Comment tenir la comptabilité d'une entreprise BTP ?

Le compte prorata est une spécificité du secteur du bâtiment. Il permet de gérer les dépenses communes sur un chantier partagé entre plusieurs entreprises. Ce compte répertorie les frais partagés, tels que :

• L'entretien du chantier ;
• Les charges d'eau et d'électricité ;
• Les branchements (gaz, eau, électricité…) ;
• La sécurisation du site ;
• Etc.

Bon à savoir : veillez à répertorier précisément toutes les charges et acomptes reçus. N'oubliez pas de comptabiliser la TVA sur ces dépenses.

Dans le secteur du BTP, les entreprises utilisent fréquemment des situations de travaux, qui donnent lieu à des acomptes versés par les clients. Les situations de travaux servent ainsi de base pour la facturation des acomptes.

Bon à savoir :

• Les acomptes représentent des paiements partiels effectués par le client avant l'achèvement complet des travaux.
• Les acomptes ne sont pas des factures à proprement parler, mais des avances sur le paiement final.

Un suivi rigoureux de vos acomptes est donc essentiel pour éviter les erreurs fréquents de facturation et de comptabilisation.

Une autre spécificité, de la comptabilité du BTP, c’est la TVA.

Les entreprises du bâtiment peuvent émettre des factures avec des taux de TVA différents :

• 5,5 % : généralement pour les travaux de rénovation énergétique.
• 10 % : pour la plupart des travaux de rénovation dans les logements de plus de 2 ans.
• 20 % : taux normal pour les constructions neuves et certains travaux spécifiques.

La distinction précise entre les différents types de travaux est cruciale pour appliquer le bon taux de TVA. Sur votre facturation, vous devez clairement détailler les montants correspondant à chaque taux de TVA.

La comptabilisation de ces factures nécessite donc une attention particulière pour assurer une déclaration de TVA correcte.

Pour plus d'informations sur le calcul de TVA, consultez notre article dédié : Comment calculer la TVA à décaisser sur une facture ?

C’est un mécanisme fiscal spécifique qui s'applique notamment dans le secteur du BTP pour les travaux de sous-traitance. Ce système a pour but de lutter contre la fraude fiscale et de simplifier les démarches administratives.

Libeo offre une fonctionnalité permettant de gérer efficacement la TVA autoliquidée :

• Configurer un schéma de TVA autoliquidée.
• L'utiliser lors du contrôle des factures d'achat.
• Simplifier le processus de comptabilisation.

Pour plus de détails sur la gestion de la TVA autoliquidée avec Libeo, consultez notre guide détaillé.

La méthode de facturation à l'avancement est une technique comptable essentielle dans le secteur du BTP, particulièrement pour les chantiers de longue durée.

Dans ce cas précis :

• Le chiffre d'affaires est comptabilisé progressivement, au fur et à mesure de l'avancement des travaux.
• Cette méthode s'oppose à la comptabilisation à l'achèvement, où le CA n'est reconnu qu'à la fin du chantier.

Bien que complexe à mettre en œuvre, elle vous offre une image plus fidèle de l'activité de votre entreprise, où les chantiers peuvent parfois s'étendre sur plusieurs exercices comptables.

La retenue de garantie est une pratique courante dans le secteur du BTP, visant à protéger les clients contre d'éventuels défauts ou malfaçons après l'achèvement des travaux.

Elle est généralement de 5% du montant total hors taxes de la facture et conservée par le client pendant un an à compter de la réception des travaux.

Cette spécificité propre au secteur du bâtiment engendre bien évidemment des écritures comptables spécifiques.

La retenue de garantie peut ainsi impacter significativement votre trésorerie.

Toutes les entreprises du secteur BTP, quelle que soit leur forme juridique, doivent respecter ces obligations comptables :

• Enregistrer chronologiquement toutes les opérations comptables : les créances et les dettes, et détailler l'origine, le contenu et l'imputation de chaque transaction ;
• Établir des factures conformes aux mentions légales obligatoires ;
• Réaliser un inventaire annuel et établir les comptes annuels (bilan, compte de résultat, annexes) ;
• Disposer d'un compte bancaire professionnel ;
• Conserver les pièces comptables pendant 10 ans minium. Cela concerne les relevés bancaires, les factures, le livre journal, le grand livre, etc. ;
• Déposer leurs comptes annuels au greffe du tribunal de commerce de son secteur géographique.

Les entreprises de bâtiment qui relèvent du Régime Simplifié d’Imposition (RSI) peuvent bénéficier d'allègements comptables si leur chiffre d'affaires est inférieur à :

• 247 000 € pour les prestataires de services.
• 818 000 € pour les activités d'achat-vente.

Ces allègements peuvent inclure :

• La dispense de certaines annexes comptables.
• Une présentation simplifiée du bilan et du compte de résultat.

Les micro-entrepreneurs du BTP bénéficient d'une comptabilité super-simplifiée, avec des obligations allégées :

• Émission de devis et factures.
• Tenue d'un livre des recettes.
• Ouverture d'un compte bancaire dédié à l'activité professionnelle.

Bon à savoir : le registre des achats n’est obligatoire qu’à partir du moment où l’auto-entrepreneur passe en régime simplifié.

Certains comptes sont créés spécialement pour le secteur, par exemple :

• Compte 412 : "Clients - créances garanties par paiement direct"
• Compte 4454 : "TVA payée sur avances et acomptes reçus"

Des comptes particuliers sont utilisés pour suivre l'avancement des chantiers :

• Compte 34 "Travaux en cours" pour les chantiers non achevés
• Compte 4017 "Clients - Retenues de garantie"
• Compte 4191 "Clients - Avances et acomptes reçus sur commandes"
• Compte 4115 "Clients - Effets à recevoir sur créances immobilisées"

Le suivi détaillé des travaux en cours se fait via des comptes spécifiques :

• Compte 3341 "Études en cours"
• Compte 3345 "Travaux en cours"
• Compte 3346 "Produits intermédiaires"

Des provisions propres au secteur BTP sont également prévues :

• Compte 1511 "Provisions pour litiges"
• Compte 1515 "Provisions pour pertes sur marchés à terme"
• Compte 1516 "Provisions pour garanties données aux clients"

Mettez en place un système de codage des coûts pour suivre efficacement les dépenses de vos projets de construction. Attribuez des codes analytiques spécifiques pour :

• La main-d'œuvre
• Les matériaux
• Les sous-traitants
• L'équipement

Cette méthode vous offrira une meilleure visibilité sur votre structure de coûts et facilitera la génération d'états financiers précis.

Effectuez des rapprochements bancaires réguliers en comparant vos registres comptables avec vos relevés bancaires. Cette pratique vous permettra de :

• Détecter les erreurs rapidement ;
• Prévenir les fraudes potentielles ;
• Maintenir l'intégrité de vos registres financiers.

N'oubliez pas que le rapprochement bancaire calcule le solde bancaire théorique de votre entreprise, prenant en compte tous les flux financiers cours.

Découvrez dans cet article comment effectuer son rapprochement bancaire avec Libeo.

Dans le secteur du BTP, la gestion documentaire est cruciale. Assurez-vous de tenir à jour et de manière organisée :

• Les contrats
• Les ordres de modification
• Les factures
• Les reçus

Une documentation détaillée et à jour vous protégera en cas de litiges ou d'audits.

Analysez fréquemment vos documents financiers clés :

• États des résultats
• Bilans
• États des flux de trésorerie

Cette pratique vous aidera à identifier les tendances des coûts, évaluer la rentabilité de vos projets de chantier et prendre des décisions éclairées pour optimiser vos opérations.

Si vous êtes encore au format papier, c’est le moment de vous préparer à la dématérialisation des factures. Anticipez la transition vers la facturation électronique obligatoire pour une transition en douceur.

Désormais, toutes les entreprises du BTP devront passer par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) comme Libeo pour émettre et recevoir des factures aux formats électroniques. Le rôle de l'État se limitera à celui de facilitateur pour la transmission des données à l'administration fiscale.

Une préparation en amont vous permettra une transition fluide vers cette nouvelle obligation. Contactez nos experts pour plus d'aide ici.