Modèle de lettre de relance facture impayée : 1ère échéance

Comment relancer un client à l'amiable pour facture impayée ?

Les factures impayées, un fléau pour les entreprises

Les impayés constituent un véritable danger pour les entreprises et leur trésorerie. Une entreprise qui cumule un trop grand nombre de factures impayées risque de ne plus pouvoir régler ses factures et donc, à terme, de fermer boutique. C’est plus vrai encore pour les micro-entreprises, les TPE et les PME qui n’ont pas la trésorerie suffisante pour faire face à ces difficultés.

C’est également le cas des entreprises sous-traitantes qui travaillent souvent avec un seul client, et qui sont donc dépendantes de sa bonne volonté à régler ses échéances en temps voulu.

De nombreuses solutions existent pour se prémunir du risque de factures impayées. Voici cinq conseils pour percevoir les paiements à temps :

1. Assurez-vous que les contrats comportent des clauses relatives aux conditions de paiement et aux frais de retard.
2. Envoyez des rappels lorsque les paiements sont en retard, mais ne soyez pas pressant ou agressif à ce sujet.
3. Demander des acomptes pour chaque commande passée ;
4. Envisagez d'externaliser le suivi et le recouvrement de vos factures, afin que les rappels ne soient plus associés à votre entreprise, mais à l'agent chargé de les effectuer. De cette façon, les clients n'auront pas l'impression d'être mis sous pression.
5. Proposez des escomptes aux clients qui vous règlent avant échéance.

Lettre de relance de facture impayée : la première étape du recouvrement amiable

Vous faites face à un client récalcitrant qui n’a toujours pas payé la facture envoyée bien que la date d’échéance soit dépassée ? Dans ce cas, avant même d’aller en justice, vous pouvez entamer une procédure de recouvrement à l'amiable.

Cette étape est nécessaire dans la mesure où le retard de paiement peut être dû à une simple erreur d’inattention ou à un problème financier temporaire de votre client. Mieux vaut vous en assurer pour ne pas perdre un potentiel bon client.

Le recouvrement amiable se déroule en plusieurs étapes :

• Passer un premier appel téléphonique pour relancer votre client ;
• Envoyer une 1re lettre de relance pour facture impayée ;
• Envoyer une 2e lettre de relance pour facture impayée puis éventuellement une 3e ;
• Lui adresser une mise en demeure de régler la facture en question

Bien que facultative, la 1re lettre de relance pour facture impayée est d’une importance capitale. Son objectif est d’indiquer à votre client qu’il est en retard de paiement et donc de l’inciter à vous régler rapidement.

Ce document permet également d’entamer les démarches et de rassembler les preuves d’une tentative de résolution à l’amiable pour mettre toutes les chances de votre côté en cas de recouvrement par voie judiciaire.

Rédiger une lettre de relance pour facture impayée (1ère échéance)

Comment rédiger une première lettre de relance ?

Lorsqu’elle est envoyée pour la 1re échéance, la lettre de relance n’a pas de formalisme particulier à respecter. Elle doit comporter certaines informations dont :

• Vos coordonnées (nom de votre entreprise, adresse, contact, n° de SIRET) ;
• Les coordonnées de votre client (Nom, adresse postale) ;
• Le numéro de la facture impayée, ainsi que sa date ;
• Le montant à régler, y compris les pénalités de retard ;
• Une nouvelle date d’échéance à respecter pour effectuer le paiement.

Lire aussi : Comment calculer le montant des pénalités de retard ?

Cette lettre de relance pour facture impayée en 1re échéance peut être envoyée par mail ou par courrier, éventuellement en recommandé avec accusé de réception pour constituer des preuves si l’affaire doit être portée devant la justice.

Pensez à joindre à ce courrier une copie de la facture en question pour éviter tout malentendu et rendre le paiement aussi simple que possible pour votre client.

Modèle de lettre de relance pour facture impayée : 1re échéance

Voici un modèle de lettre de relance pour 1re échéance dont vous pouvez vous inspirer pour rédiger la vôtre.

[Vos coordonnées]

[Coordonnées du client]

Objet : 1re lettre de relance pour la facture n° [XXX]

[Ville], le [date],

Madame, Monsieur [Nom du client],

Sauf erreur de notre part, le paiement de la facture n° [XXX] en date du [XXX] d’un montant de [XXX] euros et payable avant le [date] ne nous est pas parvenu. Nous vous demandons donc de bien vouloir procéder au règlement le plus rapidement possible. Sans retour de votre part, nous nous verrons dans l’obligation de vous facturer les intérêts de retard, comme convenu dans nos conditions générales de vente.

Vous trouverez également un duplicata de la facture concernée en pièce jointe. Veuillez ne pas tenir compte de ce courrier si le règlement nous est parvenu avant la réception de cette première relance.

Nous vous prions d’agréer, madame/monsieur [Nom du client], l’expression de nos salutations les plus distinguées.

Signature
[Votre prénom, votre nom]

Que faire suite à l'envoi d'une première lettre de relance ?

Si l’envoi d’une 1re lettre de relance pour facture impayée ne suffit pas à convaincre votre client de régler son dû, vous pouvez lui en envoyer une deuxième, puis éventuellement une troisième, avant de lui faire parvenir une mise en demeure par courrier. Nécessitant un formalisme plus poussé, la mise en demeure peut être rédigée avec l’aide d’un huissier de justice ou d’un avocat.

Malgré vos tentatives, la procédure de recouvrement amiable n’a pas porté ses fruits ? Vous pouvez cette fois entamer une procédure judiciaire, notamment par le biais d’une injonction de payer. Pour cela, il vous suffit de transmettre le document Cerfa 12946 complété au greffe du tribunal compétent, accompagné de divers documents tels que la facture en cause, les conditions générales de vente et la preuve que des relances ont bien été envoyées.

Bon à savoir : pour faciliter la procédure de recouvrement et le suivi des factures, vous pouvez vous équiper d’une solution de gestion et de suivi de la facturation, avec relances intégrées.