Comment gérer les factures fournisseurs en 2023 ?

Quelles sont les différentes étapes de traitement des factures fournisseurs ? Comment optimiser vos processus de traitement pour éviter les dettes et les décalages de trésorerie ?

La procédure de traitement des factures fournisseurs

C'est le service comptable qui est chargé de traiter les factures des fournisseurs. Lorsqu'une facture arrive, elle est saisie dans le système comptable.

• Le service comptable reçoit une facture fournisseur, par courrier ou voie électronique ;
• Le service comptable vérifie que le nom et l'adresse du fournisseur sont corrects, ainsi que la date et le numéro de la facture, pour s'assurer qu'il ne s'agit pas d'une facture en double et que les montants sont corrects.
• La facture est comparée au registre des commandes pour s'assurer qu'elle correspond au numéro de commande correspondant et que les montants sont corrects. Si besoin, le service comptable peut compare le montant à celui des factures précédentes reçues de ce fournisseur.
• Si besoin, le service vérifie les différences avec les factures précédentes ou avec d'autres documents connexes tels que les bons de livraison, les bordereaux d'emballage et les preuves de livraison.
• La facture est envoyée à la comptabilité fournisseurs.
• Si tout est en ordre, la facture est payée et enregistrée dans les comptes du grand livre appropriés. Le fournisseur recevra alors une notification de paiement.

Comment gérer la comptabilité fournisseur ?

La gestion, le traitement et le suivi des factures fournisseurs sont des opérations chronophages, complexes et coûteuses. La raison ? Dans les entreprises types TPE-PME (soit 99,98 % des entreprises en France), la gestion des factures fournisseurs est effectuée manuellement.

Ajouté à cela que beaucoup d’entre elles ne disposent pas d’un service comptable, et que c’est bien souvent au(x) dirigeant(s) qu’il incombe de payer les fournisseurs. Une tâche qu’ils effectuent souvent le week-end ou le soir après 19 h…

Gestion des factures fournisseurs : dématérialisation et automatisation

Pour bien gérer un processus et l’optimiser, il faut identifier ses forces et ses faiblesses, dégager les failles et les points d’amélioration. Pour procéder, analyse du processus de traitement des factures fournisseurs

il faut visualiser le workflow de validation des factures, avec les étapes et les intervenants qui le composent. L’objectif est de chercher à supprimer toute étape qui n’est pas foncièrement indispensable à la validation des documents, tout en minimisant les interventions humaines, à l’origine de beaucoup d’erreurs. Et ce dès la réception des factures fournisseurs.

Voici, schématisée, la procédure de traitement des factures fournisseurs :

1) La réception des factures

1re étape : la récupération des factures fournisseurs. Une tâche moins évidente qu’elle en a l’air, car les factures émises transitent par différents biais :

• Factures papier envoyées par courrier,
• Factures en PDF glissées en pièce jointe ou en corps de mail,
• Déposées dans l’espace client sur le site du fournisseur (EDF, OVH, Orange, etc.)
• Placée dans un espace de stockage plus ou moins sécurisé, etc.

C’est donc tout un travail d’investigation pour retrouver le bon mail, la bonne pièce jointe, les identifiants et mots de passe des différents comptes clients, etc. Sans parler des factures papier qui s’entassent dans les bannettes en plastique.

Avec Libeo : la collecte automatique des documents

Pour éviter d’éparpiller vos documents, adopter une solution de collecte automatique de factures. Grâce aux différents collecteurs web, les factures sont automatiquement récupérées dans le lieu de réception et centralisées sur une plateforme unique. Fini, les heures passées à éplucher des colonnes de mails, à chercher ses identifiants pour se connecter à son compte fournisseur, etc. Vos factures arrivent directement dans un seul espace, et sont disponibles immédiatement pour traitement.

2) Le traitement

Le traitement comptable des factures fournisseurs (en PDF, en XML ou sur papier) est une tâche indispensable, mais à faible valeur ajoutée, chronophage et coûteuse. On estime que le traitement manuel des factures mobilise 30 % du temps des services comptables, à raison de :

• une personne (au minimum) mobilisée sur cette tâche ;
• 3 min 45 s par facture ;
• en moyenne 14 € par facture.

Partant du fait qu’une TPE-PME traite en moyenne 67 factures par mois, on imagine rapidement l’impact sur le temps et le budget de l’entreprise : près de 940 € et près de 4 heures chaque mois consacrés au traitement manuel des factures. Sans parler des erreurs liées à la saisie manuelle des informations… Quelques erreurs par-ci, par-là, c’est rattrapable, cela n’aura pas forcément d’impact sur votre comptabilité. Mais si elles se multiplient, les erreurs et les omissions peuvent fausser l’information comptable et entraîner un rejet de comptabilité.

Avec Libeo : saisie automatisée et procédures de contrôle renforcées

Pour éviter d’en arriver là, le mieux est d’automatiser le traitement, en 3 étapes :

• Vérification des données de la facture
• Rattachement comptable
• Règlement des factures en un clic

3) La validation

Qui valide les factures ? Dans le processus de validation des factures fournisseurs, on trouve plusieurs intervenants sont : l’acheteur, la personne qui valide la commande, la personne qui a réceptionné le produit. Si le volume des factures à traiter est important, la validation des factures fournisseurs par le chef d’entreprise crée un goulot d’étranglement. Ce qui augmente les délais de paiement des fournisseurs, et engendre donc des relances et des frais administratifs.

Avec Libeo : des circuits d'approbation en séquence

Une solution pratique consiste à instaurer une délégation de signature. En faisant en sorte, par exemple, de n’avoir besoin de la signature du dirigeant qu’au-delà d’un certain montant.

4) Le paiement

Sauf accord préalable entre l’entreprise et son fournisseur, le délai de paiement est de 30 jours à compter de la livraison et facturation de la prestation. Il est possible de mettre en place une dérogation contractuelle pour que le client puisse effectuer le paiement jusqu’à 45 jours après l’émission de la facture, sans dépasser 60 jours. Vous pouvez vous référer à l’article L441-10 du code du commerce pour connaître les différents types de délais de règlement d’une facture.

• Le paiement comptant s’effectue en une seule fois le jour de livraison des produits ou de la réalisation des prestations.
• Le paiement à réception se fait avec un délai d’au moins une semaine le temps que le client reçoive la facture.
• Le délai de paiement ne peut pas dépasser 45 jours en cas de facture périodique.

En cas de non-respect des délais de paiement, vous pouvez appliquer des pénalités de retard, dont le montant doit apparaître sur vos factures. Vous pouvez comptabiliser ce montant par jour de retard entre la date d’échéance et la date de facture qui a été émise en indiquant la pénalité de retard.

Avec Libeo : des solutions de paiement flexibles et automatisées

Avec Libeo, le paiement des factures de votre entreprise devient rapide et flexible :

• Paiement immédiat à réception
• Possibilité de programmer vos dates de paiement
• Paiement d’acompte ou de solde
• Paiement en masse en un clic
• Choix du compte en banque payeur
• Possibilité d’annuler vos paiements en cas d’erreur.

5) L’archivage

Dernière étape et pas des moindres : l’archivage. Pour rappel, les entreprises sont tenues par la loi de conserver tous leurs documents comptables pendant 10 ans. En cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal, elles doivent pouvoir produire n’importe quel document sur demande du représentant légal. Faute de quoi, elles s’exposent à des sanctions.

Pour archiver leurs factures, la plupart des entreprises utilisent un système d’archivage électronique.

Comment gérer les factures fournisseurs avec la facture électronique ?

La facturation électronique va devenir obligatoire à compter de 2023. D’ici 2025, toutes les entreprises du secteur privé devront facturer et recevoir leurs factures sous ce format. Pour clarifier voici à quoi ressemble le traitement d'une facture fournisseur avant et après l'entrée en vigueur de la réforme :

Comment dématérialiser les factures fournisseurs ?

Lorsqu’on parle de dématérialisation, c’est l’ensemble du processus du paiement qui est concerné. Contrairement à la numérisation, qui consiste à convertir une facture papier au format électronique, la dématérialisation implique de supprimer carrément le support papier.

Une facture dématérialisée n’a jamais existé au format papier. Toutes les étapes, depuis la création de la facture jusqu’à son archivage final, se font en ligne, sans support matériel, et avec le moins d’intervention humaine possible.

Cycle de vie et statuts d'une facture fournisseur émise au format électronique

Ce changement de mode de facturation n’est pas anodin. C’est tout le processus de validation et de paiement qui va être transformé en profondeur : étapes, intervenants, délais, modes de paiement, outils et suites en place, etc.

Autant prendre de bonnes habitudes dès 2023 en déployant une plateforme de facturation électronique, qui couvre le cycle d'achat de bout en bout :

• La collecte et la centralisation des factures
• La création de règles et circuit d'approbation
• L'export vers la comptabilité
• Le paiement sécurisé

Foire aux questins

Peut-on collecter ses factures fournisseurs Enedis avec Libeo ?

Non, Enedis n’est pas un fournisseur, mais le gestionnaire de réseau électrique. Ses prestations incluent le relevé de consommation, le contrôle, l’entretien, le renouvellement du matériel appartenant au réseau public de distribution, dont les compteurs. Les factures sont éditées par les fournisseurs d’énergie, dont EDF et Engie, qui appartiennent au réseau des collecteurs Libeo.

Comment dit-on « factures fournisseurs » en anglais ?

La traduction anglaise de « factures fournisseurs » est « suppliers invoices », ou encore « incoming invoices ».

Comment comptabiliser les factures fournisseurs ?

facture fournisseur comptabilisation

Qui gère les factures dans une entreprise ?