Gestion des factures fournisseurs : les dernières fonctionnalités de Libeo

Comment traiter les factures des fournisseurs ?

Le traitement des factures fournisseurs est une composante du cycle d'achat, ou Procure-to-Pay.

• Les flux d'informations (suivi de commande, de livraison)
• Les flux financiers (paiement fournisseur, versement d'acompte, facture de transport, etc.)
• Les flux physiques (approvisionnement, livraison)

Le traitement comptable des factures fournisseurs débute par la collection des pièces comptables jusqu'au paiement et à l'archivage des factures. Les enjeux sont multiples :

• La récupération de toutes les pièces justifiant la transaction (facture, bon de commande, de livraison, devis, etc.).
• Le paiement de la facture dans les temps.
• Le maintien de relations commerciales pérennes.
• L'export des données de facturation dans la comptabilité
• Le bon déroulement du paiement

Tout au long de ce processus, plusieurs niveaux de contrôles sont nécessaires pour s'assurer de l'authenticité des factures, l'identité du fournisseur et la sécurité du paiement. Le traitement des factures peut s'effectuer manuellement par les équipes comptables, ou à l'aide d'un logiciel de gestion des factures. Cette seconde option est recommandée afin d'éviter les erreurs de saisie.

Comment suivre les factures fournisseurs de la réception jusqu'à l'archivage ?

Pour gérer la comptabilité fournisseur efficacement, on cherchera à automatiser le plus de tâches possibles, tout en maintenant un niveau de sécurisation élevé. Au sein des entreprises, notamment les secteurs du commerce et de l'hôtellerie-restauration, qui gèrent beaucoup de fournisseurs, les fonctions Achats et Comptabilité s'appuient de plus en plus sur les solutions dématérialisées pour traiter et payer leurs factures.

Voici, schématisé, le traitement des factures d'achats, depuis la réception jusqu'à l'archivage final, avec une solution de traitement automatisée :

Agrégez vos comptes bancaires sur Libeo pour une vue centralisée de votre trésorerie

Depuis l’onglet Flux bancaires du menu principal, tous les utilisateurs de Libeo peuvent synchroniser un ou plusieurs compte(s) bancaire(s) externes pour bénéficier d’une vue centralisée de la trésorerie de l’entreprise au sein de Libeo.

Une fois une synchronisation initié avec un compte bancaire, vous voyez l’historique de vos transactions ainsi que le solde du compte bancaire. Le solde bancaire vous indique le solde à date de votre compte ainsi que le solde à venir qui prend en compte les paiements en cours sur votre compte.

Si vous avez plusieurs comptes bancaires, vous pouvez bien entendu tous les synchroniser et les visualiser dans Libeo. En filtrant sur un des comptes bancaires synchronisés, vous verrez ainsi les transactions et le solde du compte sélectionné.

Visualisez votre solde de trésorerie lors du paiement de la facture

Mais ce n’est pas tout ! A partir de maintenant, ne vous demandez plus à chaque règlement de facture quel est votre niveau de trésorerie.

Lors de chaque paiement, qu’il s’agisse d’un paiement immédiat ou programmé, Libeo calcule et vous indique votre solde de trésorerie disponible à date.

Si par exemple vous planifiez un paiement à la date d’échéance, Libeo vous indique le solde à cette date prévue en prenant en compte tous les paiements en cours sur Libeo.

Récupérez automatiquement vos factures payées dans vos espaces clients

La première étape pour faciliter une bonne gestion de votre trésorerie est d’avoir toutes vos factures fournisseurs à un seul et même endroit. Alors comment éviter les heures entières passées à chasser toutes vos factures d’achats ?

Vous pouvez maintenant récupérer automatiquement les factures déjà payées sur des plateformes comme Google Ads, Amazon ou bien Bouygues Telecom. Pour mettre en place la collecte automatique, rendez-vous dans votre onglet Intégrations depuis vos paramètres. Cliquez ensuite sur "Collecte de factures" :

Un nouvel onglet depuis lequel vous pouvez sélectionner les comptes à connecter :

Vous n’avez plus qu’à sélectionner les plateformes de votre choix et saisir vos informations de connexion.

Une fois la collecte automatique configurée, vos factures arrivent directement dans vos Imports à contrôler. Et pour garder l’esprit tranquille, vous recevez une notification par email lorsqu’une nouvelle facture importée automatiquement est à contrôler.

Connectez vos outils à Libeo pour automatisez votre gestion financière

La gestion financière de votre entreprise peut nécessiter plusieurs outils. Il est néanmoins difficile de maintenant l’intégrité des données entre chacun et de bénéficier d’une vue consolidé. Cela requiert souvent beaucoup de saisie manuelle.

C’est pourquoi Libeo a construit une intégration avec Zapier pour vous permettre de créer des factures automatiquement dans Libeo depuis votre outil préféré.
En quelques clics, vous pouvez utiliser cette intégration pour créer des factures automatiquement depuis des outils comme :

• Google Sheets
• Airtable
• Zoho
• Xero
• Typeform
• Et bien d’autres

Selon votre déclencheur choisi, une facture sera automatiquement créée dans votre compte Libeo et pourra être payée en 1 clic. Pratique n’est-ce pas ?

Connectez votre compte Dext pour payer vos factures directement dans Libeo

Bonne nouvelle pour les utilisateurs de Dext ! Une nouvelle intégration entre Libeo et Dext vous permet maintenant de payer facilement toutes les factures fournisseurs sans aucune saisie manuelle inutile. Avec la nouvelle intégration entre Libeo et votre compte Dext, vous retrouvez automatiquement chaque facture validée sur Dext dans Libeo.

Vous avez sans aucune saisie dans l’interface Libeo les informations clés de vos factures :

• La date d’échéance
• Le montant TTC
• Le fournisseur
• La description

Au sein de l’interface Libeo, vous n’avez plus qu’à payer en 1 clic, avec ou sans IBAN.
Retrouvez ici toutes les informations nécessaires pour mettre en place l’intégration.

Vous êtes un utilisateur de Libeo ? Connectez-vous pour tester nos nouveautés produit.

Nous espérons que toutes ces nouveautés rendront encore plus simple la gestion et le paiement de vos fournisseurs. On se donne RDV le mois prochain !