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Qu'est-ce qu'un suivi de chantier ?
Le suivi de chantier est un processus essentiel dans le domaine du BTP qui consiste à documenter et contrôler chaque étape d’un projet de construction. Il inclut le contrôle des délais, des coûts, de la qualité des matériaux et des techniques utilisées, ainsi que la coordination entre les différents intervenants : entrepreneurs, sous-traitants, fournisseurs.
Il a pour objectif de garantir que le projet respecte les objectifs fixés et permet d'anticiper rapidement les imprévus pour limiter leur impact financier.
Quels sont les risques d'un manque de suivi budgétaire ?
Sans un suivi rigoureux, les dépenses de chantier peuvent rapidement dépasser les prévisions, mettant en péril la rentabilité du projet.
Parmi les imprévus financiers, des erreurs d'estimation dans le chiffrage des budgets de chantier peuvent survenir, entraînent des dépassements de budget significatifs. Les dépenses peuvent rapidement excéder les prévisions initiales. Ces surcoûts peuvent obliger l'entreprise à contracter des emprunts supplémentaires, augmentant ainsi son endettement et les frais financiers associés.
Par exemple : si un chantier dépasse son budget de 20 000 € à cause de l'augmentation imprévue du prix des matériaux, l'entreprise peut devoir contracter un emprunt de 20 000 € pour terminer le projet.
Avec un taux d'intérêt de 5 %, elle devra rembourser 21 000 € au total, soit 1 000 € de frais financiers supplémentaires.
Un manque de liquidités peut aussi retarder l'achat de matériaux ou le paiement des sous-traitants, ralentissant l'avancement des travaux. De plus, ces retards peuvent entraîner des pénalités légales importantes, en cas de factures impayées.
Certaines entreprises, par manque de ressources ou de temps, choisissent d'attendre la fin du projet pour procéder à une analyse complète des coûts. Cette approche peut s'avérer problématique, car à ce stade, il devient souvent difficile de rassembler toutes les données nécessaires, ce qui peut entraîner des pertes financières significatives.
Suivi de chantier sur Excel, bonne ou mauvaise idée ?
Excel est souvent utilisé par les artisans du bâtiment pour suivre leurs coûts de chantier, mais cette solution peut vite se révéler limitée pour des projets de grande envergure nécessitant un budget conséquent.
- Erreurs humaines : les données manuelles sont sujettes aux erreurs de saisie, pouvant mener à des calculs incorrects.
- Difficulté de mise à jour en temps réel : un fichier Excel partagé n’offre pas toujours la fluidité nécessaire pour suivre l’évolution du budget en direct.
- Manque de centralisation : Excel ne permet pas de centraliser les documents, les factures et les suivis de paiement.
Pour un suivi financier plus sûr, il est préférable d'envisager une solution spécialisée comme Libeo, qui centralise tous les flux financiers de vos chantiers, allant de la gestion des factures au suivi de paiement.
Comment suivre un budget de chantier sur Libeo ?
Avec Libeo, vous bénéficiez d'une solution de gestion des budgets de chantier spécialement pensée pour les PME et multi-sociétés.
Vous pouvez réaliser une affectation analytique précise de vos dépenses par projet. En imputant finement vos dépenses par centre de coûts, vous gardez ainsi une parfaite visibilité sur chaque ligne budgétaire, sans perte de données.
Essayez gratuitement Libeo et optimisez la gestion financière de vos chantiers dès aujourd’hui !
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Comment bien maîtriser ses frais de chantier ?
La gestion coût chantier ne s’improvise pas. En suivant certaines bonnes pratiques, il est possible de mieux l'anticiper.
Anticiper le coût de vos matériaux
Selon une étude Deloitte, les prix des matériaux de construction ont grimpé de 40,7 % depuis février 2020.
Pour éviter ces dépassements de budget, commencez par réaliser un inventaire complet de vos besoins en matériaux avant chaque début de chantier. Cette étape préalable vous permettra d'évaluer précisément ce qui est nécessaire pour le bon déroulement des travaux.
Cette liste peut inclure non seulement les matériaux de constructions (ciment, briques, bois, acier…), mais également les outils indispensables au chantier (marteaux, scies, perceuses, niveaux à bulle, échafaudages…). N'oubliez pas d'ajouter les fournitures variées, telles que les clous, vis, adhésifs, peintures, gants de protection et autres équipements de sécurité, pour éviter d'engendrer de coûts supplémentaires imprévus.
Olivia Pimont, RAF chez Oxium Groupe, parle de Libeo
« Dans le BTP, c'est essentiel d'avoir une visibilité claire sur ses flux financiers. Oxium Groupe avait besoin de simplifier l'accès à l'information pour retrouver la bonne facture, le bon fournisseur, la date exacte de facturation, etc. Grâce à Libeo, je traite plus rapidement mes factures et la relation avec les fournisseurs est bien plus sereine. »
Établir vos plannings précis
Pour une gestion efficace des frais de chantier, la phase de planification est cruciale. Cet exercice n’est pas toujours simple, car les aléas sont fréquents.
Avant de se lancer dans des travaux, prenez le temps de définir un plan budgétaire précis qui répertorie toutes les étapes du projet, de la préparation du terrain à la finalisation.
Pour chaque étape, établissez des estimations de coûts réalistes en tenant compte des matériaux, de la main-d'œuvre, des équipements, et des coûts annexes comme les frais administratifs. Un bon plan de gestion budgétaire vous permet non seulement d’anticiper les dépenses, mais aussi d'identifier les zones de flexibilité où des ajustements peuvent être faits en cas d'imprévus.
Cela inclut la préparation de marges de sécurité pour les dépenses imprévues qui surviennent souvent lors des chantiers. N’hésitez pas à prévoir une marge de sécurité de l'ordre de 10% à 15%, pour vous assurer qu'elle ne mettent pas en péril la rentabilité de votre chantier.
Réaliser votre suivi budgétaire en temps réel
Une fois le chantier lancé, le suivi budgétaire doit être régulier et mis à jour en temps réel. En contrôlant les dépenses à chaque étape, vous pouvez détecter rapidement les écarts entre les prévisions et les dépenses réelles, permettant ainsi des ajustements immédiats.
Des points de contrôle hebdomadaires ou à chaque phase importante (approvisionnement, construction, finitions) sont particulièrement efficaces pour assurer la transparence et la maîtrise des coûts.
Suivre vos fournisseurs et sous-traitants
Les fournisseurs et sous-traitants représentent une part importante des frais de chantier. Une gestion proactive peut faire une grande différence dans le respect du budget.
D'abord, identifiez les postes de coûts majeurs : main-d'œuvre spécialisée, matériaux de construction, services d'installation, etc.
Anticipez les délais de livraison et les plannings de vos sous-traitants pour éviter les retards, qui peuvent entraîner des coûts supplémentaires. En créant des relations de confiance avec vos partenaires, vous pouvez également bénéficier de conditions préférentielles et éviter les interruptions de chantier.
Pour aller plus loin, découvrez nos bonnes pratiques pour entretenir une relation solide avec vos fournisseurs.
Centraliser vos documents d'achats
La gestion des frais de chantier implique souvent de nombreux documents : factures, avoirs, devis, bons de commande, relevés de dépenses, etc. La centralisation de ces documents est essentielle pour assurer un suivi budgétaire clair et éviter les erreurs ou les doublons.
Utiliser une plateforme comme Libeo pour centraliser vos factures fournisseurs permet d’avoir une vue d’ensemble de l’ensemble de vos dépenses en temps réel.
En stockant toutes les informations au même endroit, vous gagnez en efficacité et réduisez les risques d’oubli ou d'erreurs administratives.
Libeo facilite également le rapprochement automatique entre chaque facture et son bon de commande ou de livraison.
Ainsi, il devient beaucoup plus simple de vérifier que vos factures correspondent bien à vos commandes.
Lorsque le numéro de commande figure sur la facture du fournisseur, Libeo le détecte automatiquement et associe les documents correspondants :