lettre de relance facture impayée 2e échéance

Modèle de lettre de relance facture impayée : 2e échéance

Face à certains clients qui ne règlent pas leurs factures en temps et en heure, il est parfois nécessaire d’entamer une procédure de recouvrement. Avant de saisier la justice, une solution à l’amiable peut être trouvée avec votre débiteur, notamment au travers de l’envoi d’une lettre de relance.

Votre première lettre de relance n’a pas produit les effets escomptés ? C’est le moment d’envoyer une lettre de relance pour facture impayée 2e échéance.

LETTRE DE RELANCE FACTURE IMPAYÉE 2E ÉCHÉANCE, À QUOI ÇA SERT ?

Les factures impayées, la bête noire des entrepreneurs

Les impayés font malheureusement partie du quotidien de nombreuses entreprises, des plus grosses aux plus petites. Leur impact est toutefois plus important pour les TPE et les PME qui ne bénéficient pas toujours de la trésorerie nécessaire pour couvrir les pertes financières générées.

En effet, les entreprises qui font face à une défaillance financière de leurs clients ne disposent pas toutes d’une réserve pour compenser le trou de trésorerie généré. C’est d’autant plus vrai pour les entreprises qui ont un gros client principal, ou celles qui viennent tout juste de se créer.

Les factures impayées représentent ainsi un véritable danger pour les entreprises qui peuvent en venir au dépôt de bilan dans les cas les plus graves.

Envoi d’une 2e lettre de relance : quels objectifs ?

La lettre de relance fait partie du processus de recouvrement amiable qui vous permet d’obtenir le paiement d’une facture impayée sans engager une procédure judiciaire qui peut être à la fois longue et coûteuse. Si elle n’a pas de valeur juridique, elle permet de témoigner à un client votre désir d’obtenir le paiement de la facture envoyée, sans dégrader les relations que vous entretenez avec lui.

Cette lettre de relance permet de prouver que vous avez tenté d’engager une procédure amiable restée sans résultat. Il est d’ailleurs essentiel de conserver des traces de l’envoi de ces courriers de relance. Si le recours à une procédure judiciaire s’avère nécessaire, ils feront office de preuve.

Bon à savoir : la lettre de relance pour facture impayée (2e échéance) n’a aucun caractère obligatoire. Son principal objectif est de conserver une bonne entente professionnelle avec le client.

ENVOYER UNE 2E LETTRE DE RELANCE POUR FACTURE IMPAYÉE

Quelles informations doit-elle contenir ?

Tout comme la 1re lettre de relance, la 2e doit comporter un certain nombre d’informations, à savoir :

  • Les informations sur votre entreprise ;

  • Les informations relatives à votre client ;

  • La référence de la facture ainsi que sa date ;

  • Le montant dû ainsi que les éventuelles pénalités de retard ;

  • La date d’exigibilité de la facture ainsi que le délai supplémentaire laissé à votre client.

Lire aussi : Comment calculer le montant des pénalités de retard ?

Il est conseillé d’accompagner votre lettre de relance de la facture concernée pour faciliter les démarches de votre client et l’encourager à vous régler rapidement le montant attendu.

Bon à savoir : même si vous attendez le paiement de votre facture depuis un certain temps, restez poli et courtois dans cette 2e lettre de relance. En effet, vous devez garder en mémoire que l’objectif de ce courrier est d’obtenir votre paiement sans dégrader vos relations avec votre fournisseur.

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Quand envoyer sa 2e lettre de relance ?

La 2e lettre de relance fait suite à l’envoi d’un premier courrier au débiteur, malheureusement laissé sans réponse. L’envoi de ce deuxième courrier ne peut toutefois être réalisé que si le recouvrement de la facture est toujours légitime. Vous devez ainsi vous assurer qu’il existe une créance, que celle-ci est bien liquide et qu’elle est exigible.

La 2e lettre de relance est envoyée avant la mise en demeure. Celle-ci constitue la dernière étape de la procédure amiable avant d’entamer un recours en justice.

Modèle de lettre de relance facture impayée — 2e échéance

Voici un modèle de lettre de relance pour facture impayée (2e échéance) dont vous pouvez vous inspirer pour rédiger la vôtre.

[Coordonnées de votre entreprise]

[Coordonnées du client]

Objet : [XXX]

[Ville], le [date],

Madame, Monsieur [Nom du client],

Dans le courrier que nous vous avons envoyé en date du [Date], nous vous avions demandé de régler la facture [Référence de la facture], d’un montant de [XXX] euros.

Sauf erreur, nous n’avons toujours pas reçu votre règlement. Nous vous demandons donc de bien vouloir procéder au paiement de ladite facture dès à présent.

Pour plus de simplicité, vous trouverez en pièce jointe une copie de la facture en question et de la première lettre de relance que nous vous avons envoyée.

Par avance, veuillez nous excuser si ce courrier vous parvient après que le règlement de notre facture nous ait été adressé.

Nous nous tenons à votre disposition en cas de besoin. Nous vous prions, Madame, Monsieur [Nom du client], de bien vouloir agréer l’expression de nos sentiments les plus distingués.

[Signature]
[Nom et Prénom].

QUE FAIRE  SI LA 2E LETTRE DE RELANCE RESTE SANS RÉPONSE ?

Si malgré l’envoi d’une lettre de relance pour facture impayée accordant une 2e échéance à votre client pour régler son dû, celui-ci ne vous répond pas, plusieurs solutions s’offrent à vous. Vous pouvez :

  • Envoyer une dernière lettre de relance ;

  • Envoyer une lettre de mise en demeure.

La troisième lettre de relance offre un dernier répit à votre client avant l’envoi d’une mise en demeure de payer. Bien qu’elle soit assez rare en pratique, il s’agit d’une solution de choix si vous faites face à un impayé avec l’un de vos clients les plus fidèles ou l’un de vos plus anciens clients.

Si vous décidez d’envoyer immédiatement une lettre de mise en demeure, vous entamez la dernière étape de la procédure de recouvrement à l’amiable. C’est la dernière possibilité pour votre client de régler la facture impayée avant d’entamer une procédure judiciaire.

Bon à savoir : avant de recourir à la justice, vous pouvez lancer une procédure d’injonction de payer ou assigner votre client en paiement en passant par des solutions comme LegalCity. Ces plateformes digitales accompagnent les entreprises dans le recouvrement de leurs créances.

Le saviez-vous ? Les retards de paiement sont responsables de 25% des faillites dans les PME chaque année. Pour ne pas en arriver là, passez au paiement en un clic avec Libeo.

Témoignage client : Hugo Volpei, fondateur de la startup Trone :

"En tant que start-up, le paiement des factures n'est pas une priorité. Libeo nous permet de gagner en temps et en efficacité et nous libère de ce sujet là. Libeo donne une vue simplifiée des grandes masses de dépenses sur la société." Lire la suite

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