Coûts de facturation : connaissez-vous les (vrais) coûts de vos factures ?

COMBIEN COÛTE LE TRAITEMENT D’UNE FACTURE ?

Ce sont des coûts souvent invisibles, qu’on en soupçonne pas. Pourtant, ils sont bien réels. Alors que la facture électronique va devenir obligatoire d’ici 2024, 80% des factures éditées aujourd’hui sont encore envoyées au format papier. Or, traiter ses factures sur papier a un prix (et pas des moindres) : 13,8 € par facture en moyenne.

Le coût de traitement d’une facture entrante et sortante n'est pas le même :

• Entre 14 et 20 € pour une facture entrante (reçue par le client).
• Entre 5 et 10 € pour une facture sortante (envoyée par le fournisseur).

Dans certains cas, les coûts de traitements peuvent s'élever à plus de 100 €, quand la facture exige des procédures de vérification très avancées.

Sachant qu’une PME/TPE traite en moyenne 67 factures par mois, la note est salée… Faites le calcul : 937 € par mois de traitement de factures.

D’après une étude de la Compagnie européenne de gestion par l’informatique décentralisée (CEGID), environ 5% du CA d’une entreprise est consacré à la gestion de ses documents papier.

Comment expliquer ces coûts ? Le coût de traitement d’une commande facturée s’explique par les nombreux intervenants et ressources qu’elle mobilise entre :

• Son édition par le fournisseur ;
• Son archivage par le client.

Votre fournisseur vous envoie une facture par courrier (coût d’impression, d’envoi et d’affranchissement). Le service courrier la réceptionne et la transfère ensuite manuellement au service concerné. Cela va nécessiter du matériel : un parapheur, des bannettes, une agrafeuse. Une fois réceptionnée par le bon service, celui-ci doit s’assurer du contenu et de la validité de la facture par rapport à la commande (prix, date, taxe, quantité, etc.).

Une fois cette étape terminée, la facture est transmise au service comptable. Il doit la saisir manuellement dans un logiciel de gestion. Il va traiter le paiement, puis classer et archiver cette facture. Toute cette chaîne logistique aura coûté la modique somme de… 14 €, et duré plus d’une semaine (8,6 jours en moyenne). Comptez au minimum une semaine supplémentaire pour le paiement.

Les coûts de facturation passés au crible

Le calcul du coût d’une facture s’obtient par empilement :

• Coûts de traitement : réception, transfert, classement, lecture, vérification.
• Pertes de temps à analyser et corriger la facture si des erreurs s’y trouve. Cela peut notamment arriver lors de la saisie dans le logiciel comptable.
• Coûts liés à la perte de documents en cas de contrôle fiscal ou d’audit comptable.
• Coûts de l’espace dédié à l’archivage papier : la plupart des entreprises traitent des volumes de factures considérables par an. Or, la loi oblige les entreprises à conserver leurs factures fournisseurs pendant 10 ans. Le stockage et l’archivage de ces documents prennent de la place. Ce qui se traduit par des coûts de location  supplémentaires pour l’entreprise : armoires, classeurs, sans parler des m² supplémentaires… Sans parler des coûts d’entretien et de maintenance de ces espaces.
• Coûts indirects : retard de paiement (qui entraînent des pénalités), non-respect des échéances de règlement (qui entraînent des litiges, des frais d’huissier, d’avocat, etc.).

Outre les coûts financiers, il faut prendre compte les ressources et les moyens mobilisés par l’entreprise. Le temps passé à traiter les factures fournisseurs nuit à la productivité des employés.

Combien coûte l'envoi d'une facture fournisseur ?

L’envoi de facture papier a un coût pour vos fournisseurs aussi : entre les coûts d’impression, de mise en pli et d’affranchissement, cela se chiffre entre 9 et 15 € par facture :

• Impression : les coûts d’impression varient de 0,004 € avec un laser (noir et blanc), à 0,11 € par facture avec un jet d’encre.
• Mise en pli : près de 80% des entreprises mettent leurs factures sous pli à la main. Ce qui permet de traiter environ 3 factures par minute, à raison de 0,11 € par facture. Avec une machine, comptez 0,10 € par facture, en comptant la location et la maintenance de l’appareil, l’électricité nécessaire et la main-d’oeuvre mobilisée pour déposer et retirer les factures.
• Envoi et affranchissement : au 1er janvier 2021, les prix du timbre ont augmenté. Comptez :

Toutes ces dépenses non indispensables constituent d’autant plus de raisons pour convaincre vos fournisseurs d’adopter la facture dématérialisée.

facture dématérialisée : un coût de traitement divisé par 3

Dans une étude menée par le cabinet PWC-DFCG portant sur les priorités des DAF français, 34% des DAF interrogés affirment placer leurs priorités autour de l’automatisation des processus.

Adopter la facture dématérialisée, sans attendre la mise en oeuvre de la réforme, c’est s’affranchir des contraintes et coûts liés au traitement manuel des documents. En bref, c’est se libérer de procédés chronophages et à faible valeur ajoutée. En moyenne, c’est 30% de temps gagné pour les DAF, experts-comptables et autres professionnels du chiffre. Autant plus de temps libéré qu’ils peuvent consacrer à des activités de conseil, d’audit, etc.

coût de traitement d'une facture fournisseur par plateforme dématérialisée

Le coût d’une facture dématérialisée est divisé par 3, passant de 14 à 4,5 € en moyenne. Des économies non négligeables pour l’entreprise. Autre atout et pas des moindres : le temps de traitement d’une facture est réduit de 60% avec une solution de dématérialisation comme Libeo.

Pour les directions financières, la dématérialisation des factures constitue un levier de productivité. Dans les entreprises qui l'utilisent, on note une amélioration sensible de la relation clients / fournisseurs : selon une enquête réalisée par OpinionWay, 38% des entreprises interrogées reconnaissent que la facturation électronique améliore les relations avec les fournisseurs :

• Une réduction des délais de paiement,
• Des erreurs de paiements ;
• Une communication fluidifiée ;
• Des litiges, etc.

Les rapports internes et commerciaux sont fluidifiés, simplifiés et donc plus cordiaux.

En bref…

Au-delà de la réduction des coûts de facturation, la dématérialisation des factures fournisseurs contribue au pilotage de la performance global :

• Meilleure traçabilité des flux de factures ;
• Vision en temps réel des flux de trésorerie (entrants et sortants) ;
• Renforcement de la sécurisation du cycle fournisseur ;
• Diminution des risques de pertes et des tentatives de fraude.

Mais quid du prix ? La dématérialisation des factures avec une solution Saas ne nécessite pas d’investir dans du matériel informatique ou des logiciels coûteux. Libeo est une solution 100% SaaS et Cloud, accessible depuis n’importe quel support (PC, tablette, mobile).

Afin de répondre aux différents besoins de votre activité, Libeo a décliné sa solution en une gamme d’offres adaptées à secteur d’activité :

• Experts-comptables
• TPE-PME
• Commerces
• E-commerces
• Entreprises du BTP
• Restauration
• Hôtellerie
• Médical