À partir du 1er septembre 2026, chaque facture B2B émise en France ne sera plus qu'un simple PDF joint à un e-mail : elle deviendra un flux structuré qui traverse une succession d'étapes normalisées, chacune validée par un statut transmis à votre Plateforme Agréée (PA). C'est tout le cœur du pilotage opérationnel dans le cadre de la réforme facture électronique 2026 : les statuts du cycle de vie ne sont pas qu'une nomenclature administrative, ils pilotent votre trésorerie, vos relances fournisseurs et le pré-remplissage de votre TVA.
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À partir du 1er septembre 2026, chaque facture B2B émise en France ne sera plus qu'un simple PDF joint à un e-mail : elle deviendra un flux structuré qui traverse une succession d'étapes normalisées, chacune validée par un statut transmis à votre Plateforme Agréée (PA). C'est tout le cœur du pilotage opérationnel dans le cadre de la réforme facture électronique 2026 : les statuts du cycle de vie ne sont pas qu'une nomenclature administrative, ils pilotent votre trésorerie, vos relances fournisseurs et le pré-remplissage de votre TVA.
Ce guide complet déplie l'ensemble du cycle de vie : les 4 statuts obligatoires imposés par la DGFiP, les statuts recommandés utilisés par les PA sérieuses, un tableau opérationnel statut par statut avec les actions concrètes à mener côté acheteur comme côté fournisseur, un cas pratique chiffré sur 28 jours, les formats techniques Factur-X, UBL, CII, la procédure d'annulation et les sanctions prévues. Pour une référence condensée à garder sous la main, consultez plutôt notre fiche pratique statuts et cycle de vie de la facture électronique.
Contrairement à ce que l'on lit souvent, la DGFiP n'impose pas 36 statuts à toutes les entreprises. Le socle officiel repose sur 4 statuts obligatoires (Déposée, Rejetée, Refusée, Encaissée), complétés de statuts recommandés (mise à disposition, prise en charge, approuvée, en litige, suspendue...) et de statuts libres propres à chaque éditeur. Le chiffre de 36 provient d'une agrégation des statuts obligatoires, recommandés et des codes d'échange entre plateformes. Concrètement, votre PA en affichera en moyenne entre 15 et 20, et seuls 4 d'entre eux sont obligatoirement remontés au concentrateur d'e-reporting du Portail Public de Facturation (PPF).
Voici le guide détaillé pour comprendre chaque statut, savoir qui le déclenche, et surtout quelle action concrète activer côté acheteur ou côté fournisseur à chaque étape.
L'essentiel à retenir
4 statuts obligatoires imposés par la DGFiP : Déposée, Rejetée, Refusée, Encaissée. Les autres statuts (mise à disposition, prise en charge, approuvée, en litige...) sont recommandés mais non obligatoires.
Le statut Encaissée n'est obligatoire qu'en TVA sur les encaissements. Si votre entreprise est soumise à la TVA sur les débits, il reste facultatif mais très utile pour le pré-remplissage de la CA3.
Chaque statut déclenche une action : un rejet technique demande un correctif immédiat du fournisseur, un refus commercial ouvre un délai de négociation, une approbation libère le bon à payer côté acheteur.
Seule une Plateforme Agréée (PA) peut gérer ces statuts depuis le recentrage du PPF en octobre 2024. Les anciennes PDP ont été renommées PA à partir de juillet 2025.
Le socle technique repose sur la norme AFNOR XP Z12-012 (formats et statuts), version 3.1 des spécifications externes DGFiP publiée le 31 octobre 2025.
Pourquoi parler de 36 statuts alors que la DGFiP n'en impose que 4 ?
Le chiffre de 36 est une agrégation : 4 statuts obligatoires + statuts recommandés de la norme AFNOR XP Z12-012 + codes d'échange inter-plateformes. D'autres sources parlent de 44, en confondant avec les 44 cas d'usage B2B de la norme XP Z12-014 v1.3 (publiée le 26 février 2026). Au plan réglementaire, la seule obligation de la DGFiP porte sur les 4 statuts ci-dessous. Les autres sont recommandés ou libres, mais non imposés.
Bon à savoir : la version 3.1 des spécifications externes DGFiP, publiée le 31 octobre 2025, est la référence pour le démarrage du 1er septembre 2026. Tout éditeur ou PA qui se réfère encore à la version 2.x utilise un socle périmé.
Étape 1 : les 4 statuts obligatoires DGFiP, ce qu'ils signifient et qui les déclenche
Ces 4 statuts constituent le minimum légal que toute Plateforme Agréée doit gérer, depuis le dépôt de la facture jusqu'à son paiement. Ils sont transmis via l'API inter-PA et, pour trois d'entre eux, remontent au concentrateur d'e-reporting du PPF à des fins de suivi statistique et fiscal.
Statut 1 : Déposée
La facture est déposée par le fournisseur sur sa Plateforme Agréée. Ce statut déclenche le top départ du cycle : la PA effectue un premier contrôle de conformité technique (présence des mentions obligatoires, format valide, schéma XML bien formé) et, si tout passe, acheminera la facture vers la PA du destinataire.
Statut 2 : Rejetée
Rejet technique. La PA du fournisseur ou celle de l'acheteur refuse la facture pour non-conformité : format invalide, mentions obligatoires manquantes (TVA, SIREN, numéro de facture), code Factur-X corrompu, destinataire introuvable dans l'annuaire du PPF. Le statut Rejetée signifie : la facture n'a jamais été valablement reçue, elle doit être corrigée et redéposée.
Statut 3 : Refusée
Refus commercial. La facture est techniquement conforme et a bien atteint l'acheteur, mais celui-ci la refuse pour un motif métier : erreur de prix, quantité incorrecte, marchandise non livrée, prestation non réalisée, double facturation. Le statut Refusée ouvre alors une négociation entre les deux parties : soit un avoir, soit une facture rectificative, soit une levée du refus.
Statut 4 : Encaissée
La facture a été payée. Le fournisseur a reçu le virement (ou l'acheteur a reçu le paiement de l'avoir). Ce statut Encaissée contient les données de paiement servant au pré-remplissage automatique de la déclaration de TVA CA3 pour les entreprises assujetties à la TVA sur les encaissements (prestations de services notamment). Pour les entreprises assujetties à la TVA sur les débits, il reste facultatif mais vivement recommandé pour la traçabilité du cycle P2P.
Étape 2 : les statuts recommandés qui pilotent votre cycle P2P
En pratique, aucune DAF ne pilote son cycle achat avec seulement 4 statuts. Entre le dépôt et l'encaissement, plusieurs étapes intermédiaires méritent un signal pour déclencher les actions internes (validation, bon à payer, litige, suspension). Les PA sérieuses implémentent donc un ensemble de statuts recommandés définis par la norme XP Z12-012 :
Mise à disposition : la facture devient visible dans l'outil de l'acheteur.
Prise en charge : l'acheteur reconnaît l'avoir réceptionnée. Le délai de paiement légal commence à courir (art. L441-10 du Code de commerce).
Approuvée : bon à payer validé. Dans un circuit P2P avec une solution de facturation électronique conforme 2026, ce statut découle automatiquement de la clôture du circuit de validation.
Approuvée partiellement : approbation partielle, avec demande d'avoir ou de rectification sur le solde.
En litige : contestation sans refus intégral. Suspend le délai de paiement.
Suspendue : l'acheteur attend une pièce justificative (bon de livraison, contrat).
Complétée : la suspension est levée.
Paiement transmis : virement émis, encaissement en attente.
Bon à savoir : à la différence des 4 statuts obligatoires, ces statuts recommandés ne remontent pas au PPF. Ils circulent uniquement entre les deux PA concernées (celle du fournisseur et celle de l'acheteur) et sont consommés par les ERP et outils métiers de chaque partie.
Étape 3 : le mapping statut vers action concrète côté acheteur et côté fournisseur
Connaître la nomenclature ne suffit pas. Le vrai sujet pour un DAF ou un responsable comptable, c'est de savoir : quand ce statut apparaît, qu'est-ce que je dois faire dans les 24 heures qui suivent ? Voici le tableau opérationnel qui manque aux fiches pédagogiques habituelles.
Statut | Qui le déclenche | Action côté acheteur | Action côté fournisseur |
|---|---|---|---|
Déposée | Fournisseur (via sa PA) | Aucune. Attendre la réception sur sa propre PA. | Vérifier l'accusé de dépôt. Archiver la preuve de dépôt avec horodatage. |
Rejetée | PA (contrôle technique) | Aucune. La facture n'est pas considérée comme reçue. | Corriger le motif technique (format, mention manquante, SIREN). Redéposer dans les 48 heures pour ne pas impacter le cycle de paiement. |
Mise à disposition | PA acheteur | Intégrer la facture dans l'ERP ou l'outil de gestion. Déclencher le workflow de validation. | Relance commerciale en cas de prise en charge non confirmée au-delà de 5 jours ouvrés. |
Prise en charge | Acheteur | Lancer le rapprochement bon de commande / bon de livraison / facture. Le délai de paiement légal commence à courir. | Archiver la reconnaissance. Mettre à jour le tableau de relance. |
Approuvée | Acheteur (clôture validation) | Planifier le paiement selon l'échéance contractuelle. | Débloquer la comptabilisation du produit à recevoir si nécessaire. |
En litige / Suspendue | Acheteur | Notifier le fournisseur par message structuré. Suspendre le compte à rebours paiement. | Fournir la pièce ou la justification dans les meilleurs délais. Négocier. |
Refusée | Acheteur (motif commercial) | Émettre la demande d'avoir ou de rectification. Stopper la comptabilisation. | Émettre un avoir ou une facture rectificative via la PA. Ne pas re-déposer la même facture à l'identique. |
Encaissée | PA (après rapprochement bancaire) | Lettrer l'écriture comptable. Clôturer le dossier. | Lettrer l'écriture. Déclencher la relance si le statut ne passe pas à Encaissée dans les 5 jours suivant le paiement transmis. |
Cas pratique : une facture Carrefour City fournisseur qui traverse 7 statuts en 28 jours
Prenons un cas concret que nous traitons régulièrement chez Libeo : un fournisseur de produits frais émet une facture de 4 200 € TTC à un magasin Carrefour City franchisé. Voici les 7 statuts clés traversés par cette facture, avec les délais types observés sur notre base de 2 500+ clients dont plusieurs enseignes de la grande distribution.
J0, Déposée : le fournisseur pousse la facture Factur-X vers sa PA à 14h32. Le contrôle technique passe en 4 secondes.
J0 + 2 heures, Mise à disposition : la PA acheteur (celle de la centrale du réseau) reçoit la facture et la met à disposition du magasin. L'accusé est remonté au fournisseur.
J+1, Prise en charge : le responsable admin du magasin déclenche le rapprochement automatique bon de commande / bon de livraison / facture dans son outil P2P. Le délai de paiement de 30 jours commence à courir.
J+3, Suspendue : un écart de 4 % est détecté sur la quantité de yaourts livrés. Le statut passe en Suspendue, un message structuré demande le bon de livraison signé.
J+5, Complétée : le fournisseur transmet le bon de livraison via la PA. Le contrôle s'aligne, la suspension est levée.
J+6, Approuvée : le circuit de validation (responsable admin puis directeur magasin) donne son bon à payer. Le paiement est planifié à J+30.
J+28, Encaissée : le virement SEPA est émis par la centrale, le rapprochement bancaire côté PA fournisseur remonte le statut Encaissée. Les données de paiement alimentent le pré-remplissage TVA CA3 du mois suivant.
Ce cycle aurait pu connaître un scénario alternatif : Refusée si le bon de livraison manquant avait été réellement inexistant (produits non livrés), auquel cas un avoir aurait dû être émis. Ou Rejetée d'entrée si le SIREN du magasin franchisé avait été erroné dans l'annuaire du PPF, obligeant à redéposer après correction.
Étape 4 : formats techniques, annulation et cas Factur-X
Les statuts s'appliquent indifféremment aux trois format Factur-X, UBL ou CII (voir détail). La mécanique de cycle de vie est la même quel que soit le format.
Annuler une facture déjà déposée
Deux cas :
Avant prise en charge : le fournisseur peut demander à sa PA un retrait technique. Le statut bascule vers un code libre et la facture disparaît du flux.
Après prise en charge : l'annulation passe obligatoirement par un avoir, tracé comme une facture électronique à part entière avec son propre cycle. L'avoir fait référence à la facture d'origine via son numéro structuré.
Dans les deux cas, la traçabilité reste intégrale et l'administration fiscale peut reconstituer la chaîne en cas de contrôle.
Le cas Factur-X
Le Factur-X expliqué est un format hybride PDF + XML. Les statuts du cycle de vie s'appliquent au conteneur dans son ensemble : même si le destinataire ne lit que le PDF, sa PA doit remonter les statuts. Point essentiel pour les PME qui reçoivent un Factur-X d'un grand fournisseur sans avoir d'ERP XML-compatible.
Étape 5 : rôle de votre Plateforme Agréée dans la gestion des statuts
Depuis le recentrage du PPF annoncé en octobre 2024, le Portail Public de Facturation ne reçoit plus les factures : il joue uniquement le rôle d'annuaire central (pour router les factures entre PA) et de concentrateur d'e-reporting (pour collecter les 4 statuts obligatoires). La circulation effective des factures passe intégralement par les Plateformes Agréées, ex-PDP renommées PA depuis juillet 2025.
La DGFiP tient à jour la liste officielle des Plateformes Agréées. Elle distingue les candidates en cours d'instruction des immatriculations définitives. Seule une PA immatriculée définitivement pourra émettre et recevoir des factures conformes au 1er septembre 2026, d'où l'importance de vérifier le statut d'immatriculation de votre PA avant de contractualiser.
Chez Libeo, nous nous adossons au partenariat Docaposte x SÉRÈS (PA n° 0020, immatriculation définitive DGFiP). Cette architecture cumule la conformité d'une PA opérée par un acteur public (Groupe La Poste via Docaposte) avec la couche applicative Libeo qui gère les circuits de validation, les statuts recommandés et le pré-remplissage TVA CA3. Nos 2 500+ clients, dont Accor et Carrefour City, s'appuient sur cette stack pour piloter plus de 4 milliards d'euros de factures fournisseurs par an.
Bon à savoir : si votre ERP ne gère pas nativement les statuts recommandés, ce n'est pas bloquant pour la conformité. Les 4 statuts obligatoires suffisent. Mais vous perdrez en finesse de pilotage et en visibilité sur votre DSO.
FAQ : les questions que vos équipes vont se poser
Quels sont les 4 statuts obligatoires d'une facture électronique ?
Les 4 statuts obligatoires imposés par la DGFiP sont : Déposée (le fournisseur a déposé la facture sur sa PA), Rejetée (la PA refuse pour non-conformité technique), Refusée (l'acheteur refuse pour motif commercial), Encaissée (le paiement a été encaissé, avec remontée des données pour le pré-remplissage TVA). Ces 4 statuts sont transmis obligatoirement entre les PA et, pour certains, au concentrateur d'e-reporting du PPF.
Que signifie le statut "Encaissée" sur une facture électronique ?
Le statut Encaissée indique que le fournisseur a réceptionné le paiement de la facture (ou que l'acheteur a reçu le paiement de l'avoir). Il contient les données de paiement utilisées pour le pré-remplissage automatique de la déclaration de TVA CA3. Il n'est obligatoire que pour les entreprises assujetties à la TVA sur les encaissements (typiquement les prestations de services). Pour les entreprises soumises à la TVA sur les débits, il reste fortement recommandé pour la traçabilité du cycle P2P et le lettrage comptable.
Quelle est la différence entre Rejetée et Refusée ?
Rejetée correspond à un rejet technique par la PA (format invalide, mention obligatoire manquante, destinataire introuvable dans l'annuaire PPF). La facture n'a pas été valablement reçue. Refusée correspond à un refus commercial par l'acheteur (erreur de prix, quantité contestée, produit non livré). La facture est techniquement conforme mais contestée sur le fond.
Un statut peut-il être modifié une fois transmis ?
Non. Chaque statut est horodaté et scellé dans la chaîne d'audit. Pour corriger une erreur, la procédure est différente selon le statut : re-dépôt après Rejetée, émission d'un avoir après Refusée ou après Encaissée, message structuré pour les statuts recommandés. L'administration peut reconstituer l'intégralité de la chronologie en cas de contrôle fiscal.
Que se passe-t-il si ma PA ne gère pas un statut ?
Si votre PA ne transmet pas l'un des 4 statuts obligatoires, elle ne respecte pas le cahier des charges d'immatriculation et risque une suspension de son agrément par la DGFiP. Pour l'utilisateur final, cela signifie : vérifier lors du choix de votre PA que les 4 statuts obligatoires sont bien implémentés ET que les statuts recommandés utiles à votre cycle P2P (approuvée, en litige, paiement transmis) le sont aussi.
Quelle sanction en cas d'absence de PA désignée ?
L'article 1737 IV bis du Code général des impôts prévoit une amende de 500 € si l'entreprise ne désigne pas sa PA de réception après une mise en demeure de 3 mois. Si la non-conformité persiste 3 mois supplémentaires après l'application de la première amende, une nouvelle amende de 1 000 € est appliquée. Ces sanctions s'ajoutent aux amendes classiques pour défaut de facturation (15 € par facture, plafond 15 000 € par an).
Sources officielles
DGFiP, fiche Réforme 1-f-ps : statuts et cycle de vie de la facture électronique (PDF officiel, version à jour)
DGFiP, spécifications externes B2B et normes AFNOR (XP Z12-012, Z12-013, Z12-014)
DGFiP, liste officielle des Plateformes Agréées immatriculées
Service Public Entreprendre, calendrier de la facturation électronique 2026-2027
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