Avant Libeo : un traitement des factures "à l'ancienne"

Avant Libeo, Capucine Frerejean traitait ses factures fournisseurs "à l'ancienne" en les récupérant par e-mail et par courrier. Une tâche contraignante et consommatrice de temps : ranger dans l'ordinateur ou dans un classeur, tout retrouver, imprimer, scanner, classer, pour l’envoyer à la comptabilité fin de mois...

Autant d’étapes rébarbatives, chronophages, et surtout qui comportent deux grands risques :

• Soit perdre la facture,

• Soit la payer en double.

Il faut qu'à l'époque, le premier restaurant Cali Sisters venait tout juste d'ouvrir. Pour Capucine et Juliette, la gestion des factures représentait une charge dont elles se seraient bien passées...

Ce qui a changé avec Libeo

Avec Libeo, les choses changent, et en bien : plus de feuilles volantes, de classeurs à trier, d'heures passer à scanner et entrer les factures dans la comptabilité, etc.

De toutes les fonctionnalités de Libeo, il y en a deux que Capucine apprécie particulièrement :

• La collecte de factures : ça a l’air banal, mais le fait de pouvoir se décharger de cette tâche, en permettant aux fournisseurs d'envoyer leurs factures directement dans Libeo, a "changé la vie" (sic) de Capucine.

• Le paiement à échéance ou à date définie : il suffit d’indiquer une date butoir à partir de l’outil calendrier, et la facture “sort de ma tête”, c’est-à-dire que je peux passer à autre chose, je sais qu’elle sera réglée en temps et en heure.

Entre la gestion des approvisionnements, des cuisines, des salles et des clients, les journées de Capucine Frerejean sont bien remplies. À défaut de pouvoir la remplacer derrière les fourneaux, Libeo donne lui visibilité quasi-intégrale sur ses engagements fournisseurs, et donc une excellente maîtrise de sa trésorerie !

Tout ce dont elle avait besoin pour se concentrer sur l'essentiel : l'activité de ses 2 restaurants.

Libeo, partenaire de la croissance de The Cali Sisters

La croissance se gère très simplement sur Libeo : pour chaque nouveau restaurant, il suffit de renseigner :

• Le nouvel IBAN,

• Le numéro de TVA

• Et le numéro SIRET.

Cette action entraîne instantanément la création d'une nouvelle adresse email. Il suffit ensuite de la transmettre à aux fournisseurs pour qu’ils envoient leurs factures.

Mais ce n'est pas tout : Libeo a accompagné les Cali Sisters dans leurs travaux et gestion de projet. Et elles ont bien la différence par rapport aux travaux du premier restaurant (sans Libeo) : là, elles savaient exactement où en était le chantier, pouvaient suivre son avancement, s'assurer qu’il n’y a pas eu de double paiement…

Capucine est formelle : l'utilisation de Libeo tout au long du chantier a clairement eu un impact sur le déroulement des travaux :

• Meilleure vision sur le suivi des paiements.

• Meilleure anticipation, qui permet de prévenir les prestataires en amont et instaure une relation de confiance.

• Communication plus fluide.

• Les travaux ne sont pas suspendus à cause de paiements en attente ou de factures perdues.

Les prochaines étapes pour The Cali Sisters

Continuer à croître. Capucine et Juliette, réfléchissent à de nouvelles implantations en province et à l’international, et Libeo a toute sa place dans ce développement ! Tant que la volumétrie le permettra, elles entendent bien continuer à travailler avec cette solution.

Pour Capucine Frerejean, s'il fallait décrire la plateforme en trois mots, ce serait : Simplification, rapidité et fluidité, visibilité.