Tenir la comptabilité fournisseurs dans un hôtel

Assurer la tenue de sa comptabilité fournisseur participe au développement de l’établissement et à l’amélioration de sa gestion des coûts. Alors, quelles sont les tâches d’un comptable dans un hôtel ? Comment gérer les factures fournisseurs dans un hôtel ?

Comptabilité fournisseur : l'organisation comptable dans un hôtel

La comptabilité fournisseur est la branche de la comptabilité générale chargée de la gestion des fournisseurs de l'hôtel et des commandes. Dans l'hôtellerie, la fonction comptable est responsable de l'ensemble des opérations financières et de gestion afférentes à l'hôtel. Elle supervise les opérations quotidiennes de l'entreprise et s'assurent que toutes les transactions, de la paie au contrôle des stocks, sont exactes et conformes à la législation.

L'organisation comptable d'un hôtel fait intervenir les entités suivantes :

• Le directeur de l'hôtel
• Le responsable hébergement
• Le responsable administratif
• Le comptable

Selon les cas, d'autres fonctions peuvent être sollicitées : la gouvernante, les ressources humaines, le marketing, le commercial, etc.

Dans un secteur comme l'hôtellerie, qui nécessite de nombreux fournisseurs au quotidien, la comptabilité fournisseur est essentielle pour réaliser le budget prévisionnel de hôtel et maîtriser ses coûts d'achat. C'est ce compartiment de la comptabilité qui permet de calculer la marge commerciale, le ratio de rotation des stocks, le crédit fournisseurs et le Besoin en Fonds de Roulement.

Les tâches d'un comptable dans un hôtel

Le rôle principal du comptable est de tenir des registres précis pour chaque service afin que la direction puisse contrôler les performances et prendre des mesures correctives si nécessaire. Ses missions incluent :

• La prise de commandes et l'établissement de devis aux fournisseurs
• Le suivi des commandes et l'approvisionnement
• La facturation aux clients
• La conformité des factures avec les bons de commande de réception
• La validation et le paiement des factures
• La comptabilisation et l'archivage
• La tenue du journal des achats et des fiches fournisseurs
• Le rapprochement bancaire et pointage comptable
• La balance des comptes fournisseurs

Tenir correctement sa comptabilité fournisseur implique de tenir à jour le compte fournisseur, le journal des achats, mais également déclencher et suivre les paiements et calculer la TVA. La législation correspondante doit être appliquée, tant pour les transactions réalisées et pour la clôture annuelle des comptes que pour la gestion des déclarations fiscales.

Afin que la comptabilité fournisseur d’un hôtel soit correctement suivie, un fichier Excel ne suffit pas. Aujourd'hui, la plupart des établissements hôteliers sont équipés d'une solution de gestion de type PMS (système de gestion des établissements) adossée à un logiciel de comptabilité. Cette synchronisation des outils permet de croiser les données comptables avec les données clients pour générer un reporting fluide et multi-axe.

Pour couvrir la totalité du cycle d'achats, les hôteliers associent à leur logiciel comptable une solution de paiement et d'encaissement des factures.

Comment tenir la comptabilité fournisseur d'un hôtel ?

Les enjeux de la comptabilité fournisseur dans l'hôtellerie découlent de la diversité des services proposés aux clients : nuitées, blanchisserie, restaurant, soins, salle de sport, parking, etc. Tous ces services entraînent des dépenses, qui exigent un contrôle correct et détaillé des coûts et de revenus pour quantifier la rentabilité des activités.

Les différentes prestations et corps de métier

La gestion d'un hôtel nécessite de travailler avec différents fournisseurs au quotidien : mobilier, équipements, blanchisserie, piscine, etc. La comptabilité fournisseur doit tenir compte de chacune des dépenses engagées, avec ses spécificités comptables, ses modalités de règlement et ses conditions de vente et de livraison.

Si l'hôtel abrite un bar ou un restaurant, vous devrez tenir le compte des dépenses en matières premières, fournitures et équipements.

Chaque établissement a ainsi des dizaines, voire des centaines de factures à traiter chaque mois. La tâche s’avère d’autant plus ardue qu’ils n’ont pas toujours un service comptable dédié. La bonne tenue de la comptabilité fournisseur dans un hôtel nécessite alors d’avoir de véritables connaissances en la matière et un certain bagage technique. Pour éviter les retards de paiement et garder de relations commerciales saines avec les fournisseurs.

La ventilation des taux de TVA 

L'hôtellerie fait partie des secteurs d’activité qui admettent plusieurs taux de TVA. On trouve notamment un taux spécial pour la consommation d’alcool et certaines denrées alimentaires.

Le taux intermédiaire de 10% est le taux « par défaut » du prix d'une chambre d'hôtel. C’est celui qui s’applique sur la plupart des prestations, comme le ménage ou le blanchissement.

Quant aux boissons non alcoolisées, le taux de TVA dépend de la possibilité ou non de les conserver : un soda type Coca-Cola consommé en terrasse sera taxé à 10% (consommation immédiate). Le même soda vendu fermé en bouteille ou en canette sera taxé à 5,5%. Pour les boissons alcoolisées, un seul et unique taux : le taux normal de 20%.

La gestion des factures fournisseurs

Le gestionnaire de l’hôtel, ou le comptable fournisseur s’il y en a un, doit prendre en charge l’ensemble du processus du traitement des factures fournisseurs. Pour cela, il doit au préalable réceptionner les factures de l’hôtel et les contrôler afin de s’assurer :

• Qu’elles contiennent l’ensemble des mentions obligatoires (numéro de facture, coordonnées des parties, montants HT et TTC…)
• Qu’elles correspondent bien au bon de commande et de livraison.
• Qu’il n’y a aucun élément manquant ou montant erroné.
• Qu’il n’y a pas de doublon.

Pour entretenir des relations saines avec ses fournisseurs, le gestionnaire de l’hôtel doit veiller à ce que les conditions d’achat et les délais de traitement des factures fournisseurs soient respectés. De là, différentes options de paiement sont possibles :

• Paiement immédiat ;
• Paiement à échéance ;
• Paiement à date définie ;
• Acompte ;

La dispersion des pièces comptables est la première cause des retards de paiement. Pour des paiements en temps et en heure, centralisez vos factures. C’est la façon la plus directe de faciliter la tenue de la comptabilité fournisseur dans un hôtel. Pour cela, équipez-vous d’un logiciel capable d’automatiser la collecte de factures. Très prisées des directions financières, ces solutions minimisent les risques de perte et de saisie en double des factures. Les pièces comptables sont automatiquement collectées au fil de l’eau, et rassemblées sur une plateforme unique, en attente de paiement.

Enregistrer la facture fournisseur dans la comptabilité de l’hôtel

Après avoir été payée, la facture doit être enregistrée dans le compte fournisseur 401 dès le jour de son règlement. Pour procéder, on passe les écritures suivantes :

• On débite le compte de charge 607 « Achat de marchandises » du montant HT de la facture,
• On débite le compte 44 566 « TVA déductible » du montant de la TVA.

La comptabilité analytique dans l'hôtellerie

Pour simplifier la comptabilité fournisseur, les gérants d'hôtels ont tout intérêt à utiliser une comptabilité analytique. Cette méthodologie permet de ventiler facilement les dépenses par sections homogènes et divisions de l'hôtel (par exemple, pour analyser séparément l’activité de l’hôtel et du restaurant ).

• Les charges de personnel par poste (réception, cuisine, chambres)
• Les dépenses de fonctionnement
• Les dépenses de restauration
• Les dépenses de marketing & communication

La comptabilité analytique utilise des axes, des variables utilisées pour mesurer les différents coûts de production. Elles fonctionnent comme des marqueurs utilisés pour filtrer des écritures similaires et récupérer des groupes à des fins d’analyse.

Cette technique d’enregistrement des flux va ensuite permettre aux gérants de dégager les ratios nécessaires à l’équilibre financier :

• Le coût de revient
• Les coûts partiels, notions de ‘Direct Costing’
• Les coûts standards
• Le seuil de rentabilité
• Calcul du point mort

L'automatisation des comptes fournisseurs vous aidera à gérer plus efficacement le budget de votre hôtel en améliorant la visibilité de vos flux de trésorerie et en rationalisant vos processus. Avec l'automatisation des comptes fournisseurs, vous pouvez :

• Traiter les factures plus rapidement et avec plus de précision, en gagnant du temps et en réduisant les erreurs.
• Payer les factures et les exporter dans le logiciel comptable.
• Garder une vue centralisée et en temps réel sur vos flux de trésorerie.
• Augmenter l'efficacité du traitement en remplaçant les tâches manuelles par des tâches automatisées dans l'ensemble du processus des comptes fournisseurs.

Foire aux questions

Comment enregistrer la taxe de séjour ?

La taxe de séjour est perçue par les hébergeurs pour le compte des communes. L'hébergeur ou hôtelier "collecte" la taxe de séjour au nom des communes lorsqu'il facture ses clients. Lors de l'encaissement, la taxe est enregistrée dans un compte 447 "Autres impôts, taxes et versements assimilés" :

• On débite le compte de charge 512 « Banque » du montant de la taxe.
• On crédite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés» du montant de la taxe.

Lors du reversement de la taxe de séjour à la commune, il suffit de passer ces écritures à l'envers :

• On crédite le compte de charge 512 « Banque » du montant de la taxe.
• On débite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés».

Quel est le rôle du comptable fournisseur ?

Le comptable fournisseur est en charge de la comptabilité des achats :

• Gestion de la comptabilité des achats.
• Vérification des factures, devis et bons de commande
• Imputation des factures fournisseurs dans les comptes de charge.

Bon à savoir : en comptabilité, le dirigeant de l’hôtel doit aussi effectuer le lettrage du compte fournisseur, c’est à dire connecter la facture à son règlement par une lettre de l’alphabet. La même lettre est ainsi indiquée sur les montants associés figurant au débit et au crédit. L’opération de lettrage permet ainsi de visualiser les factures en attente de paiement, et de s’assurer de l’équilibre de sa trésorerie.

Quelles sont les charges d'un hôtel ?

Les charges d'un hôtel frais généraux se composent notamment des éléments suivants :

• Loyer
• Personnel
• Eau et électricité
• Frais de blanchisserie
• Entretien et maintenance
• Assurances
• Système de sécurité
• Frais SACEM
• Etc