Hello Syndic centralise et paye toutes ses factures en 1h par semaine

Utilisateur de Libeo :Mikael Asseraf, cofondateur

Entreprise :Hello Syndic

Localisation : Région parisienne, Lyon, Bordeaux, Toulouse et Lille

Industrie :Immobilier

Nombre d'employés :35

Fonctionnalité préférée :La centralisation des factures

Localisation :Administration d'immeubles et autres biens immobiliers

Avec des bureaux répartis dans toute la France, Hello Syndic reçoit une centaine de factures fournisseurs par mois. Difficile de les centraliser et faire le suivi des paiements ! Pour simplifier son processus et assurer un meilleur pilotage des finances, Mikael, son cofondateur, a déployé Libeo.

Hello Syndic, syndic de copropriété nouvelle génération

Hello Syndic est syndic de copropriété nouvelle génération qui développe des outils de gestion interne à destination des copropriétaires. Son but ? Révolutionner le métier de syndic, obligatoire en France depuis 1965.

Hello Syndic en chiffres :

Une équipe de 35 collaborateurs
Une croissance de x3 chaque année
Une présence dans 4 grandes villes : Paris, Lyon, Toulouse et Bordeaux
Entre 40 à 100 factures fournisseurs par mois

Gestion des factures : d'une personne à mi-temps...

Chez Hello Syndic, la gestion des factures est scindée en deux branches :

Les factures des copropriétés, gérées par l’équipe comptable en interne ;
Les factures d’Hello Syndic, gérée par une personne à mi-temps

Le tout représente une centaine de factures par mois, qui arrivent d’à peu près partout en France, par différents canaux (mails, courriers, etc.).

Pour Mikael et ses collaborateurs, toute la difficulté réside dans la collecte des factures. En effet, la dispersion des canaux et des formats (pièces jointes, les factures papier, les PDF, etc.) rendait la récupération des factures très difficiles, et allongeait les délais de paiement.

Pour chaque facture, il fallait la retrouver, la saisir, la payer et enfin l’enregistrer dans la comptabilité.

"On gère une centaine de factures par mois, et c’est difficile de les centraliser. Avant, on avait une personne qui s’occupait de les récupérer, de les saisir, de les payer et ça, ça représentait à peu près un demi temps plein."

Mikael Asseraf

Cofondateur - Hello Syndic

... À 1h par semaine avec Libeo !

Depuis qu’il utilise Libeo, le processus a radicalement changé. C’est aujourd’hui beaucoup plus simple pour Mikael de collecter ses factures puisque l’ensemble des collaborateurs lui envoient sur l’adresse mail Libeo dédiée. Celles-ci arrivent au fil de l’eau dans l’interface. Toutes les factures sont classées et accessibles selon les droits. Les comptables internes se chargent de contrôler les factures et de préparer les paiements. Mikael n’a plus qu’à les valider.

La plateforme offre une vision exhaustive de toutes les factures reçues. Cette vue centralisée est un levier de performance pour la gestion de trésorerie. Elle offre une vision en temps réel de toutes les dépenses engagées par les collaborateurs :

Tableau de bord

Libeo simplifie la gestion de trésorerie. Les flux entrants et sortants sont détaillés, ainsi que les indicateurs financiers :

Analyse trésorerie

Ce suivi des finances (encaissements et décaissements) en temps réel a permis à une meilleure collaboration entre Hello Syndic et son équipe comptable.

Autre sujet : le suivi des paiements. Avec Libeo, Hello Syndic conserve une visibilité permanente sur le fil d’activité des factures à payer :

fil d'activité facture

Mikael et ses collaborateurs peuvent informer les prestataires de l’avancée de leurs paiements.

Enfin, dernier point, mais pas des moindres : la récupération automatique des IBAN. Lorsqu’un IBAN fournisseur manque, celui-ci peut le remplir lui-même à partir de l’adresse mail. Ce remplissage automatique représente un gain de temps considérable.

Avec Libeo, Hello Syndic peut désormais :

Collecter et centraliser ses factures fournisseurs en évitant les doublons.
Avoir une vision en temps réel sur toutes ses factures et sa trésorerie.
Entretenir une meilleure relation avec ses fournisseurs en les tenant informés des paiements.

"Aujourd’hui, j’ai vraiment une vision exhaustive de toutes les factures qu’on reçoit. Ça me permet aussi de gérer plus efficacement la trésorerie : je connais en temps réel toutes les dépenses engagées par les collaborateurs."