comptabilité fournisseur hotel.

Tenir la comptabilité fournisseurs dans un hôtel

Les entreprises hôtelières doivent superviser et gérer une multitude de départements, de sources de revenus et de dépenses. Obligation légale, la comptabilité fournisseur doit être parfaitement maîtrisée des hôteliers. Garder le contrôle sur les commandes, les factures, les transactions passées ou à venir, etc.

Assurer la tenue de sa comptabilité fournisseurs participe au développement de l’établissement et à l’amélioration de sa gestion des coûts. Alors, quelles sont les tâches d’un comptable dans un hôtel ? Comment gérer les factures fournisseurs dans un hôtel ?

Comptabilité fournisseur : processus

Les comptables d'hôtel sont responsables de toutes les questions financières dans un hôtel. Ils supervisent les opérations quotidiennes de l'entreprise et s'assurent que toutes les transactions, de la paie au contrôle des stocks, sont exactes et conformes à la législation.

Le rôle principal du comptable est de tenir des registres précis pour chaque service afin que la direction puisse contrôler les performances et prendre des mesures correctives si nécessaire. Ses missions incluent :

Indispensable en entreprise, la comptabilité fournisseur offre une bonne visibilité quant à la politique commerciale et la gestion des achats de l’entreprise. Elle lui permet d’analyser ses dépenses, de vérifier la qualité de ses partenaires commerciaux, ou encore de respecter les délais de paiement. C’est valable pour tous les secteurs d’activité, y compris l’hôtellerie.

Comment choisir les fournisseurs de son hôtel ?

Tenir correctement sa comptabilité fournisseur implique de tenir à jour le compte fournisseur, le journal des achats, mais également effectuer et suivre les paiements et de calculer la TVA. La législation correspondante doit être appliquée, tant pour les transactions réalisées et pour la clôture annuelle des comptes que pour la gestion des déclarations fiscales.

Afin que la comptabilité fournisseur d’un hôtel soit correctement suivie, un fichier Excel ne suffit pas. L’établissement hôtelier doit se doter d’un logiciel comptable qui lui permettra de réaliser les opérations de rapprochement bancaire, la validation et le paiement des factures ou encore l’export vers la comptabilité.

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Comment tenir la comptabilité fournisseur d'un hôtel ?

Pour tenir les comptes fournisseurs d'un hôtel, vous devrez gérer la paie et maintenir une base de données de toutes les dépenses engagées par l'hôtel.

En tant que gestionnaire des comptes fournisseurs, vous serez chargé(e) :

  • De gérer les dossiers financiers

  • De tenir la comptabilité de l'hôtel

  • De tenir un registre de toutes les données financières liées à la gestion de l'hôtel, y compris les salaires et les dépenses.

Gérer les paies des employés

La première étape pour tenir les comptes fournisseurs d'un hôtel est de s'assurer que vos employés sont payés à temps. Il est extrêmement important de s'assurer que vos employés sont payés à temps. En outre, vous devez tenir un registre précis des heures travaillées par vos employés, afin de savoir combien d'argent ils ont gagné pendant leur service.

Suivre les dépenses à la lettre

Vous devez également tenir une base de données de toutes les dépenses engagées par votre hôtel. Par exemple, si vous avez un bureau équipé d'ordinateurs et d'imprimantes, vous devrez tenir un registre des sommes dépensées pour l'impression et les fournitures informatiques.

Si vous avez un bar ou un restaurant, vous devrez tenir le compte des dépenses en alcool et en nourriture.

Chaque établissement a ainsi des dizaines, voire des centaines de factures à traiter chaque mois. La tâche s’avère d’autant plus ardue qu’ils n’ont pas toujours un service comptable dédié. La bonne tenue de la comptabilité fournisseur dans un hôtel nécessite alors d’avoir de véritables connaissances en la matière et un certain bagage technique. Pour éviter les retards de paiement et entretenir de bonnes relations avec les fournisseurs.

Suivre les factures fournisseurs

Le gestionnaire de l’hôtel, ou le comptable fournisseur s’il y en a un, doit prendre en charge l’ensemble du processus du traitement des factures fournisseurs. Pour cela, il doit au préalable réceptionner les factures de l’hôtel et les contrôler afin de s’assurer :

  • Qu’elles contiennent l’ensemble des mentions obligatoires (numéro de facture, coordonnées des parties, montants HT et TTC…)

  • Qu’elles correspondent bien au bon de commande et de livraison.

  • Qu’il n’y a aucun élément manquant ou montant erroné.

  • Qu’il n’y a pas de doublon.

Comment annuler une facture comptabilisée en double ?

Régler les factures fournisseurs

Une fois les factures réceptionnées, elles doivent faire l’objet d’un règlement. Pour entretenir des relations saines avec ses fournisseurs, le gestionnaire de l’hôtel doit veiller à ce que les conditions d’achat et les délais de traitement des factures fournisseurs soient respectés. De là, différentes options de paiement sont possibles :

  • Paiement immédiat ;

  • Paiement à échéance ;

  • Paiement à date définie ;

  • Acompte ;

La dispersion des pièces comptables est la première cause des retards de paiement. Pour des paiements en temps et en heure, centralisez vos factures. C’est la façon la plus directe de faciliter la tenue de la comptabilité fournisseur dans un hôtel. Pour cela, équipez-vous d’un logiciel capable d’automatiser la collecte de factures. Très prisées des directions financières, ces solutions minimisent les risques de perte et de saisie en double des factures. Les pièces comptables sont automatiquement collectées au fil de l’eau, et rassemblées sur une plateforme unique, en attente de paiement.

Enregistrer la facture fournisseur dans la comptabilité de l’hôtel

Après avoir été payée, la facture doit être enregistrée dans le compte fournisseur 401 dès le jour de son règlement. Pour procéder, on passe les écritures suivantes :

  • On débite le compte de charge 607 « Achat de marchandises » du montant HT de la facture,

  • On débite le compte 44 566 « TVA déductible » du montant de la TVA.

L'automatisation des comptes fournisseurs vous aidera à gérer plus efficacement le budget de votre hôtel en améliorant la visibilité de vos flux de trésorerie et en rationalisant vos processus. Avec l'automatisation des comptes fournisseurs, vous pouvez :

  • Traiter les factures plus rapidement et avec plus de précision, en gagnant du temps et en réduisant les erreurs.

  • Payer les factures et les exporter dans le logiciel comptable.

  • Garder une vue centralisée et en temps réels sur vos flux de trésoreries.

  • Augmenter l'efficacité du traitement en remplaçant les tâches manuelles par des tâches automatisées dans l'ensemble du processus des comptes fournisseurs.

il s’avère utile de se doter d’un outil comptable pour simplifier cette mission, comme Libeo.

Le dirigeant pourra ainsi actualiser les informations comptables facilement, imputer et saisir les factures, les classer et les archiver, ou encore réaliser un rapprochement avec les bons de livraison correspondants.

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Foire aux questions

Comment enregistrer la taxe de séjour ?

La taxe de séjour est perçue par les hébergeurs pour le compte des communes. L'hébergeur ou hôtelier "collecte" la taxe de séjour au nom des communes lorsqu'il facture ses clients. Lors de l'encaissement, la taxe est enregistrée dans un compte 447 "Autres impôts, taxes et versements assimilés" :

  • On débite le compte de charge 512 « Banque » du montant de la taxe.

  • On crédite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés» du montant de la taxe.

Lors du reversement de la taxe de séjour à la commune, il suffit de passer ces écritures à l'envers :

  • On crédite le compte de charge 512 « Banque » du montant de la taxe.

  • On débite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés».

Quel est le rôle du comptable fournisseur ?

Le comptable fournisseur est en charge de la comptabilité des achats :

  • Gestion de la comptabilité des achats.

  • Vérification des factures, devis et bons de commande

  • Imputation des factures fournisseurs dans les comptes de charge.

Bon à savoir : en comptabilité, le dirigeant de l’hôtel doit aussi effectuer le lettrage du compte fournisseur, c’est à dire connecter la facture à son règlement par une lettre de l’alphabet. La même lettre est ainsi indiquée sur les montants associés figurant au débit et au crédit. L’opération de lettrage permet ainsi de visualiser les factures en attente de paiement, et de s’assurer de l’équilibre de sa trésorerie.

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