Rédiger une lettre de demande de facture non parvenue

Dans les transactions B2B, l'émission et l'envoi d'une facture du fournisseur à son client est une obligation légale, régie par le Code du commerce. Si, lors de la clôture de l'exercice comptable, on constate des factures manquantes en comptabilité pour des biens / services payés, on parle alors de factures non parvenues (FNP) ou de facture à recevoir. Il s'agit des factures non transmises par la fournisseur avant la clôture d'exercice.

Ce type de facture fait l'objet d'une comptabilisation particulière. Pour la bonne gestion des comptes et dans un souci de transparence, il est important de récupérer les factures non parvenues auprès des fournisseurs.

Pour réclamer une facture, la façon la plus directe reste le téléphone. Mais il est préférable, pour des questions d'attestation, de conserver une trace écrite de sa demande. Apprenez à rédiger une formule de politesse pour envoyer une facture par mail.

Voici un exemple de lettre demande de facture non parvenue, à recopier et compléter :

[Expéditeur]

[Civilité] [Nom]

[Fonction]

[Adresse]

[CP] [VILLE]

[Mail]

[Destinataire]

A l’Attention de [Civilité] [Nom]

[Adresse]

[CP] [VILLE]

À [Lieu], le [Date]

Objet: Demande de facture non parvenue

Madame, Monsieur

Nous avons [fait appel à vos services pour.../avons commandé les biens suivants auprès de votre entreprise...] en date du [date], sous le numéro de commande [référence de la commande].

Nous vous avons fait parvenir un règlement de [montant] euros le [date] par [mode de paiement] et n'avons pas encore reçu la facture correspondante.

Nous vous remercions donc par avance de nous la transmettre dans les meilleurs délais.

Dans cette attente, nous vous prions de croire, Madame, Monsieur, en nos sincères salutations.

[Nom société]

[Civilité] [Nom Interlocuteur] [Fonction]

Comment écrire un mail pour demander une facture ?

Pour envoyer une demande de factures par mail, le plus rapide est de s'adresser au service comptabilité de votre fournisseur. Voici un exemple de mail de demande de facture manquante :

Madame, Monsieur,

Par un règlement en date du [date du paiement], nous avons payé la facture correspondant à [nature de la prestation], via [mode de paiement] pour un montant de [montant].

Or, à ce jour, notre service comptable n'a toujours reçu la facture correspond à cette prestation / nous souhaiterions obtenir un duplicata de la facture correspondante à ce paiement.

Pour cette raison, nous vous saurions grés de bien vouloir nous retourner cette facture par mail, à l'adresse adresser indiquée en expéditeur de ce mail/

Dans l'attente de votre retour, veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments respectueux.

N'hésitez pas à faire relire votre mail de relance par un collaborateur.

Fiche pratique : Comment suivre les factures fournisseurs ?

Comment obtenir une facture acquittée ?

Lorsqu'une facture porte la mention "Acquittée", c'est la preuve légale que son créancier a bien reçu le paiement correspondant. Il s'agit d'un justificatif juridique.

Pour qu'une facture soit dite "acquittée", outre la mention éponyme, elle doit comporter les 4 mentions ci-dessous :

• La date de règlement
• Le mode de paiement choisi
• Les références du règlement éventuellement
• La signature du fournisseur

Pour obtenir une facture acquittée, procédez graduellement :

1. Envoyez un e-mail au fournisseur
2. Appelez le fournisseur, demandez-lui s’il a reçu votre mail et quand il compte y répondre.
3. Envoyez-lui une lettre de demande de facture acquittée par recommandé avec avis de réception.
4. Passez à la facture électronique : la facture dématérialisée reste la meilleure solution pour éviter les factures manquantes !

Si vous effectuez un suivi auprès d'un client ou d'un fournisseur, il est important de connaître les règles de base de la rédaction d'un e-mail de suivi. Voici quelques conseils pour rédiger un e-mail de suivi efficace :

• Soyez poli(e) et courtois(e) ;
• Veillez à inclure toutes les informations nécessaires dans l'e-mail ;
• Faites des phrases courtes et concises.

Modèle de lettre de relance de facture fournisseur

Objet : Facture non parvenue

Madame, Monsieur,

Sauf erreur ou omission de notre part, nous sommes toujours en attente de la réception de la facture n° [numéro de la facture] en date du [date de la facture], correspondant à [nature de la prestation] d'un montant de [montant de la facture] euros. Hors le réglement de celle-ci est effectué depuis le [date d’échéance de la facture].

Vous trouverez en copie un duplicata de la dite facture. En revanche, si votre paiement venait à nous parvenir avant la réception de cette lettre, merci de ne pas en tenir compte.

Avec mes respectueux hommages, je vous prie d’agréer, Monsieur, Madame, l’expression de ma considération la plus distinguée.

Voici quelques conseils sur la façon de rédiger un mail de relance auprès d'un fournisseur :

• Indiquez l'ensembles des références de la facture manquante : cela facilitera la tâche de votre fournisseur
• Personnalisez vos prises de contact. C'est la clé pour récupérer vos factures plus rapidement.
• Configurez vos rappels en fonction des besoins de votre entreprise. La fréquence des rappels dépendra de la relation avec le fournisseur