Le circuit d'approbation fournisseur est un processus qui permet de valider les factures fournisseurs avant leur paiement. Découvrez comment le mettre en place.

Qu'est-ce que le circuit d'approbation fournisseur ?

Le circuit d'approbation fournisseur est un processus de validation des factures fournisseurs. Il permet de s'assurer que les factures reçues sont conformes aux commandes passées et aux prestations réalisées, avant de procéder à leur paiement.

Ce circuit d'approbation implique généralement plusieurs intervenants :

• Le demandeur : la personne qui a initié la commande ;

• Le responsable : la personne qui valide la commande ;

• Le comptable : la personne qui enregistre la facture en comptabilité ;

• Le trésorier : la personne qui procède au paiement de la facture.

Pourquoi mettre en place un circuit d'approbation fournisseur ?

Le circuit d'approbation fournisseur présente plusieurs avantages :

• Contrôle des dépenses : il permet de s'assurer que les dépenses sont conformes aux budgets alloués ;

• Prévention de la fraude : il réduit les risques de fraude en impliquant plusieurs intervenants dans le processus de validation ;

• Amélioration de la relation fournisseur : il permet de payer les fournisseurs dans les délais convenus, ce qui améliore la relation commerciale.

Comment mettre en place un circuit d'approbation fournisseur ?

Pour mettre en place un circuit d'approbation fournisseur, il convient de :

1. Définir les rôles et responsabilités de chaque intervenant dans le processus ;

2. Établir des règles de validation claires (montants, types de dépenses…) ;

3. Choisir un outil adapté pour automatiser et tracer les validations ;

4. Former les équipes à l'utilisation de cet outil.

Des solutions comme Libeo permettent d'automatiser le workflow de validation des factures fournisseurs, en impliquant les bons intervenants au bon moment.