registre des achats

Comment tenir un registre des achats ? Mode d’emploi

Alors que la plupart des entrepreneurs doivent remplir de nombreuses formalités comptables, les micro-entrepreneurs bénéficient d’allègements non négligeables en la matière. Une obligation les concerne toutefois : remplir un livre de recettes et un registre des achats.

Quel est l’intérêt de ce type de document ? Libeo vous en dit plus sur les obligations comptables du micro-entrepreneur, et en particulier sur la tenue du registre des achats.

LE REGISTRE DES ACHATS : UNE OBLIGATION COMPTABLE DU MICRO-ENTREPRENEUR

Si le micro-entrepreneur n’a pas l’obligation de tenir une comptabilité complète, certaines formalités doivent tout de même être remplies.

UNE COMPTABILITÉ ALLÉGÉE

En micro-entreprise, nul besoin de tenir une comptabilité complexe et de réaliser de trop nombreux calculs. En effet, bénéficier de ce statut, c’est profiter d’une comptabilité allégée. Pourquoi ? Tout simplement, car vous bénéficiez du régime micro-fiscal et d’une franchise en base de TVA. Vous n’avez donc pas affaire à la complexité des déclarations que doivent gérer les autres entrepreneurs. De même, vous n’avez ni l’obligation de recourir à un expert-comptable, ni de réaliser des comptes annuels.

Bien qu’elle soit mineure, la comptabilité doit tout de même être tenue en micro-entreprise. C’est l’un des moyens d’assurer la réussite de son activité et la pérennité de son entreprise. C’est également le moyen de se constituer une protection juridique si vous faites face à un litige avec un autre commerçant ou si vous faites l’objet d’un contrôle fiscal. Tenir votre comptabilité vous permet également d’avoir une visibilité sur vos finances et de savoir si votre activité est rentable. Même si vous n’avez pas à réaliser de bilan comptable, il vous faudra faire preuve de rigueur pour mener votre entreprise vers la réussite.

DES OBLIGATIONS COMPTABLES À RESPECTER

Le micro-entrepreneur reste un chef d’entreprise qui doit répondre à des obligations comptables. Il doit ainsi facturer ses clients, déclarer son chiffre d’affaires, tenir un livre de recettes, et parfois, tenir un registre des achats.

Le livre de recettes est un document comptable normé qui regroupe toutes les informations concernant les recettes que l’entreprise a générées au cours de l’année. Sa forme est libre et son contenu est organisé de manière chronologique. Ce document récapitule et justifie les recettes perçues par l’entreprise.

Comme son nom l’indique, le registre des achats est un document comptable qui répertorie l’ensemble des achats effectués au cours de l’année. Il apporte de nombreuses indications sur ces opérations telles que la date, le mode de paiement ou les différentes pièces justificatives affiliées. Le registre des achats vous permet d’opérer un suivi de votre activité professionnelle pour mieux la comprendre.

Le micro-entrepreneur doit également déclarer son chiffre d’affaires de manière mensuelle ou trimestrielle en fonction de l’option choisie. Les calculs doivent se faire régulièrement pour n’omettre aucune facture et éviter les erreurs. Il doit aussi déclarer la TVA s’il y est assujetti.

Bon à savoir : lorsqu’il réalise un chiffre d’affaires annuel supérieur à 10 000 € pendant deux années consécutives, le micro-entrepreneur doit ouvrir un compte bancaire dédié à son activité. Nulle obligation toutefois d’ouvrir un compte professionnel : un compte courant suffit. Il lui permettra ainsi d’encaisser ses recettes, de réaliser des achats professionnels ou encore d’obtenir un crédit.

QUI DOIT TENIR UN REGISTRE DES ACHATS ?

Seule une certaine catégorie de professionnels est concernée par la tenue d’un registre des achats. C’est le cas des micro-entrepreneurs relevant du régime fiscal micro BIC ou micro BNC qui exercent une activité de vente de marchandises, de fournitures et denrées, ou de prestations d’hébergement à leurs clients. Si vous êtes dans l’un de ces cas, vous devrez obligatoirement remplir un registre des achats selon les termes de l’article 50-0.5 du Code général des impôts.

Bon à savoir : si vous exercez une activité dans le domaine de la prestation de services, vous n’avez pas l’obligation de tenir un registre des achats. Vous pouvez tout de même décider de le faire pour prendre de la hauteur sur les dépenses réalisées par votre entreprise et savoir ce que vous rapporte réellement votre activité.

Un micro-entrepreneur bénéficie d’un allègement comptable conséquent. En effet, il n’a pas besoin d’établir ses comptes annuels et peut tenir une comptabilité allégée. Comme les autres entrepreneurs, il doit toutefois être en mesure de présenter ses documents officiels en cas de contrôle. Il doit ainsi conserver son registre des achats et son livre de recettes pour une période minimale de 10 ans.

QUE CONTIENT UN REGISTRE DES ACHATS ?

Le registre des achats peut être dématérialisé ou prendre la forme d’un document papier. Si cet aspect est peu normé, le registre des achats doit en revanche intégrer différentes informations bien précises.

QUELLES INFORMATIONS DOIVENT Y FIGURER ?

Quelle que soit la forme qu’il prend, le registre des achats doit comporter plusieurs informations dont :

  • La date de paiement de la facture d’achat ;

  • La référence de la facture ;

  • L’identification du fournisseur ;

  • La nature de l’opération réalisée ;

  • Le montant TTC payé ;

  • Le mode de paiement (espèces, virement…).

Tous les achats réalisés dans le cadre de votre activité professionnelle doivent y être listés, quels que soient leur montant et leur nature. Il peut s’agir des matières premières dont vous avez besoin pour votre activité, ou des fournitures nécessaires. Pour faciliter la comptabilité, les différents achats peuvent aussi être regroupés en catégories bien définies.

Bon à savoir : remplir un registre des achats ne suffit pas. Il est indispensable de conserver les pièces justificatives pour appuyer son contenu en cas de contrôle. C’est le cas de vos factures fournisseurs, qui constituent un justificatif à la fois comptable, fiscal et juridique. Pour ne perdre aucune facture, adoptez une solution de gestion des factures fournisseurs. Le principe ? Dématérialiser les factures, pour les collecter et les payer plus facilement.

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TENIR UN REGISTRE DES ACHATS : MODE D’EMPLOI

Vous pouvez tenir votre registre des achats sur différents supports. En effet, vous pouvez :

  • Acheter un livre comptable dans le commerce : respectueux des normes, son format papier le rend moins pratique à gérer au quotidien

  • Télécharger un document officiel sur le web : souvent disponible au format Excel, il est personnalisable. Il faut néanmoins le remplir régulièrement pour être à jour ;

  • Utiliser un logiciel comptable spécifique : offrant un véritable gain de temps, il génère un document aux normes en quelques secondes grâce aux informations collectées.

Bon à savoir : dans la mesure où le registre des achats est un document inaltérable, il n’est pas possible d’utiliser un tableur où des modifications a posteriori peuvent être réalisées.

EXEMPLE DE REGISTRE DES ACHATS

Le plus souvent, le registre des achats se présente sous la forme d’un tableau à 6 colonnes. Une ligne complète correspond à une unique facture, chacune y étant inscrite dans l’ordre chronologique.

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Un registre des achats est inaltérable et ne peut donc pas être modifié. Bien que les textes n’apportent aucune précision sur la manière de tenir un tel document, il est préférable de suivre les mêmes règles qui sont en vigueur pour le livre des recettes. Le remplissage doit ainsi se faire au jour le jour. De plus, le registre des achats ne doit comporter ni blanc ni rature.

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