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Pourquoi est-il essentiel de maîtriser ses frais de chantier ?
Les projets de chantier sont souvent marqués par des défis financiers complexes, et beaucoup d’entreprises du bâtiment en paient le prix.
Saviez-vous que près de 70 % des chantiers dépassent leur budget initial ? Ces dépassements, bien que fréquents, ne sont pas une fatalité. Ils résultent souvent d’un manque d’anticipation et de structuration dans la gestion des processus financiers.
Les conséquences d'une mauvaise gestion des coûts peuvent être nombreuses :
- Des marges bénéficiaires qui s’amenuisent, fragilisant la rentabilité globale ;
- Des tensions de trésorerie, souvent sources de stress ;
- Une réputation mise à mal, qui peut affecter vos relations fournisseurs et sous-traitants.
Notre méthode transforme cette contrainte budgétaire en une opportunité pour booster votre rentabilité.
Méthodologie de calcul des frais de chantier
Calculer précisément ses frais de chantier est un défi car il doit intégrer plusieurs composantes. Voici les étapes clés pour maîtriser vos coûts directs et indirects :
Estimation du coût de revient
Le coût de revient total d'un chantier comprend tous les frais nécessaires à la réalisation de vos travaux. Ils englobent la main-d’œuvre, les matériaux et les équipements, ainsi que les frais généraux.
Les déboursés secs
Il s’agit des dépenses qui sont directement liées à l'achat de vos matériaux et à la location de vos équipements : achats de matériaux, frais de transport, location d’outils et d’engins.
Les déboursés secs doivent être suivis de près pour éviter les dépassements de budgets.
Les frais généraux
Pour garantir une couverture complète des coûts, il est également crucial d'inclure les frais généraux.
Ce sont des coûts indirects qui englobent les coûts administratifs, la gestion du personnel ou encore les assurances. Ces frais doivent être répartis entre les différents projets.
Les imprévus et la marge de sécurité
Une marge de sécurité est cruciale pour gérer vos imprévus : retards, conditions climatiques, changements de projet, etc.
Bon à savoir : dans le BTP, la construction de la marge de sécurité varie généralement entre 5% et 10% des coûts estimés.
Suivi et ajustement des coûts
Un suivi rigoureux des dépenses tout au long du chantier est primodial.
Grâce à un suivi en temps réel des coûts, vous pouvez ajuster les dépenses et corriger les dérives pour rester dans le budget.
La maîtrise budgétaire passe ainsi par la capacité à identifier et prévenir certains écueils. 3 points de vigilance majeurs à garder en tête :
- L'omission récurrente des coûts indirects ;
- La sous-estimation des variations de prix des matériaux ;
- L'absence de revue analytique post-projet, qui empêche d'analyser les écarts et d'optimiser les prochains budgets.
Astuce : pour un suivi rigoureux, intégrez un compte prorata chantier pour mieux répartir les charges partagées entre plusieurs projets.
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Maîtrise de frais de chantier : les bonnes pratiques
Maîtriser son cycle achats
Une gestion optimisée des achats est essentielle pour maintenir des coûts maîtrisés. Une approche proactive permettra de sécuriser vos approvisionnements et d'optimiser vos coûts :
- Développez des relations solides avec vos fournisseurs ;
- Négociez des prix compétitifs ;
- Utilisez des outils de gestion digitaux pour centraliser et fluidifier vos flux.
Optimiser la gestion des notes de frais
Les dépenses annexes peuvent rapidement devenir un poste de dérapage budgétaire. Pour éviter cela, un processus clair pour la soumission et l'approbation des notes de frais est crucial, particulièrement vrai dans le BTP où les coûts peuvent beaucoup fluctuer.
Les cartes bancaires professionnelles, comme celles proposées par Libeo, facilitent cette gestion en permettant une traçabilité en temps réel des transactions, réduisant ainsi le risque d'erreurs.
De plus, ces cartes permettent de définir des limites de plafonds pour mieux contrôler vos achats, notamment en cas d'imprévus.
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Pourquoi adopter des cartes professionnelles pour les dépenses de votre entreprise en 2024
Aussi appelée carte corporate, ce moyen de paiement est facile à mettre en place et simplifie la comptabilité. Découvrez les raisons pour lesquelles choisir une carte pro est une décision stratégique pour la gestion de vos dépenses d’entreprise.
Améliorer la traçabilité de ses dépenses
La traçabilité des dépenses est indispensable pour respecter votre budget. Utilisez des outils numériques pour centraliser les informations, vérifier les dépenses et détecter rapidement les anomalies.
Le saviez-vous ? Libeo propose un pilotage moderne des dépenses, facilitant leur allocation par centre de coûts et leur rapprochement bancaire.
Infographie sur les défis courants des dépenses sur un chantier
Optimisez vos frais de chantier avec Libeo
La transformation numérique dans le BTP n'est plus une option mais une nécessité. Elle apporte gain de temps, visibilité et réduction des erreurs manuelles.
Des solutions digitales comme Libeo peuvent vous aider à mieux maîtriser vos frais de chantier en proposant de :
- Centraliser et valider vos factures rapidement, ce qui réduit les délais de traitement et minimise les risques d'erreurs.
- Automatiser le processus de validation des paiements et des factures, grâce à la configuration de workflows d’approbation personnalisés selon vos équipes (conducteur de travaux, responsable financier, chefs de chantier...).
- Suivre vos dépenses par chantier grâce à un tableau de bord clair et intuitif.
- Offrir une alternative efficace aux notes de frais traditionnelles grâce aux cartes de paiement pros.
Maîtriser ses frais de chantier relève désormais d'une approche stratégique globale. Digitaliser vos processus financiers devient un levier clé pour optimiser la rentabilité de vos projets BTP.
FAQ
Quelle formule pour calculer le PVHT d’un chantier ?
Le calcul du PVHT, ou prix de vente hors taxes, se fait en plusieurs étapes :
- Déterminez le coût total du chantier en additionnant les coûts directs et indirects ;
- Ajoutez votre marge bénéficiaire, qui correspond au pourcentage de bénéfice que vous souhaitez réaliser sur le chantier ;
- Prévoyez votre marge afin de négocier avec le client sans tomber en dessous de votre seuil de rentabilité ;
- Ajoutez la TVA (si nécessaire) pour obtenir le prix TTC.
C'est quoi le coefficient K ?
Le coefficient K est une mesure utilisée principalement dans le secteur du bâtiment pour évaluer la performance thermique d’un matériau ou d’un ensemble (comme un mur, une toiture, etc.).
Il indique la perte de chaleur par unité de surface et de temps, en fonction de la différence de température entre l’intérieur et l’extérieur.
Comment facturer les frais de débours ?
Les frais de débours, qui sont des dépenses avancées par une entreprise pour le compte d’un client, doivent être facturés de manière transparente et distincte des prestations principales. Voici les étapes :
- Identification des frais de débours : ce sont des frais engagés pour le client (par exemple, des frais de déplacement ou l’achat de matériel spécifique).
- Collecte des justificatifs : conservez toutes les factures ou reçus pour prouver les dépenses effectuées.
- Inscription sur la facture : mentionnez les frais de débours dans une section dédiée, en précisant le montant exact accompagné d’une description claire (exemple : "frais de déplacement pour chantier X").
- Signature du client : assurez-vous que le client ait validé ces frais en amont pour éviter tout litige.
- Mode de remboursement : les frais de débours peuvent être intégrés à la facture globale ou remboursés sur présentation des justificatifs.
Quel coût n’est pas pris en compte dans le coût de construction ?
Le coût de construction ne prend généralement pas en compte les éléments suivants, qui relèvent des frais annexes :
- Achat du terrain et frais de notaire.
- Permis de construire et études préliminaires.
- Aménagements extérieurs (jardin, clôtures).
- Frais financiers (intérêts d’emprunt, assurances).
- Mobilier et équipements non fixes.
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Comment chiffrer un chantier avec précision ?
La réussite d’un projet de construction repose sur une planification rigoureuse. En évaluant précisément les besoins en main-d’œuvre, matériaux et équipements, vous assurez une meilleure gestion des coûts. Une organisation soignée permet de :
Pour réussir cette gestion, plusieurs axes de travail sont essentiels :
Établir un planning à respecter
Un calendrier structuré est important pour garantir le bon déroulement de votre chantier. Il vous permet d’allouer les ressources de manière efficace et de garantir le respect de vos délais.
En anticipant les périodes critiques, vous pouvez mettre en place des solutions alternatives pour éviter toute interruption.
Coordonner les équipes
La réussite d’un projet de construction repose aussi sur une coordination optimale entre maîtres d'ouvrage, sous-traitants, fournisseurs et équipes internes.
Une planification claire et des outils de gestion partagés assurent une communication fluide et limitent les malentendus. Cela vous permet aussi d'éviter les conflits d’interventions et de garantir la sécurité de vos équipes.
Se préparer aux imprévus
Malgré une planification minutieuse, des retards de livraison ou des pannes d’équipement peuvent toujours survenir. Anticiper ces imprévus en prévoyant des marges de sécurité et des délais tampons.
Bon à savoir : les délais tampons varient en fonction de la taille et de la complexité du projet. En moyenne, prévoyez entre 80 à 120 heures de tampon par mois de chantier, ce qui permet de gérer tout type d'aléa.
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Suivi de chantier : 5 conseils pour maîtriser vos coûts et budgets de construction
La gestion des frais de chantier peut rapidement devenir un casse-tête, surtout lorsque vous jonglez entre différents chantiers. Entre les imprévus ou l'augmentation du prix des matériaux, contrôler vos budgets est essentiel pour éviter les mauvaises surprises. Voici 5 conseils pour assurer un suivi de chantier efficace.