes alimentaires pour votre restaurant :

Outre les sites web et annuaires spécialisés, les salons, organismes professionnels places de marchés et médias spécialisés sont d’excellents viviers de fabricants, grossistes et fournisseurs.

Il existe des fournisseurs spécialisés dans certains produits, ou certaines catégories de produits. C’est le cas de Réseau Krill, un grossiste de choix spécialisé dans les glaces et les viandes. Ou encore de Chez le Fromager, un fournisseur de produits laitiers spécialisé dans les fromages AOC/AOP du Massif central.

Trouver des fournisseurs n’est pas bien compliqué. C’est de les choisir qui est difficile. Soyez particulièrement attentifs à :

• La variété des produits et leur provenance (locale ou régionale)

• Le mode de livraison : livraison ou Cash & Carry

• La politique tarifaire

• La zone de chalandise

La solution ? Le bouche-à-oreille. Dans une interview accordée au Huffington Post, Xavier Denamur , propriétaire de plusieurs affaires dans le Marais, dont Les Philosophes et Le Petit Fer à Cheval, explique que se partager les bons plans fournisseurs est une pratique courante dans la restauration : « Les restaurateurs voisins me demandent mes adresses, alors on partage les fournisseurs, les livraisons, c’est bon pour tout le monde. On comprend que grâce à l’échange d’information, on peut se défendre face aux gros faiseurs. »

Comment choisir un fournisseur de restauration ?

Un fournisseur alimentaire professionnel en restauration n’est pas un simple prestataire : c’est un partenaire essentiel à la réussite de votre restaurant. Comme précisé en début d’article, tous les fournisseurs ne conviennent pas à tous les restaurants. Cela étant dit, on retrouve des critères de sélection communs à tous les établissements :

• Le rapport qualité-prix : comparez le rapport qualité-prix, sans oublier les coûts cachés (transports, frais spécifiques aux produits importés, etc.) ;

• La part d'importation du catalogue produits

• Le catalogue produits

• Les modes de paiement acceptés

• Les banques du fournisseur

• Les conditions d’achat et facilités de paiement **** ; c’est un véritable sujet, car la gestion des factures peut rapidement devenir problématique en restauration.

• Les conditions et délais de livraison ;

• Les services proposés : existe-t-il un SAV ? Une assistance technique ? Des outils d’aide à la vente ?

• Les zones de chalandise et de livraison

• Les certifications et démarches qualités ;

• La conformité aux normes et règles sanitaires

Le sourcing fournisseur en 6 étapes

La sourcing fournisseur est le processus par lequel une entreprise identifie les fournisseurs qui lui fourniront des biens et des services. Voici six étapes à suivre pour s’approvisionner auprès d’un fournisseur :

Fournisseur local ou grande distribution ?

Les deux ! Privilégiez des fournisseurs qui partagent vos valeurs. Actuellement, la tendance est au bio et au local. Les clients apprécient les circuits courts et le made in France. Agissez en conséquence en optant pour des acteurs locaux.

Par ailleurs, contrairement aux idées reçues, le local ne coûte pas beaucoup plus cher. Et de nombreux fournisseurs alimentaires travaillent désormais en collaboration avec des particuliers, plutôt qu’avec des distributeurs, notamment pour les produits frais ! Rapprochez-vous des fermiers et producteurs locaux , en gardant sous la main un producteur national pour pallier les imprévus et gérer vos approvisionnements en denrées transformées et épicerie.

Vous pouvez partir sur la répartition suivante :

• Produits frais : fournisseurs locaux

• Fruits et légumes : fermiers, maraîchers

• Produits transformés : fournisseurs locaux/nationaux

• Produits d’hygiène : distributeurs

• Emballages : distributeurs

Pourquoi ce choix ? Parce que, d’une part, cela vous évite de mettre tous vos œufs dans le même panier, en vous reposant sur un seul type de fournisseur. D’autre part, vous êtes gagnant à la fois sur le prix et sur la qualité des produits.

Les fruits, les légumes et la viande produits localement et dans le respect des normes du bio séduiront davantage les consommateurs tandis que sur l’épicerie , le B.O.F (beurre, œufs, fromage) ou le surgelé, vous obtiendrez des tarifs plus compétitifs, pour la même qualité, avec un grossiste pour restaurant. Idem pour les « petits essentiels » de la cuisine (les sacs poubelles, l’essuie-tout, les pailles, etc.). Ainsi, tout le monde y trouve son compte.

Les enjeux du paiement des fournisseurs dans la restauration

Dans le secteur de la restauration, le paiement des factures est un processus complexe. En fait, c'est l'une des raisons les plus courantes de la faillite des restaurants. Il y a plusieurs raisons à cela :

L'absence de gestion centralisée des factures

Outre le grand nombre de fournisseurs, chaque facture dispose de plusieurs canaux d'envoi (e-mail, fax ou lettre) et elle est souvent collectée par différents membres du personnel (serveurs, commis, maîtres d'hôtel, économes, etc.) qui ne connaissent pas toujours les politiques de paiement de l'entreprise.

Des échéances de paiements variées

En outre, les restaurants s'approvisionnent auprès de nombreux fournisseurs, qu'ils paient souvent selon des calendriers différents. Par exemple, un restaurant peut d'approvisionner en fruits et légumes deux fois par semaine et les payer une fois par semaine. Il peut aussi acheter de la viande à un autre fournisseur qui l'expédie pendant la nuit et le paie dès que possible après réception de la cargaison.

Le manque de liquidités

En tant que restaurateur, vous devez payer vos factures à temps pour que votre entreprise reste solvable, mais certains fournisseurs exigent d'être payés à l'avance ou dans les 30 jours suivant la livraison. Si vous êtes un petit restaurant qui a beaucoup de fournisseurs et relativement peu de liquidités, vous risquez de vous retrouver rapidement à court de trésorerie si vous payez vos fournisseurs trop tôt.

Qu'est-ce que tout cela signifie pour vous ? Que si vous voulez que vos dettes soient payées plus rapidement, vous devez faire trois choses :

1. Améliorer la communication **** entre votre système comptable et vos fournisseurs.

2. Réduire le nombre de fois où les factures doivent être chargées dans votre système comptable

3. Mettre en place un échéancier de paiements et planifier le maximum de paiements récurrents

Pour optimiser la gestion des factures, et donc réduire les délais de paiement, les restaurateurs sont de plus en plus nombreux à employer des solutions d'automatisation du cycle fournisseur.

Gestion des commandes fournisseurs : l'auto-match des factures et bons de commande

Le suivi des flux de trésoreries et le contrôle des livraisons sont des étapes chronophages mais essentielles à la maîtrise des coûts matières dans la restauration. Un produit manquant facturé, des quantités supérieures à celles commandées... autant de facteurs qui peuvent impacter au quotidien les ratios et les stocks du restaurant.

Dès à présent, les restaurateurs peuvent retrouver tous les documents associés à un même numéro de commande, et éviter les nombreux aller-retours lors de la validation.

Toute facture importée dans Libeo peut être associé à sa commande (ou un avoir) lors du contrôle. Une façon de s'assurer que les données contenues dans la facture et le bon de commande sont exactes à 100%.

Les documents sont automatiquement reconnus et dès lors que le numéro de commande figure sur la facture du fournisseur, les documents associés sont automatiquement proposés.

De quoi faciliter le quotidien des utilisateurs et leur permettre de gagner en temps, en productivité et en efficacité.