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Identifier vos besoins en matière de fournisseurs
La première étape pour trouver les bons fournisseurs est de clarifier vos besoins. Chaque entreprise de BTP est unique et ses projets présentent des exigences spécifiques. Quelles sont les étapes indispensables pour affiner votre démarche ?
Analyse de vos projets et de vos activités
Commencez par analyser vos projets actuels et futurs.
- Quels types de chantiers réalisez-vous (construction, rénovation, travaux publics) ?
- Quelles sont les spécificités de vos activités qui nécessitent des matériaux ou des services particuliers ?
- Avez-vous des contraintes géographiques, environnementales ou réglementaires à prendre en compte ?
Une compréhension approfondie de vos besoins opérationnels vous aidera à identifier les domaines où vos fournisseurs jouent un rôle crucial.
Définition des critères spécifiques à vos besoins
Ensuite, définissez précisément vos attentes en matière de produits ou services :
- Type de matériaux et services : avez-vous besoin de matériaux standards ou sur mesure ? Recherchez-vous également des prestataires de services (transport, logistique, location d'équipements) ?
- Volume d’approvisionnement : calculez vos besoins moyens pour anticiper les commandes et éviter les ruptures de stock.
- Fréquence et délais de livraison : vos fournisseurs doivent-ils être capables de livrer régulièrement ou en urgence ?
- Budget disponible : fixez un cadre budgétaire clair pour ne pas dépasser vos marges prévues et éviter les décalages de trésorerie.
Cartographie des priorités
Enfin, listez et hiérarchisez vos priorités.
- Est-ce la qualité des matériaux qui prime avant tout ?
- Privilégiez-vous la rapidité et la fiabilité des livraisons ? Ou bien la réduction de vos coûts grâce à des partenariats à long terme avec vos fournisseurs ?
À retenir : grâce à cet exercice, vous aurez une vision claire de ce qui compte vraiment pour vos chantiers et serez mieux armé pour trouver les fournisseurs qui répondent à vos attentes !
Quels sont les critères de sélection pour un fournisseur de matériaux ?
Lorsque vous évaluez un fournisseur, plusieurs éléments doivent être examinés avec soin. Tout d'abord, la qualité des produits : les matériaux doivent respecter les normes en vigueur pour assurer la solidité et la sécurité de vos ouvrages.
Ensuite, la capacité à livrer dans les délais impartis est primordiale pour éviter tout retard de paiement qui pourrait mettre en péril l'avancement de vos chantiers. Pour évaluer la fiabilité du fournisseur, la flexibilité est également un atout précieux : il doit être en mesure de s'adapter à vos besoins, qu’il s’agisse de commandes urgentes ou de modifications en cours de projet.
Le coût des matériaux est un autre point clé ; cependant, il est essentiel de trouver un juste équilibre entre prix compétitifs et qualité. Enfin, prenez en compte la réputation et les références du fournisseur : renseignez-vous auprès de vos pairs ou consultez les avis en ligne pour évaluer son sérieux.
À retenir : un véritable professionnel connaît vos besoins, le ratio de rotation de vos stocks, et prépare ses commandes en conséquence. Il fait également preuve de la plus grande transparence sur l’origine de ses produits, ses tarifs et ses délais.
Comment entretenir une bonne relation avec ses fournisseurs dans le BTP ?
Une relation solide avec vos fournisseurs et sous-traitants est essentielle pour garantir la réussite de vos chantiers.
Voici les 4 piliers qui forment la base d'une relation fournisseur solide dans le BTP :
Établir une communication fluide et régulière
Un bon dialogue est essentiel. Programmez des points réguliers pour discuter des besoins, des attentes et des éventuels ajustements nécessaires. Par exemple, le maître d’œuvre organise une réunion mensuelle avec ses principaux fournisseurs pour s’assurer que tout est en ordre et prévenir les aléas.
Honorer vos engagements financiers
Rien ne fragilise plus une relation qu’un paiement en retard. Respecter les échéances convenues montre votre sérieux et inspire confiance. Une entreprise de rénovation qui paie systématiquement ses factures à temps peut négocier des délais de livraison plus courts en cas de besoin urgent.
Une des bonnes pratiques : mettre en place un échéancier de paiements et planifier le maximum de paiements récurrents.
Récompenser la fidélité
Lorsque vous avez trouvé un partenaire fiable, pensez à renforcer la collaboration en privilégiant ses services sur le long terme. Offrir un volume d’affaires constant peut inciter un fournisseur à vous accorder des tarifs préférentiels ou un accès prioritaire à des produits en pénurie.
Gérer les litiges avec professionnalisme
Des désaccords peuvent survenir, mais il est crucial de les aborder de manière constructive. Par exemple, si une livraison est en retard, discutez des solutions possibles avec le fournisseur plutôt que de chercher immédiatement un remplaçant. Cela montre votre volonté de résoudre les problèmes ensemble.
Faire preuve de flexibilité
Un partenariat équilibré repose sur une compréhension mutuelle. Si un fournisseur traverse une période difficile, comme une pénurie de matières premières, ajuster temporairement vos attentes peut renforcer la relation sur le long terme.
Reconnaître les efforts de vos fournisseurs
Exprimer votre satisfaction, que ce soit par des retours positifs ou des témoignages, peut encourager un fournisseur à maintenir un service de qualité. Une entreprise de BTP qui met en avant ses partenaires sur son site web ou ses réseaux sociaux peut également en bénéficier en retour grâce à une meilleure visibilité.
Exemple : le cas d’Oxium Group, client de Libeo
Pour optimiser la gestion des factures, et réduire les délais de paiement, de plus en plus de sociétés BTP adoptent des solutions d'automatisation du cycle fournisseur, comme Libeo.
Oxium Group, acteur majeur dans l'aménagement ERP et les énergies renouvelables, a connu une véritable révolution dans la gestion de ses paiements grâce à Libeo. Avant l’adoption de cette solution, la gestion des 300 factures mensuelles de l'entreprise exigeait jusqu’à deux jours de travail par semaine.
Selon Olivia Pimont, la Responsable Administratif et Financier (RAF), ce délai a été drastiquement réduit. En adoptant Libeo, Oxium Group a pu automatiser la saisie des factures, éliminer les erreurs de saisie et éviter les paiements en double, renforçant ainsi la relation de confiance avec ses fournisseurs.
Olivia Pimont, RAF chez Oxium Groupe, parle de Libeo
« Dans le BTP, c'est essentiel d'avoir une visibilité claire sur ses flux financiers. Oxium Groupe avait besoin de simplifier l'accès à l'information pour retrouver la bonne facture, le bon fournisseur, la date exacte de facturation, etc. Grâce à Libeo, je traite plus rapidement mes factures et la relation avec les fournisseurs est bien plus sereine. »
L'une des fonctionnalités très appréciées par l’équipe d’Oxium est la création d'axes analytiques, qui permet d’affecter les factures selon des codes spécifiques à son activité afin de faciliter la saisie comptable. Cette amélioration a non seulement simplifié le processus interne, mais aussi garanti des paiements plus rapides et une meilleure visibilité sur la trésorerie du groupe.
En résumé, Libeo a permis à Oxium de renforcer ses liens avec ses partenaires en créant une expérience plus fluide et transparente !
Entrepreneurs BTP : contrôlez vos commandes fournisseurs avec l'auto-match
La gestion des commandes fournisseurs dans le secteur du BTP peut être un véritable casse-tête, en particulier sur un chantier de grande taille où de multiples fournisseurs interviennent. Les erreurs administratives ne sont pas rares, et leurs conséquences financières peuvent être lourdes.
Un scénario classique : quand les erreurs paralysent un chantier
Imaginons un chantier où les équipes attendent une livraison clé, comme des palettes de béton préfabriqué. Une facture arrive, mais elle ne correspond pas au bon de commande initial : une différence dans les quantités ou les tarifs facturés soulève des doutes. Les équipes doivent alors fouiller dans les archives pour vérifier les informations, ce qui mobilise du temps précieux.
Pendant ce temps, la livraison est suspendue, les équipes sur le terrain sont mises en attente, et les délais du projet commencent à s'étirer...
Résultat : des coûts supplémentaires liés à l'inactivité des ouvriers et une perte de crédibilité vis-à-vis du client.
La solution : l'automatisation au service de l'efficacité opérationnelle
C’est là qu’intervient l’automatisation de la collecte, une solution clé pour éviter ces désagréments. Avec un outil dédié comme Libeo, chaque document – facture, bon de commande, avoir, devis – est automatiquement collecté, rapproché et vérifié.
Plus besoin de passer des heures à chercher la moindre incohérence : le système "auto-match" de Libeo basé sur l'Intelligence Artificielle identifie en quelques secondes les écarts entre les documents :
Les documents sont automatiquement reconnus et dès lors que le numéro de devis ou commande figure sur la facture du fournisseur, les documents associés sont automatiquement proposés :
Entretenir de bonnes relations avec vos fournisseurs est une condition sine qua non pour assurer la productivité, respecter vos marges et livrer vos chantiers dans les délais impartis.
En centralisant vos processus et en adoptant des solutions innovantes comme Libeo, vous mettez toutes les chances de votre côté pour des projets de chantier réussis. Alors, prêts à améliorer votre gestion du cycle fournisseurs ?
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Comment trouver un fournisseur BTP ?
Identifier les bons partenaires par secteur
Le secteur du BTP regroupe une multitude de spécialités. En voici quelques exemples :
Pour chaque secteur, identifiez les acteurs majeurs et les spécialistes locaux ou régionaux. Par exemple, un fournisseur de matériaux de construction pourra être différent d’un fournisseur spécialisé en équipements d’énergie verte. Vous devez également prendre en compte les innovations récentes, comme les matériaux écologiques ou les équipements à haute efficacité énergétique, pour anticiper les demandes croissantes.
Il est essentiel de ne pas dépendre d’un seul fournisseur sur un chantier. Une telle situation pourrait exposer l’entreprise à des risques importants en cas de retard ou de problème d’approvisionnement. Pour garantir la continuité des chantiers, mieux vaut collaborer avec différents fournisseurs fiables et savoir bien négocier.
D’ailleurs, n'hésitez pas à mettre en concurrence vos partenaires potentiels pour bénéficier d’une meilleure marge de négociation et de bons prix.
En schéma, voici la démarche de recherche des fournisseurs dans le BTP :
Si vous travaillez avec un expert-comptable fournisseur, simplifiez-lui la tâche : automatisez la collecte et le paiement des factures fournisseurs. Avec une solution de dématérialisation comme Libeo, la comptabilité fournisseur est simple, rapide et répond aux normes exigées par l'administration fiscale.
Lire aussi : comment tenir la comptabilité d'une entreprise BTP ?
Utiliser des annuaires et plateformes en ligne
Aujourd'hui, plusieurs outils facilitent la recherche de fournisseurs btp :
En complément, n’hésitez pas à explorer des plateformes comme LinkedIn pour identifier des partenaires potentiels ou participer à des événements professionnels en ligne ou en présentiel. Les foires et salons spécialisés, comme Batimat, sont aussi des lieux stratégiques pour rencontrer des fournisseurs et découvrir les dernières innovations.
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