Comment faire l'inventaire du stock ?

L'inventaire est une opération qui consiste à évaluer les stocks d'une entreprise. Les stocks correspondent aux biens achetés mais pas encore vendus. On peut parler de stocks lorsque l’on fait référence aux entrepôts, à la production ou aux ventes.

L'inventaire permet de connaître le nombre d'unités disponibles, leur valeur et le montant de l'ensemble des stocks. Cette opération est nécessaire pour établir la comptabilité de l'entreprise et la tenue du registre du commerce. En effet, l'inventaire est une comptabilité qui se fait sur une période de temps donnée (un mois, un trimestre…). Le rôle de l'inventaire est d'indiquer les fluctuations de stocks sur une période donnée en tenant compte des achats et des ventes.

Toutes les entreprises, petites ou grandes, sont obligées de réaliser un inventaire au moins une fois par an.

Lorsque vous faites un inventaire, il est important que vous mettiez en place un système d'inventaire clair et précis. Vous pouvez par exemple utiliser un logiciel d'inventaire en ligne qui vous permettra de dresser un inventaire de manière beaucoup plus rapide et efficace. Dans tous les cas, vous allez passer par plusieurs étapes :

• Préparation ;
• Identification ;
• Méthode ;
• Double comptage ;
• Finalisation

Préparer un inventaire est un exercice complexe et fastidieux. Mais cette étape est primordiale, car elle permet de vérifier l'exactitude des stocks et de faire le point sur les besoins en approvisionnement.

Comment se prépare un inventaire annuel ?

Garante du bon déroulement de l'opération, La préparation est presque aussi importante que l'inventaire lui-même. Elle se découpe en 7 étapes :

• Planifier le jour de l'inventaire
• Déterminez les employés requis pour exécuter cette tâche
• Mettez en place une méthodologie à suivre
• Gelez vos stocks
• Préparer le terrain
• Délimiter toutes les zones de comptage
• Prévoir les bons outils

Généralement, on dresse un inventaire une fois par an et chaque mois ou chaque trimestre si vous êtes un professionnel. On distingue deux types d'inventaire :

• L'inventaire permanent, qui consiste à enregistrer les mouvements d'entrées et de sorties des stocks au fur et à mesure et
• L'inventaire physique, qui consiste à compter le stock au moins une fois par an.

1/Identifier les types de stocks

Pour dresser un inventaire des stocks, commencez par identifier les différents types de stocks qui existent et les quantités à avoir pour chacun d'eux. On peut distinguer en général :

• Les stocks présents au magasin, soit en rayonnage ou dans la réserve (stockage). ;
• Les stocks en entrepôt.

Pour que l'inventaire soit analysé avec précision, divisez vos stocks en plusieurs catégories selon un critère de classification :

2/Procédez méthodiquement

On rencontre plusieurs méthodes méthodes d'inventaire :

3/Comptez le nombre d'articles en stock

• À la main. Si vous avez un petit nombre d'articles, c'est l'option la plus simple. Il suffit d'ouvrir votre entrepôt et de compter tous vos articles.
• À l'aide d'un lecteur de codes-barres. Pour les stocks plus importants, c'est la meilleure option car les scanners de codes-barres comptent automatiquement chaque article en quelques secondes et ont une précision de 99 %, ce qui signifie qu'ils ne manqueront jamais un ou deux produits.
• Avec une application qui vous permet de faire l'inventaire à distance. Si vous ne pouvez pas accéder physiquement à votre inventaire ou si votre stock est énorme, faites l'inventaire à distance en téléchargeant des photos ou des vidéos de l'emplacement de chaque produit afin qu'il puisse être compté ultérieurement par une autre personne ayant accès à la même application ou au même site web que vous.

4/Finalisez votre inventaire

Une fois le double comptable terminé, regroupez vos fiches de comptables et veillez à bien enregistrer le moindre écart d’inventaire. Ensuite, transférez les pièces manquantes vers les comptes corrects.

L'inventaire des stocks influe sur la comptabilité de l'entreprise. Si, en fin d'exercice comptable, on constate des stocks non vendus / consommés, il faut les reporter sur l'année suivante. En termes d'écritures comptables, cela se traduit par l'annulation des achats ou des matières premières de l'année pour les reporter sur l'année suivante.

L'inventaire physique va donc être utile pour compter les stocks de matières premières, de marchandises et de produits finis. Ces quantités sont ensuite majorées :

• Les matières et marchandises par rapport au coût d'achat ;
• Les produits finis par rapport au coût de production.

Les stocks appartiennent à la classe 3 du Plan Comptable Général. Au bilan comptable, les comptes sont les suivants :

Au compte de résultat, les comptes concernés sont les suivants :