magasin bio

Éthique, fournisseurs, factures : les défis de la gestion dans les magasins bio

Dans le commerce alimentaire bio, l'éthique est de la plus haute importance. Avec l'augmentation du nombre d'entreprises, la concurrence est intense et la pression sur les prix est forte. Pour se démarquer, des grandes enseignes du secteur comme Biocoop ou Bio C' Bon ont opté pour Libeo pour la gestion fournisseur. Voici pourquoi.

La chaine d’approvisionnement, pierre angulaire des magasins bio

La rentabilité d’un magasin bio dépend de la qualité de ses approvisionnements. Or, les produits naturels et biologiques constituent encore un marché de niche. Pour cette raison, il y a encore peu, voire pas du tout, de législation concernant les exigences des fournisseurs en matière d’utilisation d’ingrédients biologiques, la manière dont ils doivent être étiquetés, emballés ou stockés.

Avec un CA de 4,162 milliards d’euros réalisé en 2021, le secteur du bio a de beaux jours devant lui. Pour autant, les gérants de magasin doivent s’approvisionner en produits dont la disponibilité est plus faible et la durée de vie plus courte. Des caractéristiques particulières à prendre en considération au moment de planifier et piloter sa chaine d’approvisionnement. Notamment dans les magasins de vente en vrac.

D’après Synadis bio, le Syndicat national des distributeurs spécialisés de produits biologiques, diététiques et compléments alimentaires, la qualité biologique répond à une réglementation très stricte qui définit un ensemble de règles pour :

  • La production

  • La transformation et le conditionnement

  • L’étiquetage

  • Et le contrôle des marchandises

Gestion des flux de marchandises : les étapes du processus

Les freins aux approvisionnements en magasin bio

Lors d’une rencontre organisée le 4 février 2019 entre magasins et distributeurs à Simandres (sud de Lyon), les participants ont mis en lumière les principaux pain points liés à l’approvisionnement côté magasins et fournisseurs, que l’association Cluster Bio a résumés en 2 schémas :

Bio local

circuit court freins

Source : cluster-bio.com

Approvisionnement bio local : l’offre de Libeo pour les magasins bio

Comme précisé en introduction, l’une des spécificités du marché bio, c’est la faible disponibilité des produits (notamment les fruits et légumes). Ces volumes plus faibles mettent les distributeurs sont sous tension, car ils doivent malgré tout garantir aux consommateurs une gamme de produits la plus complète possible.

Autre défi de la supply chain bio : la durée de vie, plus courte, de ces aliments, qui implique un temps de commercialisation plus court. Pour les gérants de magasins, cela sous-entend de calculer au plus juste les approvisionnements et les stocks afin d’éviter les ruptures en linéaire tout en réussissant à écouler leurs stocks.

La solution ? Diversifier leurs sources d’approvisionnement auprès des fournisseurs, industriels et coopératives. Pérenniser les relations avec les fournisseurs et bien anticiper la demande pour gérer les approvisionnements et stocks en fonction. Pour cela, l’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks est indispensable. Ces outils de planification de la chaine d’approvisionnement permettent une gestion proactive des stocks, qui anticipe le risque de pénurie ou surstocks, et gère les invendus et les pertes.

La gestion centralisée des factures et de trésorerie

Pour autant, on ne saurait penser la gestion des stocks sans s’intéresser à celle des factures et des flux de trésorerie. La rentabilité d’un magasin bio s’apprécie aussi à sa capacité à maîtriser son besoin en fonds de roulement, et assurer ses paiements fournisseurs en temps et en heure.

Depuis votre Tableau de bord, retrouvez la synthèse de vos dépenses mensuelles, vos principaux fournisseurs et factures :

Tableau de bord Libeo

Dans la section « Trésorerie », visualisez le détail de vos encaissements et décaissements par mois :

Flux de trésorerie libeo

La centralisation des factures fournisseurs

L’approvisionnement multifournisseurs requiert de centraliser ses factures afin d’éviter les pertes de documents. Avec Libeo, les détaillants peuvent mettre en place une récupération automatique des factures depuis :

  • Vos boîtes mail (via votre adresse de facturation Libeo)

  • Vos espaces clients (via les connecteurs web)

  • Vos fichiers téléchargés (via « drag and drop »)

  • Vos factures papier (via OCR)

Toutes vos factures sont ainsi centralisées dans une plateforme unique :

Collecte de factures

Libeo différencie les factures à contrôler de celle à payer :

Factures à contrôler / payer

En s’appuyant sur un suivi en temps réel de l’évolution de la demande, des dettes, encours et de l’état des stocks, cette capacité de réaction et de correction rapide va permettre :

  • De gérer les approvisionnements et les stocks de façon macro et granulaire ;

  • De réduire les pertes de produits ;

  • De pérenniser la relation fournisseurs.

Cette nouvelle génération de solutions digitalisées permettre aux distributeurs, fournisseurs et autres acteurs de la supply chain de se concentrer sur les situations les plus complexes et les activités à plus forte valeur ajoutée en laissant le logiciel effectuer le maximum d’opérations automatiquement.

Ce sont nos clients qui en parle le mieux

Jean-Michel Roulet, gérant de deux magasins Biocoop, revient sur l'avant et l'après utilisation de Libeo. Depuis qu'il gère ses paiements fournisseurs avec Libeo, il a :

  • Divisé par 4 le temps passé sur chaque facture

  • Arrêté les 5 à 6 étapes d'authentification avec sa banque sans perdre en sécurité

  • Fluidifié la communication avec son expert comptable

CENTRALISEZ TOUTES VOS DÉPENSES

Comme Biocoop, Bio C' Bon et les Nouveaux Robinson, passez à la gestion digitalisée des factures et économisez un jour par semaine sur votre comptabilité.

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Foire aux questions

Quelle est la rentabilité d’un magasin Biocoop ?

Biocoop étant une franchise de magasins, il est difficile d’estimer avec précision sa rentabilité. Mais selon l’Observatoire de la Franchise, les porteurs de projet peuvent espérer un CA de 2 M€ sur 2 ans, pour un investissement initial de 300 000 € (dont 80 000 € d’apport) et un ticket d’entrée de 7 500 €.

Quel est le panier moyen dans les magasins bio ?

La crise sanitaire et les restrictions qui en ont découlé ont profité au marché du bio et à ses structures : en 2021, le panier moyen dans les magasins bio a gagné 6 € pour s’établir à 42 €. La fréquence d’achat est restée stable quant à elle avec 27 actes par an. Selon Biotopia :

  • 60 % des tickets de caisse sont compris entre 10 € et 50 € ;

  • 25 % des tickets sont supérieurs à 50 € ;

  • 16 % des tickets affichent un montant inférieur à 10 €.

Peut-on se lancer dans le bio en auto-entrepreneur ?

Il est tout à fait possible de se lancer dans le bio en tant que micro-entreprise. Pour ça, le micro-entrepreneur doit accomplir un certain nombre de formalités, à commencer par l’inscription auprès du Centre des formalités des Entreprises (le CFE agricole), géré par la chambre d’agriculture. Il lui faut ensuite obtenir une autorisation d’exploiter auprès de l’administration locale, ainsi qu’une assurance responsabilité civile, une pour les véhicules et tracteurs et dommages aux bâtiments professionnels.

Avant d’effectuer les démarches administratives, il est indispensable de réaliser une étude de marché et un business plan pour son supermarché ou sa supérette bio (il existe des exemples gratuits à télécharger en PDF).

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