lettre de relance facture impayée

Comment rédiger une lettre de relance de facture impayée ? Notre modèle

L’un de vos clients ne vous a pas payé ? Avant d’envisager une procédure judiciaire, vous devez prendre le temps de le relancer. Si la relance peut se faire par téléphone ou par mail, elle peut également se faire par courrier recommandé avec accusé de réception.

Libeo vous propose un modèle de lettre de relance pour facture impayée.

ENVOYER UNE LETTRE DE RELANCE POUR FACTURE IMPAYÉE

L’envoi d’une lettre de relance à un client en défaut de paiement est le premier acte de la procédure de recouvrement. Il permet de trouver une solution à l’amiable avant de déclencher une procédure judiciaire.

Bien rédiger sa lettre de relance pour facture impayée : nos conseils

Pour rédiger votre lettre de relance, vous avez besoin d’en savoir plus sur la situation de votre client. Pourquoi ne vous a-t-il pas payé ? Quelle est sa situation financière ? A-t-il besoin d’un délai de paiement ? La lettre de relance de facture impayée doit être envoyée le plus tôt possible : vous pourrez ainsi signifier dans les plus brefs délais à votre client qu’il est en retard de paiement.

De même, plusieurs informations doivent absolument figurer dans votre courrier dont :

  • La date qui est toujours utile dans l’hypothèse où votre client serait de mauvaise foi ;

  • La référence de la facture afin que votre client puisse rapidement se replonger dans le contexte ;

  • Une copie de la facture impayée pour qu’il n’ait pas à chercher l’originale dans le fond de son bureau.

Bon à savoir : le contenu de votre lettre de relance doit être ferme mais courtois : votre client est peut-être juste dans une mauvaise passe financière.

Lettre de relance de facture impayée : notre modèle

Nom de votre entreprise
Adresse postale
Numéro de téléphone
Adresse mail

Nom de l’entreprise cliente
A l’attention de [XXX],
Adresse postale

Fait à [XXX], le [XXX]

Objet : Relance de paiement de la facture n°[XXX]

Madame, Monsieur, (ou seulement l’une ou l’autre de ces dénominations si vous connaissez le destinataire)

Sauf erreur ou omission de notre part, nous sommes toujours dans l’attente du paiement de la facture n° [XXX] en date du [XXX] d’un montant de [XXX] que vous trouverez en pièce jointe de ce courrier.

L’échéance étant dépassée, nous espérons que vous n’avez pas rencontré un problème susceptible d’avoir retardé le paiement. N’hésitez pas à prendre contact avec nous si tel est le cas. Nous vous demandons néanmoins de procéder à la régularisation de votre situation par retour de courrier s’il s’agit d’un oubli.

Bien sûr, si vous avez procédé au règlement entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de ce courrier.

Nous restons à votre disposition pour toute information complémentaire.

Vous remerciant par avance pour votre considération, nous vous prions d’agréer l’expression de nos salutations les plus distinguées.

Prénom, Nom
Signature
Tampon de l’entreprise (optionnel).

Bon à savoir : vous pouvez parfaitement adapter ce modèle de lettre de relance pour facture impayée si vous préférez contacter votre client par mail. En effet, c’est un moyen plus délicat et plus rapide de prendre contact avec lui. Néanmoins, s’il ne donne pas suite à votre mail, la lettre recommandée avec accusé de réception est incontournable.

RECOUVRER UNE FACTURE IMPAYÉE

Lorsque vous faites face à un client qui ne paye pas ses factures, la première chose à faire est d’envoyer une première relance par mail ou par courrier. Néanmoins, la procédure ne s’arrête pas là et peut prendre un tournant judiciaire parfois inévitable.

La procédure de recouvrement

Si votre client ne paie pas malgré votre lettre de relance de facture impayée, vous devez lui envoyer un deuxième courrier sous un délai de 15 jours. Vous pourrez ensuite avoir recours à :

  • Une mise en demeure ;

  • Une injonction de payer ;

  • Un huissier de justice.

Bon à savoir : à partir du moment où le client est juridiquement considéré comme étant en retard de paiement, vous pouvez réclamer des pénalités de retard en plus du paiement de votre facture.

Lire aussi : Comment calculer le montant des pénalités de retard ?

En 2021, l’automatisation et la dématérialisation des procédures sont autant de solutions à mettre en place pour améliorer les délais de paiement et à encaisser les factures impayées en temps et en heure. Avec Libeo, c’est tout le cycle de paiements de vos factures qui optimisé !

CTA paiement

Externaliser les relances de factures impayées

Relancer des clients qui ne vous ont pas payé à temps est à la fois un fardeau et une perte de temps pour vos équipes. Cette mission n’apporte pas de valeur ajoutée à votre entreprise. Pour obtenir rapidement votre dû, vous pouvez faire appel à un prestataire de services qui s’occupera pour vous de la relance de vos clients.
Externaliser cette mission vous permet ainsi de réaliser des économies financières, de gagner du temps, de gagner en efficacité et en productivité puisque vos équipes pourront se concentrer sur ce qu’elles savent le mieux faire : leur métier.

Bon à savoir : si vous préférez gérer les factures impayées en interne, c’est tout à fait possible. Pensez à adopter un bon process de suivi de la facturation pour éviter au maximum les impayés et les impacts négatifs sur votre trésorerie.

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