Comment utiliser le portail Chorus Pro pour ses factures ?

QU’EST-CE QUE CHORUS PRO ?

Mise en place en 2016 par l’Agence Informatique Financière de l’État, ChorusPro est une plateforme mutualisée de facturation dédiée aux entreprises qui travaillent avec des entités publiques. Elles s'en servent pour transmettre leurs factures électroniques.

L’utilisation de ce système d'information est étroitement liée à l’ordonnance du 26 juin 2014 qui oblige l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics à accepter les factures électroniques transmises par leurs fournisseurs.

À quoi sert Chorus Pro pour les entreprises ?

Le déploiement de la plateforme Chorus Pro, incite les entreprises à adopter la facturation électronique. Venu remplacer Chorus Factures, Chorus Pro est mis à disposition des organisations B2G afin de faciliter les échanges entre l’administration publique et les entreprises.

Schéma : le volume de factures transitant par le portail public de facturation de l'Etat Chorus Pro entre 2016 et 2021 :

Source : Les Echos Entrepreneurs

La plateforme regroupe deux principales fonctionnalités :

• Une fonction de centralisation des factures dématérialisées.
• Une fonction permettant d’implémenter, de consulter, d’envoyer des factures dématérialisées et de suivre le traitement des paiements.

Chorus Pro simplifie le processus de dématérialisation au sein des structures publiques. En plus de réduire les coûts de facturation, la plateforme réduit sensiblement le risque de pertes des documents. Elle respecte les formats et les modalités d’échanges entre les collectivités, ce qui la rend particulièrement adapté à la mise en place de la digitalisation des entreprises.

Bien sûr, la dématérialisation ne peut pas être opérée uniquement grâce à cet outil. Chaque structure doit conduire ce changement au regard de la politique menée en interne. De même, elle doit s’interroger sur le niveau de formation du personnel à ce procédé ou encore sur la compatibilité de l’outil de facturation utilisé avec Chorus Pro. Cet outil est néanmoins un bon moyen d’entamer la digitalisation de son organisation, qu’elle soit privée ou publique.

Quelles entreprises sont concernées par Chorus Pro ?

Des plus petites aux plus grandes entreprises, toutes celles qui sont titulaires d’un marché public doivent utiliser ce portail unique. Chorus Pro leur permet de transmettre différents types de factures, à commencer par les factures simples et les avoirs. Les factures émises par les co-traitants et les sous-traitants ainsi que les factures des marchés de travaux sont également concernées. L’État, les collectivités territoriales ainsi que les établissements publics peuvent ainsi accéder aux factures et valider ou refuser un élément.

Chorus Pro n’a pas été obligatoire pour toutes les entreprises au même moment. En effet :

• Les entreprises de plus de 5000 salariés avaient déjà l’obligation d’utiliser la plateforme dès le 1er janvier 2017.
• Le 1er janvier 2018, ce sont les entreprises de taille intermédiaire (entre 250 et 5000 salariés) qui ont dû se soumettre à cette obligation.
• Le 1er janvier 2019, ce fut le tour des PME (entre 10 et 250 salariés).
• Enfin, le 1er janvier 2020 marque l’entrée dans le processus de la facturation électronique des micro-entreprises (entrepreneurs individuels et entreprises de moins de 10 salariés).

Bon à savoir : Seules les entreprises qui exercent aux côtés d’une collectivité publique ou d’une administration peuvent transférer des factures depuis Chorus Pro.

Quels sont les avantages de Chorus Pro ?

Vous l’avez compris, Chorus Pro est un portail fourni par la Direction générale des Finances publiques (DGFIP) qui permet aux entreprises d’envoyer de façon sécurisée des factures aux acteurs du service public. Bien que les organisations puissent envisager cette procédure comme une contrainte, elle présente en réalité de nombreux avantages pour celles qui sont détentrices d’un marché public, mais également pour les sous-traitants, pour l’État et les services publics.

Chorus Pro permet également aux différents acteurs de gagner un temps précieux et de réaliser des économies. Entreprises et administrations n’ont plus besoin d’engager des frais en papier, en impression ou en envoi. De même, puisque les factures parviennent directement à leur destinataire, les délais de paiement sont réduits, tout comme le risque d’impayés. Les entreprises gagnent ainsi en sérénité.

Bien sûr, la dématérialisation des factures pourrait poser des questions en termes de sécurité. Or, l’outil comporte un système d’archivage permettant de garantir l’intégrité des factures. Grâce à sa transparence, l’outil accroît la confiance que les entreprises entretiennent vis-à-vis de lui et est un excellent moyen pour elles de réduire leur empreinte carbone.

Comment fonctionne Chorus Pro ?

Le fonctionnement de la plateforme Chorus Pro peut se faire de trois manières différentes, le choix entre l’une ou l’autre étant étroitement lié au nombre de factures que l’entreprise émet tous les mois :

• Le mode Portail : ne concerne que les petites entreprises, qui n’émettent pas plus d’une dizaine de factures chaque mois. L’entreprise peut créer et déposer manuellement chacune de ses factures, mais aussi les éditer et les envoyer.
• Le mode Service accessible aux entreprises qui émettent plus d’une centaine de factures chaque année. Le mode Service rend Chorus Pro disponible depuis un logiciel tiers ou le système d’information de l’entreprise par le biais d’une API.
• L’EDI concerne les entreprises qui produisent plus de 1000 factures par an. Le mode EDI (Échanges de Données Informatisés) simplifie la transmission des factures depuis le système informatique de l’entreprise vers Chorus Pro. Il paramètre chaque facture de sorte qu’elle soit automatiquement calibrée au format prévu par Chorus Pro.

COMMENT UTILISER CHORUS PRO POUR DÉPOSER UNE FACTURE ?

Voici les différentes étapes à suivre pour transférer et traiter ses factures sur Chorus Pro.

Comment se connecter à Chorus Pro ?

Si vous êtes nouveau sur la plateforme, indiquez votre adresse mail ainsi que le numéro SIRET de votre entreprise. Une fois les informations complétées et votre compte créé, vous recevrez un mail avec un lien d’activation. Il vous suffit de cliquer dessus pour accéder à votre espace et transmettre vos factures à votre client public :

Paramétrer son espace de travail

Chorus Pro vous donne accès à différentes fonctionnalités accessibles via des espaces. Certains sont disponibles par défaut tandis qu’il faudra ajouter les autres à votre SIRET si vous en avez l’utilité. La première chose à faire est d’installer l’ensemble des espaces dont vous avez besoin pour votre entreprise :

Chaque espace prend la forme d’un onglet disponible dans le menu supérieur. On retrouve ainsi :

• Mon compte : vous avez accès à votre compte utilisateur et pouvez y mettre à jour vos informations personnelles.
• Activités du gestionnaire : les profils gestionnaires peuvent ajouter des espaces ou définir les rôles des utilisateurs.
• Factures émises : c’est ici que sont déposées ou saisies les factures.
• Factures à valider : vous y consultez les factures des sous-traitants ou cotraitants, notamment dans le cas d’un marché public.
• Sollicitations émises : cet espace vous permet de prendre contact avec le support client de Chorus Pro ou avec votre client au sujet d’une facture émise.
• Factures de travaux : cet espace n’est utile que si vous émettez des factures dans le cadre du CCAG Travaux.
• Engagements : accessible lorsqu’une facture dispose du statut « mise en paiement », cet espace vous permet de visualiser les engagements juridiques pris avec l’État.
• Mémoire de Frais de Justice : cet espace ne concerne que les transmissions des demandes de paiement issues d’une décision judiciaire.
• Raccordement EDI et API : vous pouvez raccorder vos différents outils de gestion à Chorus Pro pour émettre un volume important de factures grâce à une API ou à l’EDI.
• Suivi des flux : ce dernier espace vous permet de suivre les flux EDI des factures transmises via Chorus Pro.

Déposer ses factures sur Chorus Pro

Maintenant que votre espace de travail est correctement configuré, vous pouvez déposer vos factures sur l’outil, soit de manière manuelle, soit de manière automatique.

1/Procédure manuelle

Chorus Pro intègre une fonctionnalité native vous permettant de créer des factures dématérialisées très facilement.

Au préalable, vous devez avoir souscrit un mandat de facturation, c’est-à-dire un contrat par lequel vous permettez à l’État d’établir des factures dématérialisées pour votre compte. Ce mandat de facturation peut être souscrit en ligne très simplement au sein de l’espace « Activités du gestionnaire ». Une fois le mandat signé, vous pouvez émettre des factures depuis l’espace « Saisir facture ».

Vous avez deux options :

• Créer une facture de 0 depuis l’espace « Factures émises ».
• Vous appuyer sur une autre facture pour en créer une nouvelle à partir de l’icône « Dupliquer ».

Il vous suffit de valider la facture émise pour l’envoyer à votre destinataire.

Chorus Pro dispose également d’une capacité de reconnaissance automatique qui simplifie fortement le dépôt des factures. Pour que cette fonctionnalité fonctionne de manière optimale, il faut :

• Déposer chaque facture au format PDF.
• Intégrer des mots clés permettant à Chorus Pro de reconnaître les données à ajouter. À la place de « destinataire », vous pouvez par exemple ajouter « SIRET client ».
• Émettre des factures en noir et blanc.

Pour déposer une facture, il faut vous rendre dans l’espace « Factures émises », puis sur « Dépôt factures ». L’outil se charge de préremplir les champs en fonction des données qu’il reconnaît au sein de la facture déposée. Il ne vous reste plus qu’à les contrôler et à les corriger si nécessaire. Après qu’elle ait été correctement complétée, il n’y a plus qu’à la valider et l’envoyer pour que votre client public y ait accès.

Attention, seuls certains formats sont pris en compte par l’outil, à savoir :

• PDF.
• XML.
• Factur-X.

Bon à savoir : plusieurs factures peuvent être déposées en même temps dans la mesure où elles sont concentrées dans un fichier.zip. C’est ce fichier qu’il faudra alors ajouter sur Chorus Pro.

2/Procédure automatique

Certains logiciels de facturation assurent directement la liaison des factures sur Chorus Pro. Si votre outil y est connecté, vous pouvez envoyer votre facture directement depuis son interface très facilement. Les données seront reprises dans les champs correspondants et il ne vous restera plus qu’à contrôler et compléter les éventuelles données manquantes.

Bon à savoir : Certains ERP permettent également d’envoyer les factures de son entreprise directement dans Chorus Pro.

Suivre le traitement de ses factures

Une fois la facture déposée sur Chorus Pro, la plateforme génère un statut « déposé » que vous pouvez visualiser depuis l’espace « Factures émises » de votre compte personnel. Le client est également notifié de la présence de la facture sur le portail grâce à un email. Il peut alors la consulter sur l’espace de l’entité publique à laquelle il est rattaché.

Vous pouvez ensuite suivre le traitement de vos factures jusqu’au paiement. La facture peut être rejetée, auquel cas vous en êtes averti via Chorus Pro. Vous êtes également averti lorsqu’un acompte a été réglé. Enfin, un mail de notification vous est toujours envoyé pour vous informer de la date de mise en paiement de votre facture.

Bon à savoir : Chorus Pro bénéficie d’une intelligence artificielle appelée ClaudIA dont le but est de répondre à toutes vos questions afin de trouver une solution à votre problème. Vous pouvez ainsi interagir avec ClaudIA via le chatbot, avec un conseiller via le live chat ou directement auprès du support via le formulaire de contact.