Numérisation des factures : les exigences de l'administration fiscale

La numérisation des factures manuelles répond à un certain nombre d'exigences sur le plan fiscal. Le but étant que la facture conserve sa valeur probante une fois numérisée et assure une conservation des factures conforme aux réglementations.

Voici les instructions détaillées sur la manière de numériser un devis et une facture , selon les exigences fiscales et comptables :

• Reproduction des couleurs identiques à l’original ;

• Absence de dispositif de traitement de l'image ;

• En cas de recours à la compression de fichier, obligation de ne pas perdre d’informations ;

• Conservation de la facture en format PDF ou PDF A/3 (ISO 19005-3), assorti :

• soit d'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins, au RGS de niveau une étoile,

• soit d'une empreinte numérique,

• soit d’une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au RGS une étoile,

• soit de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List – TSL) ;

• Horodatage de la copie numérique par au moins une source interne datant les différentes opérations réalisées ;

• Documentation du processus de numérisation des factures .

Sont concernées par cette méthode les factures papier émises à compter du 30 mars 2017. Elle ne dispense pas pour autant des contrôles de la piste d'audit fiable.

*Si les codes couleur sont porteurs de sens. Par exemple : les montants négatifs en rouge ou la facture comporte des signatures, des mentions manuscrites ou encore une impression couleur par un tampon encreur. À l’inverse, la couleur d’un logo n’a pas de signification fiscalo-comptable.

Comment scanner une facture en comptabilité ?

Scanner des factures une par une prend beaucoup de temps. Il faut les imprimer, les dater, les agrafer, etc. Vous devez ensuite la scanner, l'enregistrer et la payer. L'ensemble du processus peut prendre jusqu'à deux minutes par factures.

L'automatisation peut être la solution à ce problème : au lieu de perdre votre temps à scanner et imprimer des documents, utilisez une solution de dématérialisation des factures pour les saisir directement dans le logiciel de comptabilité.

Numérisation d'une facture en PDF

La façon la plus directe de numériser une facture est de la numériser au format PDF , puis d'enregistrer le fichier sur votre ordinateur :

1. Numérisez la facture avec votre scanner et enregistrez-la en tant que fichier PDF.

2. Ouvrez le fichier PDF et vérifiez si tous les détails sont lisibles. Si ce n'est pas le cas, réglez la luminosité et le contraste du fichier numérisé.

3. Renommez le fichier numérisé et ajoutez-le au dossier approprié sur votre ordinateur.

Vous pouvez également importer la facture directement dans votre logiciel de comptabilité.

Numériser des factures avec un smartphone

L'une des façons les plus simples de numériser une facture est de prendre une photo avec votre téléphone ou votre appareil photo numérique. Ensuite, téléchargez la photo sur votre ordinateur et enregistrez-la au format PDF.

Numériser des factures avec l'application Libeo

Libeo utilise l'intelligence artificielle via OCR dans son application mobile. Cette technologie utiliser la reconnaissance automatique des caractères (Optical Character Recognition) pour extraire du texte de l'image de votre facture , afin de la convertir au format électronique pour être lues et traitées par ordinateur.

Exemple de facture d'achat saisie par OCR depuis l'application mobile Libeo

1. Téléchargez l'application mobile Libeo sur votre smartphone depuis l'Apple Store

2. Créez un compte ou connectez-vous à l'application si vous en avez déjà un.

3. Prenez une photo de votre facture fournisseur ou sélectionnez-la dans la galerie. Il vous suffit de prendre plusieurs photos de toutes les pages du document, puis de confirmer qu'il a été scanné.

4. L'OCR extraira toutes les données nécessaires de la facture et les enregistrera sur votre compte. Vous pouvez ensuite la partager facilement avec votre comptable et votre expert-comptable.

Quelle est la valeur juridique d'une facture scannée ?

La dématérialisation comptable est encadrée par la législation. Une facture scannée conserve la même valeur juridique que sa version papier. Sa valeur légale n'est pas modifiée par la numérisation, du moment qu'elle comprend les données suivantes :

• Fournisseur : nom, adresse et numéro de TVA.

• Client : nom et adresse.

• Numéro de la facture.

• Date d'émission.

• Description des biens et services fournis.

• Prix unitaire/montant et prix total/montant (y compris la TVA).

• Taux et montant de la TVA.