Comment récupérer une facture ?

Les factures d’achats/de vente transitent par plusieurs biais :

• Pièce jointe (format PDF) de mail ;
• Envoi dans un e-mail d’un lien public pour téléchargement ;
• Mise à disposition sur un espace client, accessible avec login et mot de passe ;
• Envoi par mail.

Cette dispersion des pièces comptables favorise la perte des documents. Si vous ne trouvez pas la facture dans votre logiciel de comptabilité, essayez les options suivantes :

1. Contactez le vendeur.
2. Recherchez dans votre messagerie (et dans celle des personnes qui ont travaillé sur le projet en question)
3. Recherchez la facture dans votre Dropbox ou Google Drive si vous l’y avez enregistrée.
4. Recherchez les dossiers partagés dans lesquels vous avez enregistré la facture.
5. Demandez à quelqu’un qui pourrait avoir une copie de la facture
6. Demandez à une personne qui pourrait avoir une copie de la facture dans sa boîte de réception — elle ne l’a peut-être pas supprimée, même si elle a supprimé sa propre copie.
7. Vérifiez votre dossier Corbeille.
8. Demandez à quelqu’un d’autre dans votre entreprise de rechercher la facture dans sa boîte de réception et dans son dossier « Corbeille ».

Il existe plusieurs façons de connaître le statut de votre facture une fois que vous l’avez envoyée. En mettant en place un suivi des factures avec un outil SaaS comme Libeo, capable de reconstituer le fil d'activité des factures fournisseurs.

Cette traçabilité des informations est possible grâce aux circuits de validation des factures personnalisés, paramètrables dans la plateforme, comme schématisé ci-dessous :

Comment envoyer une demande en cas de factures manquantes ?

1. Envoyez un e-mail au client, en lui demandant s’il a reçu votre facture.

2. Appelez le client, demandez-lui s’il a reçu votre facture et quand il compte la payer.

3. Recherchez un paiement, ce qui indique que le client a reçu votre facture.

4. Vérifiez auprès du service des comptes créditeurs de votre client s’il a reçu et approuvé le paiement de votre facture.

La principale cause de perte des factures fournisseurs est l'absence d'un emplacement centralisé où elles peuvent être stockées et facilement accessibles. La solution ? Un collecteur automatique de factures gratuit. Ces outils sont inclus dans les solutions de dématérialisation des factures fournisseurs.

La centralisation des factures est la meilleure solution : en collectant vos factures au même endroit, on minimise les pertes et facilite les paiements. Pour ne plus égarer vos documents, voici quelques bonnes pratiques à mettre en place :

• Trier correctement ses documents comptables ;
• Numéroter et classer les factures
• Respecter les dates d'échéances comptables et fiscales ;
• Tenir à jour ses comptes ;
• Automatiser les processus à faible valeur ajoutée (collecte, numérisation, saisie des écritures, etc.)
• Intégrer à votre logiciel comptable une solution de paiement des factures fournisseurs