Gérez et payer les factures de son hôtel avec Libeo

Pourquoi automatiser la gestion des factures fournisseurs ?

L’un des principaux défis auxquels les propriétaires d’hôtels sont confrontés est la gestion des factures des fournisseurs, en particulier dans les chaînes hôtelières, où la volumétrie des factures est très élevée, ce qui rend encore plus difficile la gestion manuelle de toutes ces factures.

Cela signifie que le traitement des factures est l’une de leurs principales préoccupations. Le problème n’est pas seulement le volume des factures, mais aussi leur complexité. L’exemple suivant permet de l’illustrer :

Dans un hôtel, il peut y avoir des dizaines, voire des centaines de fournisseurs différents (mobiliers, restaurants, sociétés de nettoyage, de transport, de blanchisserie, etc.). Chaque fournisseur peut envoyer jusqu’à plusieurs dizaines de factures par mois. Le nombre de lignes de factures peut facilement atteindre les milliers par mois, ce qui rend difficile un traitement efficace par un employé non assisté.

Cette situation entraîne plusieurs problèmes :

Certains fournisseurs risquent de ne pas être payés à temps en raison du manque de personnel ou d’erreurs administratives (signatures manquantes, erreur de saisie, etc.) Dans certains cas, les hôtels risquent également de recevoir des avis de paiement de leurs fournisseurs en raison de retards de paiement ou de factures impayées (ce qui peut avoir mauvaise presse !).

Afin d’optimiser ce processus, de nombreux hôteliers se sont tournés vers Libeo.

Libeo, solution d’automatisation des comptes fournisseurs de nouvelle génération pour les hôteliers

Un tableau de bord personnalisé pour votre activité hôtelière, facile à utiliser et à comprendre

Libeo est une plateforme d’automatisation conçue spécialement pour l’industrie hôtelière qui permet aux utilisateurs de centraliser toutes les factures des fournisseurs dans une interface facile à utiliser :

un aperçu de vos finances par facture et par fournisseur

Avec Libeo, vous pouvez accéder à vos factures et aux informations de vos fournisseurs dans une vue centralisée. Vous pouvez également vérifier vos dépenses et vos encaissements, ainsi que l’état de vos paiements et les remises que vous avez négociées avec vos fournisseurs :

Des solutions de collecte pour toutes vos factures

Pour simplifier le travail des équipes comptables, les outils gestion des factures comme Libeo incluent des solutions de collecte, selon la provenance des factures ;

• La récupération automatique des factures par e-mail depuis l’adresse générique Libeo, partagée à vos fournisseurs
• La collecte automatique, depuis vos espaces clients via les collecteurs web
• la reconnaissance automatique des caractères par OCR
• L’import en masse des factures depuis un PC, smartphone ou tablette

Grâce à la reconnaissance automatique des caractères, les données des factures sont reconnues et saisies automatiquement. Fini, la saisie manuelle : l’outil détecte les montants, le fournisseur, les comptes comptables correspondants et la TVA :

Depuis votre espace Libeo, vous pouvez centraliser les factures reçues, les contrôler avant de les régler.

Le rapprochement des factures fournisseurs et des bons de commande

Le suivi des commandes et le contrôle des livraisons sont des étapes chronophages mais essentielles dans le secteur de l'hôtellerie/restauration, qui travaille avec de nombreux fournisseurs. Oubli d'une facture, commande supérieure aux besoins... Autant de facteurs qui peuvent impacter au quotidien les finances de l’établissement.

Depuis leur espace Libeo, les hôteliers peuvent retrouver tous les documents associés à un même numéro de commande, et éviter les nombreux aller-retours lors de la validation.

Dès que le numéro de commande apparaît sur la facture du fournisseur, les documents associés sont automatiquement proposés.

De quoi faciliter le quotidien des gérants et directeurs d'hôtels et leur permettre de gagner en temps, en productivité et en efficacité.

Vue d’ensemble complète et fiable de votre processus de comptabilité fournisseur

Depuis votre Tableau de bord Libeo, retrouvez toutes vos factures en attente de paiement, classées par fournisseur :

Suivez le détail des factures à contrôler et à payer.

Des fonctionnalités avancées : mise en place de flux d’approbation, planification des paiements et synchronisation comptable et bancaire

Mise en place de flux d’approbation

Pour gagner du temps dans la gestion de vos factures, vous pouvez créer des automatisations, en définissant des règles et des circuits d’approbation, du contrôle des factures au paiement final :

Vous pouvez également modifier facilement vos droits d’équipe, c’est-à-dire attribuer à chaque membre, en fonction de son rôle, les droits d’administration et les niveaux d’accès nécessaires. Ces droits d’accès portent sur :

• Le contrôle et l’approbation des factures
• Le paiement des factures
• La gestion des flux de travail
• La comptabilité

Vous trouverez l’ensemble des utilisateurs membres de votre société dans l’onglet « Équipe » de la section « Configurer », avec leurs droits d’administration respectifs :

Effectuez des paiements en temps réel ou différé

La planification du paiement des factures consiste à établir un calendrier de paiement des factures en fonction des dates d’échéances et d’autres indicateurs financiers, comme le délai moyen de paiement fournisseur (DPO), le Besoin en Fonds de Roulement ou encore le Days Sales Outstanding (DSO). Dans les secteurs marqués par une forte saisonnalité, comme le tourisme et l'hôtellerie, le paiement différé est un outil efficace pour lisser les flux de trésorerie et stabiliser le BFR sans allonger les délais de paiement des fournisseurs.

En outre, les contrats de paiement différé sont particulièrement utiles pour les hôtels, qui ont besoin d'acheter de grandes quantités de stocks en une seule fois, et où la demande saisonnière fluctue fortement d'un trimestre à l'autre.

Une fois contrôlées, les factures apparaissent dans l’onglet « Payer », d’où vous pouvez alors choisir entre les différentes options de paiement :

Pour payer à une autre date, cliquez sur « Procéder au paiement » puis programmez le paiement :

Pour programmer le paiement à la date souhaitée, cliquez sur « Pour réception d’ici le [date] » :

Synchronisation comptable et bancaire

Libeo s’intègre à votre logiciel de comptabilité pour exporter les données directement dans les bons champs sans avoir à saisir manuellement les informations. En automatisant ce processus, vous augmenterez la productivité, garantirez l’exactitude et éliminerez les erreurs.

En tant qu’utilisateur, vous pouvez aussi faire un export de vos mouvements comptables, à tout moment depuis Libeo. C’est-à-dire :

• Importer votre Plan comptable
• Exporter vos écritures vers les journaux d’achat et de banque ;
• Effectuer les remises en banque de vos libellés de transactions ;
• Connecter Libeo à votre banque pour effectuer vos opérations de rapprochement bancaire
• Exporter les données de gestion en comptabilité ;

Libeo exporte uniquement les écritures équilibrées, et qui n’ont jamais été exportées auparavant. Cette façon, votre comptabilité est juste et sans doublons.

La comptabilité analytique

Si vous êtes propriétaire de plusieurs hôtels et utilisez une comptabilité analytique, vous pouvez définir jusqu’à 5 axes analytiques dans Libeo pour l’imputation de vos dépenses :

Libeo attribue un code analytique propre à chaque entreprise personnalisable pour faire des analyses par centres de coûts.

La vue centralisée des flux de trésorerie

Enfin, Libeo vous permet d’accéder à un tableau de bord spécifique d’où pouvez suivre vos flux de trésorerie, encaissements et décaissements, même sans posséder un bagage technique très développé :

La gestion automatisée des factures simplifie énormément la gestion de l’établissement dans sa globalité :

• Traitement automatisé des factures ;
• Paiements simples et sécurisés ;
• Suivi des finances en temps réel ;
• Gestion collaborative des finances ;
•  Compatibilité avec tous les logiciels de gestion et comptabilité ;
• Automatisation des relances.