L'apport des Legaltech aux professionnels de la finance

Les Legaltech ont su séduire les acteurs traditionnels du droit. Mais saviez-vous qu’elles sont aussi très utiles pour les directions financières ?

UNE LEGALTECH, C’EST QUOI ?

Association judicieuse de Legal et Technology, le terme de Legaltech désigne le fait d’utiliser la technologie et ses bienfaits au service du droit.

En France, les Legaltech sont souvent des start-up. 60,2 % d’entre elles s’adressent exclusivement au marché français, selon le baromètre des Legaltech publié par Maddyness et Actualités du droit fin 2020. On note que ce chiffre est en baisse de 12 points par rapport à l’année dernière. Preuve que le marché prend en maturité, et que les start-up sont prêtes à s’adresser à l’international.

Legaltech et finance : un duo gagnant-gagnant

Mais quel est l’intérêt d’une Legaltech pour un professionnel de la finance ? Prenons le cas des contrats par exemple, qui concernent de nombreuses équipes dans l’entreprise. Parmi elles, les directions financières qui contrôlent les tarifs négocient les délais de paiement, et ont la main tout ce qui est relatif aux conditions de paiement.

Selon l’association mondiale de gestion des contrats (IACCM), une mauvaise gestion contractuelle peut entraîner une perte de 10 % du chiffre d’affaires d’une entreprise !

Autre chiffre marquant : 52 % des entreprises ne connaissent pas la date d’échéance de leurs contrats. Les effets sont immédiats et peuvent être collatéraux :

• Reconductions non désirées,
• Opportunités de renégociation manquées,
• Gestion des litiges…

Une mauvaise gestion contractuelle signifie prendre des risques et s’exposer à des coûts supplémentaires. Alors, pour assurer une bonne gestion financière, pourquoi ne pas faire appel à une Legaltech qui permet d’optimiser ses processus contractuels  ?

ZOOM SUR LES LEGALTECH QUI ASSOCIENT CONTRACT MANAGEMENT ET TECH

La gestion des contrats, ou Contract Management en anglais désigne l’ensemble des bonnes pratiques de gestion d’un contrat, et ce tout au long de leur cycle de vie… C’est-à-dire, de la rédaction à son stockage, en passant par :

• sa négociation,
• sa validation,
• son audit,
• sa signature,
• son suivi et son expiration.

Certaines Legaltech comme Hyperlex proposent précisément d’optimiser la gestion des contrats grâce à la technologie. Cette start-up française propose une plateforme Coud, en mode SaaS qui utilise l’intelligence artificielle pour analyser les contrats des entreprises et en extraire le contenu (clauses, dates clés, etc.). Suite à l’analyse sémantique de ce contenu, la plateforme stocke les contrats de façon structurée et sécurisée, autorisant les recherches, modifications, validations et signatures des contrats.

Hyperlex permet aux directions financières de tirer le meilleur parti de leur portefeuille de contrats. Les équipes peuvent maximiser les opportunités de revenus, mais également optimiser les dépenses et maîtriser les risques juridiques et financiers. Voyons comment plus précisément.

ACCÉDER INSTANTANÉMENT À TOUTE L’INFORMATION CONTRACTUELLE

Le savoir, c’est le pouvoir ! Avec une Legaltech comme Hyperlex, toute la base contractuelle de l’entreprise est dématérialisée, centralisée et sécurisée au sein d’une interface unique. Les professionnels de la finance peuvent ainsi accéder à toute l’information contractuelle même en télétravail, et aucune perte de document n’est possible.

Les échanges entre les équipes juridiques et financières sont fluidifiés notamment avec :

• Un moteur de recherche qui vous permet de retrouver facilement les dates importantes, les montants de vos contrats ;
• Des tableaux de bord avec des reportings qui donnent une visibilité immédiate sur l’activité contractuelle, les engagements pris et leur évolution en temps réel ;
• Un claustré qui regroupe les clauses contractuelles de l’entreprise. Une fois définies par le pôle juridique, ces clauses peuvent être insérées dans les contrats — la conformité et la politique réglementaire et interne de votre entreprise sont alors assurées.

Accélérer les cycles de contractualisation

La Legaltech de gestion de contrats Hyperlex vous permet de créer et d’automatiser les workflows, aussi appelés « circuits d’approbation » des contrats. Cela signifie que des personnes définies peuvent être incluses dans une boucle de validation d’un contrat. Ces droits d’accès peuvent être gérés très finement.

Ainsi, valider les contrats devient 10 fois plus rapide ! Quand on sait qu’en moyenne un contrat met entre 3 et 4 semaines à être validé, on comprend les bénéfices d’une telle solution.

Sécuriser la validation des contrats en fonction des montants

Les circuits de validation peuvent être automatisés en fonction d’un certain montant de contrat. Quand un nouveau contrat répond à ces critères, le workflow se déclenche de manière automatique. Et les personnes compétentes pourront le valider.

Dans la pratique, cela signifie que tous les contrats de 10 000 euros et plus seront soumis à la validation du directeur financier.

La solution Hyperlex propose en outre un outil de versioning qui permet :

• De comparer les différentes versions d’un contrat,
• D’en conserver l’historique,
• De notifier les collaborateurs de changements et d’améliorations via des commentaires.

La traçabilité sur les contrats est maximale, et les cycles d’achats sont accélérés avec la validation obligatoire par les bonnes parties prenantes.

« Grâce à Hyperlex, toutes nos demandes d’approbation sont centralisées, nous permettant d’assurer la traçabilité de nos requêtes et validations contractuelles, ainsi qu’un stockage sécurisé de nos contrats. Avec nos circuits prédéfinis, il n’y a pas de raccourcis possibles, il faut suivre le bon chemin ! » Asana Abu Associate General Counsel, Jumia Group

Anticiper les échéances des contrats

60 % des contrats fournisseurs sont renouvelés automatiquement sans analyse ni décisions préalables. Avec Hyperlex, vous pouvez mettre en place des rappels automatiques sous forme de notifications pour anticiper vos échéances contractuelles. Ainsi, vous êtes averti(e) de la date d’échéance de vos contrats.

Cela devient extrêmement simple d’anticiper vos renouvellements tacites et d’annuler ou de renégocier vos contrats dans les temps. Dans la pratique, cela représente des milliers d’euros économisés sur vos échéances, reconductions tacites, clauses abusives ou montants extraordinaires.

Faciliter les audits

Les professionnels de la finance le savent : la capacité d’auditer ses contrats rapidement est précieuse, surtout en période de crise. Hyperlex vous permet d’extraire, par exemple sur Excel, toutes les données clés qui sont contenues dans vos contrats. Ainsi :

• Vous gagnez du temps pour accéder à l’information (plus besoin d’ouvrir les contrats un à un ni de recenser les informations importantes à la main).
• Vous avez une vue d’ensemble de tous vos engagements contractuels (ce qui est extrêmement pratique pour les audits).

Et grâce au moteur de recherche intelligent, toutes les informations essentielles de vos contrats (clauses d’assurance, de rémunération, de force majeure, dates de prise d’effet) sont facilement retrouvées.

Pour conclure, Hyperlex vous aide à :

• Structurer,
• Simplifier
• Et accélérer vos processus contractuels, afin que vous puissiez vous focaliser sur votre métier.

La gestion de contrat digitalisée simplifie beaucoup la collaboration entre les différentes équipes qui manipulent les contrats. Elle diminue les allers-retours, notamment entre les directions financières et juridiques qui ont l’habitude de travailler conjointement.

Je souhaite contacter l’équipe d’Hyperlex !