Restaurants : 4 conseils pour assurer en gestion fournisseurs

La réussite d’un restaurant dépend de sa cuisine, de la qualité de son service, de sa communication, mais aussi des fournisseurs choisis et de la relation entretenue.

TRAVAILLER AVEC LES FOURNISSEURS : LES DÉFIS DE LA CHAÎNE D'APPROVISIONNEMENT

Matières premières, produits transformés, boissons, mobiliers… Dans le domaine de la restauration, les fournisseurs sont une composante essentielle de la réussite des entreprises. Si l’image de marque d’un établissement de bouche est étroitement liée à la qualité de la cuisine proposée, elle est également impactée par le sérieux des fournisseurs avec lesquels il travaille.

Pour assurer la santé financière de son restaurant, il est indispensable de bien choisir ses fournisseurs en fonction de son concept et des attentes des clients. Le choix des partenaires commerciaux dépend également :

• Du rapport qualité-prix et de la marge souhaitée.
• Des labels et autres certifications détenus.
• De la localisation.
• Des conditions d’achat, de paiement et de livraison proposées.

La relation fournisseur est tout aussi importante. Stratégique pour la réussite d’un restaurant, elle constitue un véritable avantage compétitif si elle est considérée sur le long terme. Ses enjeux sont nombreux :

• Compétitivité en hausse.
• Réduction des coûts.
• Hausse de la satisfaction client.
• Meilleure gestion des stocks.
• Augmentation du rendement et des marges sur le long terme.
• Amélioration de la performance des fournisseurs…

En restauration, la gestion fournisseur est essentielle pour conserver une trésorerie suffisante. Elle a un réel impact sur le fonds de roulement et donc sur les liquidités dont dispose l’entreprise pour régler ses factures, notamment lorsqu’elles ont été émises par les fournisseurs. En effet, la plupart des déséquilibres financiers sont issus d’une mauvaise gestion, en particulier lorsque les factures fournisseurs se multiplient.

Pour que la gestion fournisseur en restauration soit de qualité, il faut que l’environnement soit favorable, tant pour le restaurant que pour les fournisseurs. Elle est étroitement liée à une parfaite connaissance de ses partenaires commerciaux et au respect des délais de paiement des factures fournisseurs. Pour ce faire, le restaurateur doit se placer dans une démarche d’amélioration continue.

4 CONSEILS POUR UNE BONNE GESTION DES FOURNISSEURS EN RESTAURATION

Depuis plusieurs années, le secteur de la restauration s’est digitalisé. De la réservation en ligne, à la gestion automatisée des plannings, en passant par le Click & Collect, les solutions numériques se sont multipliées. Le monde de la restauration doit en profiter pour assurer une parfaite gestion de ses fournisseurs.

1) Contrôler systématiquement ses factures

Un restaurant peut traiter avec des dizaines de prestataires, et donc tout autant de factures à gérer. Pour chaque facture, il faut vérifier son contenu et sa conformité avec le bon de commande. Une mission délicate pour le restaurateur, compte tenu des missions chronophages qu’il doit assurer tous les jours : services, logistique, gestion des plannings, des clients, des équipes, des stocks ou encore de la salle. C’est d’autant plus vrai qu’un dirigeant de restaurant n’a pas toujours les compétences requises en comptabilité. Pourtant, la gestion des factures fournisseurs conditionne la qualité de la gestion de la chaîne d’approvisionnement.

Lorsqu’il reçoit une facture fournisseur, le restaurateur doit s’assurer qu’il n’y a pas d’écart entre les marchandises reçues et la commande passée. Il doit contrôler l’authenticité de chaque facture et vérifier :

• Son prix.
• Les quantités indiquées.
• La présence d’une éventuelle erreur dans la commande.
• L’absence de frais supplémentaires.

Le traitement des factures est chronophage et empêche le dirigeant de se concentrer sur son cœur de métier. Il doit pourtant se montrer rigoureux pour régler ses factures dans les temps et éviter les impayés. Grâce au digital, certains outils de gestion de factures fournisseurs, comme Libeo, centralisent et contrôlent automatiquement l'import des factures :

Très pratique, cet outil offre un véritable gain de temps au restaurateur qui peut gérer plus facilement ses tâches administratives.

2) Payer ses factures ni trop tard, ni trop tôt !

De nombreux restaurants ferment chaque jour, généralement à la suite d’une mauvaise gestion financière. Un restaurateur n’est pas un expert-comptable. Il n’a pas forcément le temps et les compétences pour gérer ses fournisseurs et leurs factures.

En dehors du personnel, l’achat de matières premières est l’un des postes de dépenses les plus importants en restauration. La gestion des fournisseurs est capitale pour la trésorerie dans la mesure où :

• Elle est impactée lorsque les factures fournisseurs sont payées trop tôt.
• Le restaurateur peut se voir affecter des pénalités financières et faire face à des difficultés relationnelles avec ses fournisseurs si les factures sont réglées en retard.

La trésorerie doit être correctement gérée pour ne pas mettre en danger son activité. Par exemple, payer trop rapidement ses fournisseurs peut mettre à mal la trésorerie de l’entreprise, notamment si ses entrées d’argent habituelles sont retardées. Pour éviter de tels problèmes, il est possible de :

• Négocier le règlement de la facture sans acompte.
• Négocier les délais de paiement.

3) Bien savoir communiquer

Il est toujours bon d’insister sur ce point : les fournisseurs sont l’un des éléments clés sur lesquels s’attarder pour assurer la réussite de son restaurant. De ce fait, il est indispensable d’entretenir de bonnes relations avec eux.

De ce point de vue, le secteur de la restauration est un secteur unique. Marqué par un grand nombre de petites unités détenues individuellement, elle présente des défis uniques sur le plan commercial, auxquels d’autres industries ne sont pas confrontées. Dans d’autres secteurs, il existe d’autres intermédiaires entre le fournisseur et le restaurateur qui facilitent la communication, alors que dans le secteur de la restauration, la communication est purement individuelle.

Pour maintenir de bonnes relations commerciales avec vos fournisseurs, il y a certaines choses à ne pas faire. Communiquer efficacement avec vos fournisseurs peut vous aider à établir une relation commerciale solide. Les conseils suivants peuvent vous y aider :

1. Demandez toujours une facture ou un reçu lorsque vous payez de l’argent à une autre entreprise.
2. Si votre fournisseur vous demande de payer par virement bancaire, demandez-lui toujours d’envoyer une facture avant d’effectuer le virement. Ainsi, en cas de problème, vous pourrez réclamer votre argent via la facture.
3. Veillez à assurer un suivi rapide et efficace de tout problème ou plainte.
4. N’oubliez pas de remercier votre fournisseur pour le temps et les efforts qu’il consacre à vos affaires.
5. Si possible, échangez vos coordonnées afin de rester en contact.

En restauration, une bonne gestion fournisseur permet de s’assurer d’être livré en temps et en heure. Un fournisseur satisfait d’un client aura même tendance à le prioriser au moment de bâtir son planning de livraison. De même, il sera plus susceptible d’accepter une négociation tarifaire. Le volume des commandes, les conditions de livraison ou encore les délais de paiement sont autant de facteurs dont peut se servir le restaurateur pour négocier.

L’un des meilleurs leviers reste toutefois la confiance. Adopter une bonne gestion fournisseur en restauration permet de démontrer sa capacité à régler les factures dans les temps et de gagner la confiance de ses partenaires commerciaux.

4) Automatiser ses processus de paiement

Aujourd’hui, le digital a pris le pas sur le papier. De nombreux outils digitaux sont ainsi accessibles au restaurateur qui souhaite améliorer sa gestion fournisseur.

• Adopter un logiciel de gestion fournisseur en restauration présente de réels avantages pour le chef d’entreprise. En effet, il permet de :
• Centraliser les données fournisseurs et gagner un temps précieux en ayant une vue globale sur ces informations.
• Mieux choisir les fournisseurs pour chaque achat.
• Optimiser le paiement des factures fournisseurs de sorte à être dans les délais.
• Faciliter la gestion des factures et des litiges.
• Améliorer la traçabilité des documents.

À la recherche d’une solution pour appliquer tous ces conseils ? Libeo, c’est une solution automatisée pour suivre le traitement des factures de leur réception à leur mise en paiement. En plus d’optimiser votre gestion des stocks, notre outil vous permet de visualiser précisément vos flux par fournisseur :

Mais ce n’est pas tout : lors de l’import dans Libeo, les factures sont systématiquement contrôlées, avant d’être validées. Les informations contenues sont passées au crible pour identifier des problèmes de montants, de date, ou encore de doublons de factures.

Libeo propose plusieurs options de paiement : immédiat, à échéance, versement d'acompte, etc. L'utilisateur peut aussi demander une approbation, ou bloquer la facture en attente d'informations :

Depuis le tableau de bord, retrouvez les factures à payer et à contrôler. De cette façon, repérez rapidement les retards, les problèmes de liquidité ou encore les tentatives de fraude.