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Comment comptabiliser les achats fournisseurs d'un bar ?

Si vous êtes gérant d’un bar, les paiements des achats auprès de vos fournisseurs doivent obligatoirement être enregistrés dans votre comptabilité.

Libeo vous explique comment comptabiliser les achats fournisseurs lorsqu’on gère un bar.

COMMENT COMPTABILISER VOS ACHATS FOURNISSEURS ?

Vos fournisseurs sont de précieux partenaires pour votre bar qui contribuent à la réussite de votre activité. Après avoir sélectionné (avec attention) vos fournisseurs, vous leur passerez certainement une première commande, celle-ci donnant lieu à l’émission d’une facture. Une fois que vous aurez vérifié la validité de celle-ci, vous devrez procéder à son paiement, puis à un enregistrement en comptabilité. Bien qu’elle soit assez similaire, la saisie comptable diffère quelque peu selon que l’achat réalisé auprès de votre fournisseur concerne des marchandises ou un bien non destiné à la vente.

Comptabiliser l’achat de marchandises pour votre bar

Pour saisir les achats fournisseurs réalisés pour votre bar, vous devez avant tout identifier :

  • Le montant HT,

  • Le montant TTC,

  • Et le montant de la TVA indiqués sur la facture.

L’ensemble des marchandises fournies par vos fournisseurs doivent alors faire l’objet de la saisie suivante :

  • Débiter le montant HT du compte 607 « Achat de marchandises » ;

  • Débiter le montant de la TVA du compte 44566 « TVA déductible » ;

  • Créditer le montant TTC au compte 401 « Fournisseur ».

Bon à savoir : lorsque les achats fournisseurs s’accompagnent de frais de livraison ou de droit de passage à la douane, ces frais accessoires sont ajoutés au montant des achats de marchandises réalisés pour votre bar et sont donc enregistrés sur le compte 607.

Comptabiliser l’achat de mobilier pour votre bar

Un bar n’est pas fait que de produits consommables. Vous devez également l’équiper en mobilier, matériel de cuisine, vaisselle, linge de table, etc. pour attirer votre cible au sein de votre structure. Vous pourriez par exemple acheter de nouveaux tabourets de bar ou renouveler votre décoration régulièrement en fonction des saisons pour rendre le lieu plus chaleureux. Les achats réalisés auprès de vos fournisseurs pour votre bar qui n’ont pas vocation à être revendus sont alors considérés comme des immobilisations sur le plan comptable. Ces acquisitions doivent être saisies comme suit dans votre comptabilité :

  • Débiter le montant HT du compte dédié aux immobilisations ;

  • Débiter le montant de la TVA du compte « TVA déductible » ;

  • Créditer le montant TTC au compte « fournisseur ».

Prendre en compte les remises et les escomptes dans la comptabilité de votre bar

Si vous êtes un client fidèle et apprécié, les factures fournisseurs que vous recevez feront bien souvent apparaître une remise ou un escompte. Ces avantages financiers doivent eux aussi être enregistrés dans votre comptabilité.

Ainsi, si vous bénéficiez d’une remise suite à un achat fournisseur de marchandises pour votre bar, vous devrez comptabiliser votre achat de manière classique et créditer le montant de la remise au compte 607 « Achat de marchandises ». Le montant de la TVA et le montant TTC à créditer au compte fournisseur se basent toutefois sur le montant HT remisé.

Si vous bénéficiez d’un escompte, vous devrez le créditer au compte 766. Là encore, la comptabilisation de l’achat se fait de manière classique, sur la base du montant d’achat réduit du montant d’escompte.

Bon à savoir : si la facture d’achat fait apparaître une remise et un escompte, il faudra d’abord calculer la remise avant l’escompte. Le montant de TVA à déclarer est ainsi calculé sur le montant HT remisé et réduit du montant de l’escompte.

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RÉUSSIR SA COMPTABILISATION FOURNISSEUR

Pour enregistrer correctement les différents achats fournisseurs que vous réalisez pour votre bar et limiter au maximum le risque d’erreur, suivez les conseils suivants.

Saisir les opérations comptables dans les comptes adaptés

L’enregistrement des dépenses et des recettes générées par votre entreprise est à la base d’une comptabilité conforme. Toutes les opérations comptables doivent ainsi être enregistrées dans les comptes dédiés. Cela nécessite de savoir répartir les écritures comptables sur la base du plan comptable général ou du plan comptable de votre établissement :

N° de classeDénominationContenu
Classe 1Capitaux propresRésultat de l’exercice, capital social, subventions, emprunts, dettes
Classe 2ImmobilisationsImmobilisations corporelles, immobilisations incorporelles, immobilisations financières
Classe 3Stocks et en-coursStocks de marchandises, de matières premières, en-cours
Classe 4TiersClients, fournisseurs, associés, État
Classe 5FinanciersCaisse, banque, virements internes,
Classe 6ChargesTaxes, impôts, charges exceptionnelles, charges de personnel, achats
Classe 7ProduitsChiffre d’affaires, produits financiers, produits exceptionnels
Classe 8SpéciauxComptes d’engagement, résultat en instance d’affectation, comptes de bilan

Si vous avez peur de faire des erreurs, n’hésitez pas à confier cette mission à un professionnel des chiffres : votre expert(e)-comptable.

Enregistrer régulièrement les achats fournisseurs

Pour simplifier leur enregistrement, les achats fournisseurs de votre bar doivent être saisis de manière quotidienne ou hebdomadaire. Si possible dès réception.

Le rythme de déclaration de votre TVA vient définir l’intervalle maximal selon lequel vous devez comptabiliser vos achats fournisseurs. En effet, si vous déclarez votre TVA mensuellement, vos factures fournisseurs devront être saisies tous les mois.

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Encoder les factures fournisseurs

Pour organiser au mieux votre comptabilité et retrouver rapidement vos factures, vous devez les encoder. Cela consiste à leur attribuer une numérotation spécifique que vous choisirez en interne en fonction des spécificités de votre organisation.

Vos factures devront ensuite être rangées dans un classeur ou dans un carton dédié qui vous permettra de les retrouver très facilement. Puisque les factures numériques deviendront la norme à horizon 2025, vous pouvez prendre les devants et vous équiper d’un outil dédié qui vous permettra non seulement d’éditer vos factures, mais aussi de les conserver et de les archiver de manière sécurisée.

Bon à savoir : pour limiter le risque d’erreur lors de la comptabilisation des achats fournisseurs pour votre bar, vous pouvez vous équiper d’un outil de gestion des factures. L’ensemble de vos factures y seront regroupées et les opérations comptables pourront être transférées automatiquement à votre logiciel comptable afin de les saisir au bon moment. Un véritable atout pour vous assurer une comptabilité aux normes et en ordre.

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