Signature-électronique

Comment fonctionne la signature électronique ?

La dématérialisation des procédures est en cours dans de nombreuses entreprises. La signature électronique est l’un des principaux enjeux auxquels font face les entreprises aujourd’hui. Offrant un véritable gain de temps, il s’agit d’un outil qui accroît le taux de transformation.

La faculté de signer un document à distance est d’ailleurs devenue nécessaire pour permettre à l’entreprise de fonctionner avec la crise sanitaire. Qu’est-ce qu’une signature électronique ? Comment fonctionne-t-elle ? Libeo vous dit tout.

QU’EST-CE QU’UNE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ?

Qu’il s’agisse d’un contrat ou d’un devis, de nombreux documents doivent être signés au quotidien par les entreprises. La signature électronique met fin au casse-tête des documents papier et permet à l’entreprise de gagner un temps précieux.

Signature électronique : définition

Introduite dans la législation française par la loi du 13 mars 2000, la signature électronique est une version numérique de la signature manuscrite. Elle ne prend toutefois pas la même forme. Il ne s’agit pas d’un simple scan visuel d’une signature manuscrite. En effet, la signature électronique constitue une suite de chiffres qui est associée à la fois au signataire et au document concerné. Il s’agit d’un procédé technique qui permet au signataire de donner son approbation sur un document électronique. Elle fait donc intervenir un signataire, un document et un outil dédié.

C’est ce dernier axe qui est le plus difficile à appréhender pour les entreprises. Autant le stylo est extrêmement simple à utiliser pour une signature manuscrite, autant les possibilités pour réaliser une signature électronique sont plus nombreuses. C’est généralement un certificat numérique lié à un support technique qui permet à la fois d’identifier le signataire et de sécuriser le document pour en assurer l’intégrité.

3 types de signatures électroniques existent, leur utilisation dépendant du niveau de sécurité et de l’enjeu du document à signer :

  • Simple.

  • Avancée.

  • Qualifiée.

Les critères requis d’une signature électronique

La signature électronique permet de garantir l’intégrité d’un document et d’en identifier l’auteur. En ce sens, elle apporte la preuve du consentement. Pour ce faire, elle doit toujours présenter les caractéristiques suivantes :

  • Authentique : le signataire doit pouvoir prouver facilement son identité.

  • Infalsifiable : un signataire ne peut pas être pris pour une autre personne.

  • Non réutilisable : la signature électronique apposée sur un document ne peut pas être déplacée pour être mise sur un autre.

  • Inaltérable : la signature ne peut pas être modifiée.

  • Irrévocable : le signataire ne peut pas la contester.

Les avantages de la signature électronique

Qui dit signature électronique dit dématérialisation. La signature électronique facilite la gestion des documents dans la mesure où ils peuvent être conservés au format numérique. Il s’agit ainsi d’un outil de productivité, tant pour l’entreprise que pour ses partenaires.

La signature électronique présente de nombreux avantages :

  • Elle facilite les échanges et le suivi des documents : l’entreprise distingue les documents signés de ceux en attente de validation

  • Elle offre un gain de temps : la solution est si efficace que ce sont les directions marketing et commerciales des entreprises qui souhaitent l’adoption de la signature électronique. Pas besoin d’échanges papier, un simple mail et quelques clics suffisent pour signer un contrat. Ainsi, il n’est plus nécessaire d’attendre plusieurs semaines pour que toutes les parties prenantes valident un contrat. C’est d’autant plus efficace que les jeunes générations sont particulièrement sensibles aux nouveautés technologiques.

  • Des données sécurisées : la signature électronique garantit l’intégrité des données grâce au prestataire de confiance.

  • Des économies : plus besoin d’acheter du papier ou de l’encre ni de régler des frais postaux ou des frais de déplacement. De même, il n’y a plus de coûts liés à l’archivage des documents papier.

  • Enfin, elle améliore le quotidien des salariés en leur permettant de se concentrer sur leur cœur de métier et de gagner du temps sur les tâches administratives courantes.

Une signature électronique garantit une transaction conforme et sécurisée. Elle est une véritable avancée vers la transformation numérique. En effet, il ne s’agit pas d’une solution technique destinée aux grands groupes. Les petits fournisseurs, les professions libérales et les artisans peuvent également en bénéficier dans le cadre de leur activité. Bien qu’il contribue à la transformation digitale de l’entreprise, un outil de signature électronique n’est pas la seule solution à exploiter. L’entreprise doit mettre en cause l’ensemble de son organisation pour déployer une gestion électronique des documents (GED) dans sa totalité.

FACTURE ÉLECTRONIQUE : BIENTÔT OBLIGATOIRE DANS LES ENTREPRISES

Les factures dématérialisées sont obligatoires pour toutes les entreprises qui agissent dans la sphère publique (Chorus pro) depuis le 1er janvier 2020. Entre 2023 et 2025, la facturation électronique entre entreprises du secteur privé deviendra aussi la norme.

Attention à ne pas confondre facture numérisée et facture dématérialisée. Une facture électronique n’est pas uniquement une facture créée, envoyée et reçue sous format électronique, en version PDF le plus souvent. C’est un document qui doit garantir trois conditions finalement assez proches des critères de la signature électronique (authenticité de l’origine, intégrité du contenu, lisibilité de la facture).

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Les documents concernés

Tous types de documents peuvent être signés électroniquement, qu’il s’agisse d’un Word, d’un PDF ou encore d’un JPEG. Il faut néanmoins que le document soit dématérialisé. Il peut s’agir :

  • D’un contrat (de travail par exemple).

  • D’un devis.

  • D’une facture.

  • D’un bon de livraison.

  • D’un document comptable

La signature d’un abonnement en ligne est un excellent exemple. L’abonné peut simplement apposer sa signature sur les documents qui lui sont envoyés pour bénéficier de son contrat en quelques minutes à peine.

De nombreux secteurs utilisent ainsi la signature électronique à l’image des avocats et des huissiers, ou encore du monde de l’assurance et de la banque.

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La valeur juridique d’une signature électronique

La signature électronique a une valeur légale et engage son auteur de la même manière qu’une signature manuscrite. Selon l’article 1366 du Code civil, l’écrit électronique a la même force probante qu’un écrit sur support papier dans la mesure où la personne dont il émane peut être identifiée. Il faut également que le document électronique soit conservé de sorte à en garantir l’intégrité.

Tel que le précise le décret n° 2017-1416 du 28 septembre 2017 sur la signature électronique, c’est uniquement la forme qualifiée qui est équivalente à la signature manuscrite. En cas de litige, elle peut être apportée comme élément de preuve. C’est la raison pour laquelle tout document d’une entreprise doit être conservé de manière sécurisée.

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Une signature électronique perd toutefois sa valeur juridique si le document signé est imprimé puis numérisé. Son inaltérabilité n’est plus garantie : il est facile à modifier à l’aide d’un logiciel de retouche d’images. Il en va de même pour la signature simple qui ne permet pas d’authentifier le signataire avec certitude. C’est pourtant la signature la plus utilisée au quotidien, notamment dans le cas d’une livraison ou d’une demande de prélèvement.

Bon à savoir : en cas de litige, seule la signature qualifiée est présumée fiable. C’est donc elle qui devra être utilisée pour valider les actes authentiques et les marchés publics.

COMMENT FONCTIONNE LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE ?

Il est essentiel de comprendre le fonctionnement de la signature électronique sur le plan technique avant d’en faire un usage pratique.

Comment fonctionne la signature électronique, techniquement ?

La signature électronique est un procédé technique qui fonctionne sur la base d’une infrastructure à clés publiques (ICP). Cette dernière fait appel à deux clés composées de longs nombres. L’une d’elles est publique, l’autre privée.

Lorsqu’un signataire appose sa signature électronique, cette dernière est créée grâce à sa clé privée. Elle est indissociable de sa signature et prend la forme d’un message codé. La signature contient également le certificat du signataire qui intègre à la fois la clé publique et l’horodatage. Enfin, elle contient une fonctionnalité appelée hachage qui est cryptée.

Lorsque le document signé parvient au destinataire, un nouvel hachage est créé. C’est la comparaison entre ce dernier et le décryptage de celui obtenu dans la signature qui permet de s’assurer de la validité de la signature électronique. On a ainsi la certitude que le document signé n’a pas été falsifié.

Comment signer un document « électroniquement » ?

De manière pratico-pratique, une signature électronique peut être apposée à distance ou en présentiel. Dans le premier cas, le signataire reçoit un mail intégrant un lien lui permettant de retrouver les documents à signer. Pour s’assurer de l’accès sécurisé, le signataire reçoit un code par SMS à indiquer sur le lien d’accès. Dans le second cas, c’est le commercial par exemple qui présente directement les documents à signer via un portail de souscription en ligne.

En fonction de la solution choisie, le signataire donne son accord :

  • À l’aide d’un certificat qualifié, c’est-à-dire d’un code personnel qui doit être saisi pour accéder aux services de signature.

  • À l’aide d’un certificat avancé ETSI : l’outil doit s’assurer de l’identité du signataire avant qu’il accède aux services. Pour cela, il peut par exemple télécharger sa pièce d’identité.

Lorsque les documents sont signés, l’outil utilisé les archive au sein d’un coffre-fort électronique. Enfin une piste d’audit est enregistrée afin de retracer toutes les étapes de la signature électronique qui ont été réalisées par le signataire. Cette piste d’audit constitue un ensemble de preuves qui pourra être utilisé en cas de contestation.

QUELLE SOLUTION DE SIGNATURE ÉLECTRONIQUE UTILISER ? 5 EXEMPLES

Se lancer dans la mise en place de la signature électronique nécessite de s’interroger au préalable sur ses besoins, ses ressources disponibles et ses freins. Il faut établir un cahier des charges.

Pour ce faire, vous devez vous interroger sur plusieurs sujets :

  • Le timing du projet.

  • Le budget.

  • Les objectifs.

  • Le ou les responsables.

  • Le volume de documents à signer.

  • Les logiciels déjà utilisés.

  • Les actions à mener après la signature du document.

Il faut également informer et former son équipe de travail à l’utilisation de nouvelles solutions dédiées à la signature électronique.

De nombreux outils dédiés existent sur le marché. Avant de se pencher sur l’un ou l’autre, il faut vous assurer que les services sont conformes au règlement européen eIDAS. Ils doivent également intégrer un horodatage qualifié. Enfin, les fonctionnalités doivent être adaptées aux besoins de l’entreprise. La solution choisie doit être facile à utiliser et ergonomique.

Voici 5 solutions de signature électronique à mettre en place au sein de son entreprise.

Yousign

Yousign est un outil facile à utiliser qui simplifie l’accès aux documents électroniques ainsi que leur signature et leur validation depuis n’importe où. Cette solution française sécurise ainsi la signature électronique et lui offre un cadre légal dans lequel agir. Il permet de signer un document en ligne, mais aussi d’attribuer les rôles de signataire ou d’approbateur aux bonnes personnes.

Le plus de Yousign : la fonctionnalité de relance automatique des personnes non-signataires.

Signaturit

Signaturit est une solution de signature électronique qui permet aux entreprises de simplifier et de digitaliser leurs processus. En présentiel ou à distance, cet outil facilite la signature électronique des documents depuis tous types d’appareils. Ce prestataire de services de confiance répond à toutes les exigences européennes et françaises en matière de signature électronique.

Le plus de Signaturit : une plateforme SaaS et une API pour s’intégrer aux différents outils déjà utilisés par l’entreprise.

DocuSign

Très populaire, DocuSign est l’une des solutions les plus déployées dans les entreprises. Sécurisé et simple d’utilisation pour toutes les entreprises, cet outil est facile à intégrer à de nombreuses applications telles que Microsoft ou SalesForce. Utilisable aussi bien sur smartphone que sur ordinateur, l’outil permet de signer ou de faire signer un document en un rien de temps.

Le plus de DocuSign : avec près de 200 millions d’utilisateurs, c’est l’un des outils de signature électronique les plus populaires.

Adobe Sign

Adobe est l’un des outils les plus connus dans le monde des documents électroniques. Offrant de nombreuses fonctionnalités et une utilisation simplifiée, cet outil peut être utilisé aussi bien sur ordinateur que sur mobile pour signer un document. Les signatures électroniques sont fiables et authentifiées grâce au service intégré.

Le plus d’Abode Sign : un forfait à partir de 17,99 € par mois, qui comprend un accès à Adobe Sign et Acrobat PDF.

Secured Signing

Les fonctionnalités de Secured Signing sont nombreuses et attrayantes. Accessible, l’outil est modulable afin de s’adapter aux besoins de l’entreprise qui l’utilise.

Le plus de Secured Signing : la confirmation de signature par vidéo, qui certifie l’identité du signataire de manière irréfutable.

Vous avez désormais une liste de solutions et toutes les clés en main pour utiliser la signature électronique comme il se doit. Pour continuer sur votre lancée, optimisez votre temps et vos ressources et faites un premier pas vers la transformation digitale en adoptant la facture dématérialisée !