Factures-fournisseurs

Comment gérer les factures fournisseurs efficacement en 2021 ?

En gestion d’entreprise, la gestion des dettes fournisseurs est aussi importante que celle des créances clients. Le suivi en temps réel du paiement de vos factures fournisseur est indispensable pour garder une vision réelle de vos liquidités, et donc de votre trésorerie.

Mais comment bien gérer toutes ses factures ? Quelles sont les différentes étapes de traitement des factures fournisseurs ? Comment optimiser vos processus de traitement pour éviter les dettes et les décalages de trésorerie ? Comment mettre en place un processus de dématérialisation des factures fournisseurs ? Libeo vous donne des pistes.

LE PROCESSUS DE TRAITEMENT DES FACTURES FOURNISSEURS DE A À Z

Les factures fournisseurs représentent un poste de dépenses important pour l’entreprise. Trop souvent, les services comptables et financiers se focalisent uniquement sur l’optimisation du poste client (les créances à encaisser), au détriment du poste fournisseur (les factures à payer). Or, mal géré, ce poste va rapidement générer des litiges et des dettes, qui vont avoir des répercussions sur le Besoin en Fonds de Roulement et la trésorerie.

Pour éviter cela, il est très important de régler ses factures dans les temps. Sur le principe, cela paraît évident, mais en pratique, ça l’est beaucoup moins. La raison ? Dans les entreprises types TPE-PME (soit 99,98 % des entreprises en France), la gestion des factures fournisseurs n’est pas une priorité. Ajouté à cela que beaucoup d’entre elles ne disposent pas d’un service comptable, et que c’est bien souvent au(x) dirigeant(s) qu’il incombe de payer les fournisseurs. Une tâche qu’ils effectuent souvent le week-end ou le soir après 19 h

Lire aussi : 11 chiffres-clés sur la gestion des factures dans les TPE-PME

Pour bien gérer un processus et l’optimiser, il faut identifier ses forces et ses faiblesses, dégager les failles et les points d’amélioration. Pour procéder, il faut visualiser le workflow de validation des factures, avec les étapes et les intervenants qui le composent. L’objectif est de chercher à supprimer toute étape qui n’est pas foncièrement indispensable à la validation des documents, tout en minimisant les interventions humaines, à l’origine de beaucoup d’erreurs. Et ce dès la réception des factures fournisseurs.

1) La réception des factures

1re étape : la récupération des factures fournisseurs. Une tâche moins évidente qu’elle en a l’air, car les factures émises transitent par différents biais :

  • Factures papier envoyées par courrier,

  • Factures en PDF glissées en pièce jointe ou en corps de mail,

  • Déposées dans l’espace client sur le site du fournisseur (EDF, OVH, Orange, etc.)

  • Placée dans un espace de stockage plus ou moins sécurisé, etc.

C’est donc tout un travail d’investigation pour retrouver le bon mail, la bonne pièce jointe, les identifiants et mots de passe des différents comptes clients, etc. Sans parler des factures papier qui s’entassent dans les bannettes en plastique.

Pour éviter d’éparpiller vos documents, adopter une solution de collecte automatique de factures. Grâce aux différents collecteurs web, les factures sont automatiquement récupérées dans le lieu de réception et centralisées sur une plateforme unique. Fini, les heures passées à éplucher des colonnes de mails, à chercher ses identifiants pour se connecter à son compte fournisseur, etc. Vos factures arrivent directement dans un seul espace, et sont disponibles immédiatement pour traitement.

2) Le traitement

Le traitement comptable des factures fournisseurs (en PDF, en XML ou sur papier) est une tâche indispensable, mais à faible valeur ajoutée, chronophage et coûteuse. On estime que le traitement manuel des factures mobilise 30 % du temps des services comptables, à raison de :

  • une personne (au minimum) mobilisée sur cette tâche ;

  • 3 min 45 s par facture ;

  • en moyenne 14 € par facture.

Partant du fait qu’une TPE-PME traite en moyenne 67 factures par mois, on imagine rapidement l’impact sur le temps et le budget de l’entreprise : près de 940 € et près de 4 heures chaque mois consacrés au traitement manuel des factures. Sans parler des erreurs liées à la saisie manuelle des informations… Quelques erreurs par-ci, par-là, c’est rattrapable, cela n’aura pas forcément d’impact sur votre comptabilité. Mais si elles se multiplient, les erreurs et les omissions peuvent fausser l’information comptable et entraîner un rejet de comptabilité.

Pour éviter d’en arriver là, le mieux est d’automatiser le traitement, en 3 étapes :

  • Vérification des données de la facture

  • Rattachement comptable

  • Règlement des factures en un clic

3) La validation

Dans le processus de validation des factures fournisseurs, on trouve plusieurs intervenants sont : l’acheteur, la personne qui valide la commande, la personne qui a réceptionné le produit. L’un des deux étant généralement le dirigeant. Si le volume des factures à traiter est important, la validation des factures fournisseurs par le chef d’entreprise crée un goulot d’étranglement. Ce qui augmente les délais de paiement des fournisseurs, et engendre donc des relances et des frais administratifs.

Une solution pratique consiste à instaurer une délégation de signature. En faisant en sorte, par exemple, de n’avoir besoin de la signature du dirigeant qu’au-delà d’un certain montant.

4) Le paiement

Sauf accord préalable entre l’entreprise et son fournisseur, le délai de paiement est de 30 jours à compter de la livraison et facturation de la prestation. Il est possible de mettre en place une dérogation contractuelle pour que le client puisse effectuer le paiement jusqu’à 45 jours après l’émission de la facture, sans dépasser 60 jours. Vous pouvez vous référer à l’article L441-10 du code du commerce pour connaître les différents types de délais de règlement d’une facture.

  • Le paiement comptant s’effectue en une seule fois le jour de livraison des produits ou de la réalisation des prestations.

  • Le paiement à réception se fait avec un délai d’au moins une semaine le temps que le client reçoive la facture.

  • Le délai de paiement ne peut pas dépasser 45 jours en cas de facture périodique.

En cas de non-respect des délais de paiement, vous pouvez appliquer des pénalités de retard, dont le montant doit apparaître sur vos factures. Vous pouvez comptabiliser ce montant par jour de retard entre la date d’échéance et la date de facture qui a été émise en indiquant la pénalité de retard.

Avec Libeo, le paiement des factures de votre entreprise devient rapide et flexible :

  • Paiement immédiat à réception

  • Possibilité de programmer vos dates de paiement

  • Paiement d’acompte ou de solde

  • Paiement en masse en un clic

  • Choix du compte en banque payeur

  • Possibilité d’annuler vos paiements en cas d’erreur.

5) L’archivage

Dernière étape et pas des moindres : l’archivage. Pour rappel, les entreprises sont tenues par la loi de conserver tous leurs documents comptables pendant 10 ans. En cas d’audit comptable ou de contrôle fiscal, elles doivent pouvoir produire n’importe quel document sur demande du représentant légal. Faute de quoi, elles s’exposent à des sanctions.

Pour archiver leurs factures, la plupart des entreprises utilisent un système d’archivage électronique.

COMMENT PASSER À LA DÉMATÉRIALISATION DES FACTURES FOURNISSEURS ?

Lorsqu’on parle de dématérialisation, c’est l’ensemble du processus du paiement qui est concerné. Contrairement à la numérisation, qui consiste à convertir une facture papier au format électronique, la dématérialisation implique de supprimer carrément le support papier. Une facture dématérialisée n’a jamais existé au format papier. Toutes les étapes, depuis la création de la facture jusqu’à son archivage final, se font en ligne, sans support matériel, et avec le moins d’intervention humaine possible. Cela afin de réduire le risque d’erreurs lié à la saisie manuelle des données, mais également pour mieux lutter contre la fraude à la TVA.

La facturation électronique va devenir obligatoire à compter de 2023. D’ici 2025, toutes les entreprises du secteur privé devront facturer et recevoir leurs factures sous ce format. Autant ne pas attendre et prendre de bonnes habitudes dès 2021 en adoptant un processus de vos factures fournisseurs dématérialisé, qui comprend :

  • La dématérialisation

  • la collecte

  • le traitement

  • et le paiement de vos factures fournisseurs.

Mais ce changement de mode de facturation n’est pas anodin : c’est tout le processus de validation et de paiement qui est à revoir, en prenant en compte les étapes, les intervenants, les outils et logiciels en place, etc. Pour des raisons pratiques et logistiques, beaucoup d’entreprises peinent à se passer du confort visuel du papier. Aujourd’hui, encore 80 % des factures émises le sont sur ce format. Pourtant, la facturation électronique a bien plus à apporter qu’une économie d’encre et de feuilles A4. C’est un véritable vivier de performance pour les entreprises, et pas uniquement sur le plan écologique :

  • Gain de productivité ;

  • Diminution des ressources allouées au traitement manuel des factures ;

  • Réduction des délais de paiement et du temps de traitement des factures ;

  • Diminution des risques d’erreurs, de vols et de pertes des documents

  • Meilleure gestion des dépenses grâce à la traçabilité et au suivi des factures en temps réel

CTA paiement

FOIRE AUX QUESTIONS

Peut-on collecter ses factures fournisseurs Enedis avec Libeo ?

Non, Enedis n’est pas un fournisseur, mais le gestionnaire de réseau électrique. Ses prestations incluent le relevé de consommation, le contrôle, l’entretien, le renouvellement du matériel appartenant au réseau public de distribution, dont les compteurs. Les factures sont éditées par les fournisseurs d’énergie, dont EDF et Engie, qui appartiennent au réseau des collecteurs Libeo.

Comment dit-on « factures fournisseurs » en anglais ?

La traduction anglaise de « factures fournisseurs » est « suppliers invoices », ou encore « incoming invoices ».