Benjamin illouz, Président de 3 entreprises

Benjamin Illouz dirige 3 entreprises ; Eurosanté, une entreprise spécialisée dans la création et le développement d’établissements de santé, Orasanté et BI Consulting. Actuellement, il gère 9 établissements de santé à Paris et en Île-de-France.

Avant Libeo : un process de validation artisanal

Avant de déployer Libeo, Benjamin s’occupait lui-même de la gestion et du paiement des factures fournisseurs. Pour ça, il utilisait un traitement 100 % manuel :

• Réception des factures au format papier

• Règlement par chèque ou virement bancaire (donc obligation d’être dans les bureaux pour accéder aux factures).

• Connexion à chaque interface bancaire de chaque entité (donc un temps de traitement extrêmement long).

• Factures archivées et transmises par courrier ou coursier à l’expert-comptable (donc risque de perte des documents).

Avec 5 établissements et une trentaine de fournisseurs à gérer, difficile de garder de la visibilité à la fois sur la trésorerie et l’historique de facturation. Sans parler des allers-retours incessants au téléphone avec le service comptable à la moindre demande des fournisseurs.

• Complexité d’avoir à gérer plusieurs entités à la fois.

• Problème de traçabilité : toutes les factures étaient papier, difficile de suivre leur statut.

• Manque de visibilité sur les dépenses de chaque entreprise

Par exemple, si un fournisseur demande où en est le paiement de sa facture, fastidieux de la retrouver et lui donner une réponse rapidement.

Avec Libeo, le temps de réponse à un fournisseur sur le paiement d’une facture est réduit à zéro : Benjamin obtient la réponse quasi instantanément. Libeo lui a permis de diviser par 4 le temps de traitement et de suivi des factures.

9 centres de santé gérés avec un seul compte Libeo

Chaque centre de santé possède désormais sa propre adresse mail Libeo dédiée. Les fournisseurs envoient directement leurs factures à cette adresse. Elles arrivent automatiquement sur le compte Libeo où Benjamin Illouz procède à la vérification. L’opération ne dure que quelques secondes :

Il peut ensuite choisir entre les différentes options de paiement : immédiat, programmé ou à échéance : 

Délégation de tâches

Aujourd’hui, l’intégration d’une direction financière au sein du groupe a permis à plusieurs personnes de prendre part au processus de gestion des factures fournisseurs. La gestion devient simple et répartie entre les collaborateurs. Benjamin a surtout le rôle de validation.

Exports comptables automatisés

L’accès à Libeo est partagé avec la personne en charge de la comptabilité. Elle s’occupe des exports comptables vers Sage.

Parmi les nombreuses fonctionnalités de Libeo, il y a en deux que Benjamin apprécie particulièrement :

• Le paiement directement depuis Libeo. Plus besoin de passer par toutes les interfaces bancaires.

• La dématérialisation instantanée des factures : « L’OCR est très rapide par rapport à des concurrents que j’avais testés dont le processus est plus lent »

Pour Benjamin Illouz, Libeo offre trois bénéfices principaux :

• Gain de temps considérable : plus de facture papier, avec la collecte automatique, la gestion et le paiement quotidiens sont rapides.

• Gestion à distance qui permet de s’affranchir de la contrainte physique à gérer les factures dans un bureau. La gestion peut se faire de n’importe où, par n’importe qui ayant un accès sécurisé Libeo.

• Visibilité en temps réel sur les factures en cours, payées, archivées, etc.