Comment faire un Plan Comptable Analytique avec Libeo ?

Comptabilité analytique de gestion : un indicateur de performance

La comptabilité analytique est une discipline qui consiste à répartir les dépenses d’une entreprise par postes de coûts. Elle reprend pour cela les données issues de la comptabilité générale et les retravaille afin d’identifier et de valoriser les éléments constitutifs du compte de résultat de l’entreprise.

Cela permet ensuite de faire différentes analyses :

• Comparer les dépenses entre deux périodes (ex : dépenses d’un poste sur Q1 2022 par rapport à Q1 2021)
• Établir un budget prévisionnel sur l’année
• Comparer les dépenses réelles vs ce qui avait été prévu

À qui s'adresse la comptabilité analytique ?

En général, l’analytique s’adresse à des structures et des organisations complexes, qui possèdent plusieurs départements ou proposent plusieurs activités au sein d’une même organisation. Par exemple :

• Une franchise de restaurants ayant des enseignes dans plusieurs villes qui cherche à suivre ses dépenses enseigne par enseigne.
• Un hôtel qui propose toute une gamme de services additionnels (conciergerie, blanchisserie, restaurant, parking, soins, etc.) qui cherche à calculer la rentabilité de chacun de ces services.
• Un cabinet de conseil qui cherche à suivre ses dépenses par équipes (selon les consultants vendus) et par missions menées.
• Une organisation qui cherche à lisser ses dépenses sur plusieurs mois (dans le cadre d’une immobilisation importante par exemple).

Ces différents groupes de dépenses sont appelés des axes en comptabilité analytique. En analysant chaque centre de coût par axe, il est plus facile d’interpréter les résultats de l’entreprise.

Pour le dirigeant, l’analytique donne une vision sur l’affection des coûts par postes et la rentabilité. Cette approche par ventilation des dépenses s’avère aussi particulièrement utile pour la prise de décisions. Notamment :

• Améliorer les processus de conception ;
• Fixer le prix de vente des produits ;
• Identifier les différents leviers de croissance.

Comment faire un plan comptable analytique ?

Le principe de l’analytique se base sur l’utilisation des sections et des axes, rassemblés dans un plan comptable analytique :

• La section analytique est un centre de coût en tant que tel. Elle est constituée d’un code et d’un libellé.
• L’axe regroupe les sections pour faire de grands groupes de dépenses.

Par exemple, au sein d’une même organisation, on peut trouver les axes suivants :

• Un axe Equipes qui contient les sections Marketing — Ventes — RH - Finance…
• Un axe Missions qui contient les sections Mission 1 — Mission 2…
• Un axe Lieux qui contient les sections Paris — Lille — Marseille…

Cette liste est évidemment non-exhaustive : le choix des axes dépend du secteur d’activité et de l’entreprise et de ses besoins en matière d’analyse : par produits, par départements, business units, trimestres, etc. Plus la structure de l’organisation est complexe, plus elle aura tendance à multiplier ses axes analytiques.

Voyons comment construire un plan comptable analytique avec Libeo.

1/ Paramétrer son plan analytique

Importer son plan analytique

Pour bénéficier de la fonctionnalité Analytique, vous devez avoir souscrit un Plan Expert. Connectez-vous à votre espace Libeo et rendez-vous dans la section Comptabilité > Configurer > Codes analytiques :

Cliquez sur « Importer mes comptes comptables, » la fenêtre d’import s’ouvre et dans l’encart Analytique :

Si vous avez préparé un fichier, importez-le directement, sinon utilisez le modèle de plan comptable analytique fourni par Libeo. Ce fichier contient trois colonnes :

1. Une pour le nom de l’axe (Département, Produits, Sites, Business Unit, etc.)
2. Une pour le code de la section (MAR pour marketing, COM pour commercial par exemple, etc.)
3. Une pour le libellé de cette section

Remplissez le plan comptable avec vos axes et sections définis et importez-le dans Libeo au format CSV. Attention à l’ordre des axes : il doit correspondre aux éléments renseignés dans le logiciel comptable.

Si le fichier respecte le template, votre plan comptable analytique apparait dans la page comme suit :

Modifier mon plan analytique

Pour supprimer votre plan analytique en entier (bouton « Supprimer » en haut à droite), autant de fois souhaitées tant que vous n’avez pas encore utilisé vos codes sur des factures. Par contre, une fois que vous avez contrôlé au moins une facture avec de l’analytique dessus ; il vous faudra enlever l’analytique de ces factures pour pouvoir supprimer le plan et en importer un nouveau.

Pour ajouter des axes et des sections :

• Vous pouvez ajouter jusqu’à 5 axes, via import en CSV.
• Vous pouvez ajouter autant que sections que souhaité, toujours via import CSV.

Pour modifier des labels de sections, faites un import en indiquant :

• Le même axe,
• Le même code de section
• Le nouveau nom du label

Cela va écraser le label précédent et le remplacer par le nouveau.

2/ Contrôler une facture avec de l’analytique

Désormais, à chaque import de facture, vous pouvez la contrôler avec l’analytique, c’est-à-dire répartir son montant entre les différents axes et sections définies dans le plan comptable. Ci-dessous un exemple de contrôle analytique de facture d’achats sur l’axe « Sites » :

3/ Exporter son analytique en comptabilité

Exporter un plan multi-axes

Si votre plan comptable analytique comporte plusieurs axes, vous pouvez l’exporter depuis Libeo avec Sage 100, Cegid Expert ou Quadratus. Ces logiciels proposent des modèles publics d’export pour l’analytique.

Exporter un plan analytique avec un seul axe

Les modèles listés dans la section précédente fonctionnent avec un seul axe. Vous pouvez également exporter votre plan avec l’API Cegid Loop et l’API Libeo. Vous pouvez également créer un modèle d’export personnalisé, en cochant la case « Exporter l’analytique » :

Foire aux questions

Quelle est la différence entre un bilan comptable et la comptabilité analytique ?

Le bilan comptable fait partie, avec le compte de résultat et l’annexe, des états de synthèse de l’entreprise. Ce document, présenté sous forme de tableau à deux colonnes (une pour l’actif et une pour le passif), représente l’état du patrimoine de l’entreprise à un instant T. C’est là la différence avec la comptabilité analytique, qui reprend les données de la comptabilité générale pour étudier les performances et fournir un niveau d" analyse supplémentaire.

Qu’est-ce qu’un budget analytique ?

Il s’agit d’une notion de gestion très utilisée par le secteur associatif pour définir des budgets par activité ou par action.