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Pourquoi est-il si important de gérer ses coûts et budgets de construction ?
Avant d'entrer dans le vif du sujet, il est essentiel de comprendre l'importance de la gestion des coûts de chantier. Dans le secteur du BTP, la maîtrise des coûts et des budgets revêt une importance capitale pour plusieurs raisons :
- La prévention des dépassements budgétaires : Les projets de construction sont souvent sujets à des imprévus et des modifications en cours de route. Il arrive fréquemment que ces imprévus soient liés à un manque de rigueur dans la gestion coût chantier. Un exemple récurrent : une hausse imprévue de 25 % des prix de l'acier et du bois peut considérablement affecter le budget initial si elle n'était pas prévue. Une gestion rigoureuse permet donc de prévoir ces imprévus et d'ajuster le budget en conséquence, évitant ainsi des dépassements coûteux.
- L’optimisation des ressources : Le travail humain et les matériaux de construction représentent généralement des coûts substantiels. Chaque chantier nécessite une planification minutieuse pour minimiser les dépenses tout en maximisant l'efficacité opérationnelle. Par exemple, prévoir des temps “tampons” dans le calendrier pour éviter les temps morts, comme le temps perdu à protéger le matériel ou à préparer les sites de chantier contre les intempéries.
- Le respect des délais : En suivant de près les coûts et les dépenses, il est plus facile de respecter les délais prévus pour chaque phase du projet. Des retards peuvent entraîner des coûts supplémentaires importants. Dans le BTP, les retards dûs à des conditions météorologiques sont monnaie courante. Une saison des pluies plus longue que prévue peut retarder les travaux de fondation et donc de livraison du chantier.
- La concurrence sur le marché : La concurrence est féroce et le secteur du BTP n’est pas épargné. Les entreprises capables de gérer efficacement leurs coûts sont plus compétitives, pouvant offrir des prix plus attractifs, ce qui peut leur permettre de remporter davantage de contrats et appels d'offres.
- Les relations fournisseurs : Dans le secteur du bâtiment, de nombreuses sociétés font faillite, obligeant le gestionnaire de projet à trouver un autre fournisseur à un coût plus élevé et des délais de livraison plus longs. Une bonne gestion des coûts permet donc de maintenir des relations sereines avec ses fournisseurs et sous-traitants, en évitant les retards de paiement.
À noter qu’il existe des logiciels de gestion achats tels que Libeo qui simplifient cette gestion en permettant de payer ses fournisseurs en un seul clic. Ils offrent la flexibilité de choisir parmi plusieurs méthodes de paiement sans nécessiter de se connecter à son interface bancaire : planifié, instantané, en masse, en différé ou par fichier SEPA. Ce qui contribue à diminuer les retards de paiement et à améliorer les relations avec les fournisseurs.
Quels sont les impacts d'un manque de suivi budgétaire sur un chantier ?
Le manque de suivi budgétaire dans un projet de chantier peut entraîner de graves conséquences.
Tout d'abord, il peut provoquer des dépassements de budget significatifs. Sans un suivi régulier, les dépenses peuvent rapidement excéder les prévisions initiales, englobant des coûts imprévus pour les matériaux, la main-d'œuvre et les équipements. Ces surcoûts peuvent obliger l'entreprise à contracter des emprunts supplémentaires, augmentant ainsi son endettement et les frais financiers associés.
Par exemple : si un chantier dépasse son budget de 20 000 € à cause de l'augmentation imprévue du prix des matériaux, l'entreprise peut devoir contracter un emprunt de 20 000 € pour terminer le projet.
Avec un taux d'intérêt de 5 %, elle devra rembourser 21 000 € au total, soit 1 000 € de frais financiers supplémentaires. Ce coût aurait pu être évité avec une gestion plus stricte des dépenses et des prévisions budgétaires.
Un manque de liquidités peut aussi retarder l'achat de matériaux ou le paiement des sous-traitants, ralentissant l'avancement des travaux. De plus, ces retards peuvent entraîner des pénalités contractuelles importantes, augmentant encore les coûts totaux du projet.
De plus, certaines entreprises, faute de moyens, attendent la fin du projet pour réaliser une analyse des coûts. Malheureusement, il est souvent difficile de rassembler toutes les données à ce stade, ce qui entraîne des manques à gagner. Pour éviter ces pertes, certaines sociétés du bâtiment utilisent des processus manuels pour recueillir des informations auprès des travailleurs sur le chantier. Bien que cette méthode puisse être utile, elle engendre une lourde charge administrative. Les informations doivent être consignées, validées, puis saisies dans un logiciel, ce qui réduit la productivité.
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Comment bien maîtriser ses coûts et budgets dans le BTP ?
La gestion coût chantier ne s’improvise pas. Gérer ses budgets peut vite devenir un véritable casse-tête. Voici donc 5 conseils pratiques à suivre pour votre projet de chantier.
Lister le coût des matériaux
Selon une étude Deloitte, les prix des matériaux de construction ont augmenté de manière significative, atteignant une hausse de 40,7 % depuis février 2020. Il est donc primordial de maîtriser vos coûts de construction en les suivant de manière assidue afin de commander juste à temps et d'éviter les surplus coûteux.
La première astuce consiste à lister le prix des matériaux car ils représentent une très grosse part de votre budget. Pour cela, vous devez :
Olivia Pimont, RAF chez Oxium Groupe, parle de Libeo
« Dans le BTP, c'est essentiel d'avoir une visibilité claire sur ses flux financiers. Oxium Groupe avait besoin de simplifier l'accès à l'information pour retrouver la bonne facture, le bon fournisseur, la date exacte de facturation, etc. Grâce à Libeo, je traite plus rapidement mes factures et la relation avec les fournisseurs est bien plus sereine. »
Calculer le coût de la main-d’œuvre
Le deuxième facteur essentiel pour la gestion de chantier est le coût de la main-d’œuvre. Il est important que vous puissiez avoir une vision claire du coût de la main-d’œuvre et ce dès l’ouverture de votre chantier. Pour calculer précisément ce coût, plusieurs critères doivent être pris en compte :
En multipliant le temps de travail de chaque employé par son tarif horaire et en y ajoutant les frais annexes, vous obtiendrez le budget total nécessaire pour la main-d’œuvre.
Estimer vos frais généraux
Les frais généraux représentent l'ensemble des dépenses qui ne sont pas directement liées au chantier, mais qu'il est impératif de représenter dans le budget. Ainsi, ces coûts incluent le transport, les assurances, les dépenses administratives et les locations de matériel. Heureusement, ces coûts ont tendance à être très stables, ce qui permet de les évaluer avec précision dès le début du projet, facilitant ainsi une meilleure planification financière.
N’hésitez pas à prévoir une marge de sécurité dans le budget de l'ordre de 10% à 15% des frais généraux estimés, vous vous assurerez que les situations imprévues ne mettent pas en danger la rentabilité de votre chantier.
Calculer votre marge bénéficiaire
Il est primordial de connaître avec précision la marge bénéficiaire, car elle vous permettra d'avoir un aperçu de la rentabilité de votre chantier. Pour la connaître, vous devez additionner tous les coûts directs et indirects associés au projet tels que les matériaux, les frais généraux et les frais annexes (ceux mentionnés plus haut). Une fois ces coûts répertoriés, appliquez-y le pourcentage de marge de votre choix, en vous basant sur vos objectifs financiers, tout en restant cohérent avec votre domaine d'activité et la concurrence.
Quand vous aurez ajouté la marge bénéficiaire au coût total du chantier, vous obtiendrez le prix de vente de votre chantier. Il est essentiel que ce prix reste compétitif tout en vous accordant une bonne rentabilité.
Exemple : Si les coûts totaux de votre chantier sont de 100 000 € et que vous appliquez une marge bénéficiaire de 20 %, la marge sera de 20 000 €, portant le prix de vente à 120 000 €.
La définition précise de la marge bénéficiaire dès le début d'un projet de construction est une pratique essentielle pour prendre des décisions éclairées tout au long du cycle de vie du chantier.
Utiliser un bon logiciel de gestion des dépenses pour maîtriser vos marges
Pour un bon suivi de travaux, un logiciel de gestion des dépenses pros est un véritable atout. Ces outils offrent de nombreux avantages : ils vous permettent non seulement de suivre vos coûts en temps réel, mais aussi de centraliser toutes les données liées à votre chantier.
Grâce à des solutions numériques comme celles proposées par Libeo, vous pouvez imputer finement vos dépenses par centre de coûts à l'aide d'analytique, et suivre vos budgets.
Libeo vous permet également de visualiser votre dette fournisseur à l’instant T pour vous aider à optimiser votre trésorerie. De nombreuses fonctionnalités qui vous permettent de prendre des décisions financières éclairées, améliorant ainsi la gestion globale de vos chantiers de manière plus efficace et rentable. Essayez gratuitement Libeo et découvrez toutes les fonctionnalités pensées pour les professionnels du BTP.
Vous avez désormais toutes les clés en main pour gérer les coûts de vos chantiers. En appliquant ces quelques conseils, vous pourrez facilement prévenir les dépassements de budget et optimiser la gestion de vos ressources sur le terrain.