Comment choisir son logiciel de trésorerie ?

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de trésorerie ?

Un logiciel de gestion de trésorerie est un outil conçu pour aider les équipes gestion et comptables à visualiser et prévoir les flux de trésorerie d’une entreprise selon une période donnée (jour, mois, semaine…) et un objectif fixé. Ses fonctionnalités incluent :

• L’agrégation des données bancaires
• L’intégration des données financières en temps réel
• La mise à jour automatique des indicateurs
• La synthèse de la trésorerie disponible
• La ventilation et le regroupement des flux de trésorerie,
• Le rapprochement bancaire et l’affectation des justificatif (facture, devis, …),
• La réalisation des tableaux de synthèse et des reporting.

Un logiciel de trésorerie n’est pas un logiciel comptable comme Cegid ou Sage. Les fonctions sont différentes. Gérer sa trésorerie permet de vérifier que son entreprise possède suffisamment de liquidités pour honorer ses engagements à court terme, et anticiper son volume de ressources prévisionnelles en cas de coup dur financier et économique.

Quels sont les enjeux de la gestion de la trésorerie ?

Les enjeux de la gestion de trésorerie varient selon le secteur d'activité et le type d'entreprise, voici quelques exemples :

• Dans la restauration, les gérants d'établissement doivent garder en toutes circonstances une vision claire et globale sur leurs charges, afin de ne pas gréver le chiffre d'affaires.
• Dans le commerce de détail, maîtriser son Fonds de Roulement (FR) est vital pour éviter les décalages de trésorerie.
• Dans le secteur de l'hôtellerie, marqué par une forte saisonnalité, l’enjeu n°1 de la gestion de trésorerie est de générer suffisamment de chiffre d'affaires durant la pleine saison afin de palier le manque d'activité à venir et assurer ses charges.

D'une manière générale, savoir gérer la trésorerie de l'entreprise sous-entend :

• De connaître le prix de revient de chaque produit,
• De gérer le stocks, prévoir les quantités et le réapprovisionnement
• De suivre les comptes clients et fournisseurs
• De suivre les indicateurs de performances de l'entreprise.

Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de trésorerie ?

La raison la plus évidente est bien évidemment le gain de temps. De plus, pouvoir identifier rapidement et précisément les ressources financières dont vous disposez avec votre entreprise est très important. Et cela pourra certainement vous aider à créer des projections de l’état de votre trésorerie en tenant compte des opportunités et risques possibles. Cette vision affinée de l’état prévisionnel de votre trésorerie vous permettra de prendre des décisions financières importantes plus facilement.

Quels sont les outils de gestion de la trésorerie disponibles sur le marché ?

Sur le marché, une multitude d’offres sont disponibles, et leur prix peut varier du simple au double selon le logiciel. La gestion de trésorerie étant le p

Le logiciel seul

Si vous êtes à l’aise dans le domaine de l’informatique, vous pouvez vous abonner à un outil de gestion de trésorerie. Il vous suffira de consacrer un peu de temps à cette tâche chaque jour et de compter entre 20 et 80 € par mois selon les fonctionnalités dont vous aurez besoin.

Le logiciel avec formation et assistance incluses

Ce type de formule permet de se familiariser avec un tel outil et les fondamentaux de la gestion de trésorerie. De plus, le support en ligne vous permet d’être assistés en cas de problèmes. Ces formules, un peu plus onéreuses, conservent tout de même l’avantage d’offrir un bon rapport qualité/prix aux entreprises.

Le logiciel Premium complet

Solution clé en main, ce genre de formule vous fait économiser un temps précieux. Plusieurs personnes seront également à votre disposition pour vous aider à gérer votre trésorerie. Bien sûr, ce confort au quotidien à un prix, et de telles solutions ont un coût variant de 200 à 800 € par mois.

Comment choisir son logiciel de trésorerie ?

Avant de choisir les fonctionnalités de votre futur logiciel de trésorerie, commencez par un peu d’introspection et réalisez un état des lieux de votre entreprise et son activité.

1/ Faire le point sur votre situation et votre maturité numérique

Êtes-vous à l’étape du lancement de votre entreprise, une TPE ou une PME  ? En fonction de la taille de votre entreprise et selon votre secteur activité, vous pourrez opter pour un logiciel plus ou moins développé, avec des fonctionnalités plus ou moins avancées Pour cela, posez-vous les bonnes questions :

• Quels sont mes besoins en trésorerie actuels et mes prévisions ?
• Que se passera-t-il si l’un de mes clients me paye avec du retard ?
• Puis-je investir, embaucher, me développer ?
• Quel est le budget alloué à cette dépense ?

2/ Définir vos besoins en gestion de trésorerie

Quels sont vos objectifs en investissant dans un tel outil : pilotage financier, trésorerie prévisionnelle, réduction des délais de paiement, fonctionnalités plus poussées ? Faites le point sur les fonctionnalités dont vous aurez besoin :

• Synchronisation bancaire
• Tableaux de visualisation de trésorerie
• Budgets prévisionnels
• Scénarios et gestion de budgets
• Suivi des échéancs
• Alertes en cas de dépassement de découvert ou retard de paiement,
• Gestion des droits et des accès
• Gestion multi-devises,
• Gestion multi-comptes
• Rapprochent bancaire

3/ Prendre en compte vos ressources actuelles

Par exemple, vous pouvez choisir un outil qui vous permettra d’exporter vos données vers la comptabilité.

4/ Intégrez votre expert-comptable au processus

Dans le processus de sélection, pensez à intégrer vos équipes finances et votre expert-comptable. Conseiller privilégié du dirigeant, c'est la personne la mieux placée pour vous accompagner dans le choix, l'installation et l'utilisation du logiciel. Choisissez un outil proposant un accès dédié à l'expert-comptable pour renforcer la collaboration.

5/ Déterminer la fréquence de pilotage de votre trésorerie

Votre façon de suivre la trésorerie de votre entreprise ne sera pas la même en fonction de divers paramètres, notamment si vous la suivez tous les jours ou à intervalles moins réguliers. Dans l’un ou l’autre des cas, suivre votre trésorerie est primordial. Vous pouvez donc privilégier le gain de temps en choisissant d’automatiser votre suivi et/ou la simplicité en ayant une vision plutôt mensuelle. À vous d’explorer toutes les options existantes sur le marché.

PILOTER SA TRÉSORERIE AVEC LIBEO

Libeo apporte aux entreprises de toutes tailles des solutions de pilotage financier adaptées à leurs structures et à leurs besoins. Depuis l'interface Libeo, retrouvez une vision centralisée et analytique de votre trésorerie en temps réel :

• Répartition de toutes vos factures par catégorie ;
• Encaissements et décaissements par mois ;
• Récapitulatif de vos échéanciers ;
• Solde de l’ensemble de vos comptes comptables.
• Liste des principaux comptes clients et fournisseurs
• Balance âgée

Depuis votre tableau de bord Libeo, vous pouvez inviter votre expert-comptable à collaborer. Grâce à la fonction d’export vers la comptabilité, vous fluidifiez le processus de validation des factures et limitez les risques de rejet comptable. Libeo vous simplifie les opérations comptables comme le rapprochement bancaire, le lettrage comptable et la préparation des bilans.