Gestion des encaissements clients : comment se faire payer à temps ?

Procédure d’encaissement : définition

On parle souvent d’encaissement client en comptabilité, mais c’est quoi, au juste, l’encaissement ? Comment faire de l’encaissement une procédure simple et structurée ?

La procédure d’encaissement client (ou recouvrement) consiste à obtenir le paiement de vos services. En comptabilité, l’encaissement fait partie de la gestion de la trésorerie et de la gestion financière. Il permet également de contrôler les coûts et d’améliorer les flux de trésorerie. Sans une procédure d’encaissement suffisamment bien huilée, votre entreprise ne pourra pas fonctionner correctement, car vous risquez de ne pas avoir assez de liquidités pour faire face à toutes vos dépenses.

Il existe différents moyens d’encaisser ses clients :

• Par chèque ou en espèces. Cela fonctionne bien si vous avez affaire à des personnes qui habitent à proximité et qui n’ont pas peur de payer en liquide pour quelque chose dont elles ont besoin immédiatement.
• Le paiement par carte de crédit ou par un système de paiement en ligne tel que PayPal ou Stripe.
• Les remises aux clients qui paient d’avance au lieu d’attendre de recevoir le produit ou le service (ou même d’être payés pendant qu’ils attendent). On parle aussi d’escompte sur facture.

Comment gérer les créances clients ?

La gestion du poste client est une tâche qui demande à la fois de la fermeté et du tact : comment gérer les encaissements sans dégrader les relations commerciales en cas d’impayés ?

La première étape de la gestion de vos créances clients consiste à mettre en place un système automatisé qui suit chaque facture à mesure qu’elle entre et sort du système. Cela vous permettra de suivre l’état de vos factures : en attente de paiement, à encaisser, à valider, relance effectuée, etc.

Vous devriez également être en mesure de voir combien d’argent chaque client vous doit à tout moment afin de vous assurer que vous ne donnez pas accidentellement un produit gratuitement ou que vous ne laissez pas quelqu’un dépasser sa limite de crédit.

Si votre entreprise vend des produits ou des services à crédit, vous pouvez envisager d’utiliser une solution logicielle qui vous permet de bénéficier de rappels de paiement automatiques et de relevés par e-mail ou par SMS. De cette façon, si quelqu’un ne paie pas sa facture à temps, il recevra un rappel immédiat afin qu’il puisse la payer correctement.

Les retards de paiement : un quart des faillites annuelles dans les TPE-PME

La première raison de l’échec des petites entreprises est l’incapacité à gérer les comptes débiteurs. Il ne s’agit pas de manquer de ressources financières, mais plutôt de ne pas savoir comment les gérer.

Le principal problème du recouvrement des factures impayées est qu’il entraîne souvent une perte de la bonne volonté et de la fidélité des clients. Vous pouvez utiliser les méthodes suivantes pour vous assurer que vos clients paient leurs dettes à temps :

• Notez toutes les informations relatives aux factures impayées : nom du client, adresse, numéro de téléphone et son adresse mail.
• Envoyez un rappel de facture par e-mail ou par courrier. Si possible, envoyez-le à plusieurs adresses (domicile et lieu de travail). Vous augmenterez ainsi vos chances d’être payé à temps.
• Informez votre client de l’imminence de pénalités de retard de paiement (le cas échéant). Vous pouvez le faire par téléphone ou par mail si vous avez une relation écrite avec vos clients.

Si votre client ne paie toujours pas après ces rappels, vous pouvez entreprendre plusieurs actions :

• Envoyer une lettre de relance ;
• Envoyer une mise en demeure ;
• Intenter une action devant le tribunal ;
• Lancer une procédure judiciaire à son encontre.

Comment Libeo rationalise le processus de paiement des factures

La fonctionnalité de gestion des comptes fournisseurs de Libeo permettent de couvrir le cycle d'achat de bout en bout. Techniquement, Libeo s’intègre avec les logiciels de production comptable et de pré-comptabilité, les banques de ses utilisateurs. De là, la plateforme importe et centralise les factures d'achats, qui sont classées par statut, date d’échéance et fournisseurs.

Sur Libeo, vos factures fournisseurs sont visibles depuis l’onglet « Payer ». Depuis cette page, vous pourrez suivre l’ensemble de vos factures, leur statut et leur date d'échéance :

Depuis Libeo, vous pouvez programmer vos paiements à la date souhaité : à échéance, paiement immédiat ou à une autre date. Vous pouvez également verser un acompte ou payer en devise étrangère :

Il ne vous reste plus qu'à suivre l'avancée de vos paiements et exporter vos écritures comptables dans la comptabilité. Vous pouvez retrouver chaque action effectuée sur une facture grâce au fil s'activité :