Facture d’acompte

Qu’est-ce qu’une facture d’acompte ?

De nombreuses entreprises exigent de leurs clients qu’ils payent une partie de la facture avant la livraison ou la prestation définie. On appelle cela verser un acompte. De quoi s’agit-il ? Comment éditer une facture d’acompte, et comment la comptabiliser ? Explications.

Qu'est-ce qu'une facture d'acompte ?

Un acompte est une somme d’argent demandée par une entreprise à son client avant la livraison d’un produit ou l’exécution d’une prestation. Il constitue donc le versement à l’avance d’une partie du prix de la commande.

Pour être légal, l’acompte doit faire l’objet d’un engagement des deux parties. Une fois celui-ci validé, elles ne peuvent plus revenir en arrière. Il est matérialisé par une facture d’acompte dont le montant est déduit de la facture finale.

Modèle de facture d’acompte

La facture d’acompte se présente comme une facture « classique » si ce n’est qu’elle ne présente qu’une partie du montant total de la commande. Il s’agit de la pièce comptable que l’entreprise doit fournir à son client pour exiger le paiement d’un acompte. On peut la produire sur Word ou Excel, ou directement via le logiciel de facturation.

La production de cette facture est une obligation légale inscrite dans le code général des impôts à l’article 289.

Les objectifs de l’acompte sont clairs : ils permettent de répartir les coûts de la facture pour le client, de limiter les avances de trésorerie, et de pérenniser la transaction commerciale.

L’entreprise n’a pas l’obligation d’établir une facture d’acompte. En revanche, une facture d’acompte est obligatoire dès lors qu’un versement est exigé. Celle-ci doit faire l’objet d’une écriture comptable.

À quoi sert-elle ?

La facture d’acompte présente des intérêts à la fois pour le fournisseur et pour son client.

Pour le fournisseur, la facture d’acompte constitue une garantie commerciale. Le fournisseur bénéficie en effet d’un premier versement de la part de son client. Il s’agit d’une validation de la commande qui vient la sécuriser. Le paiement d’un acompte évite également les avances de trésorerie, notamment pour l’achat de matières premières. Il permet d’avoir les fonds nécessaires pour son projet. C’est notamment le cas dans le secteur du BTP, ou l’achat de fournitures est conséquent. Dans la mesure où les travaux s’étendent sur une longue période, le paiement est étalé et divisé en plusieurs factures d’acompte.

En dehors du secteur du bâtiment, la facture d’acompte est utilisée dans le cas de projets menés sur le long terme. Les freelances en sont particulièrement friands dans la mesure où elle leur assure un revenu plus régulier.

Pour le client, la facture d’acompte permet d’échelonner les règlements. Le paiement d’un acompte encourage également le fournisseur à le livrer dans les temps.

En définitive, pour l’un comme pour l’autre, le règlement d’un acompte permet de lisser la trésorerie afin de gagner un équilibre financier.

Comment établir une facture d’acompte ?

Toute entreprise qui reçoit un acompte d’un client doit établir une facture d’acompte. Il existe toutefois deux exceptions :

  • La vente en zone intracommunautaire de biens exonérés de TVA.

  • La livraison de moyens de transport neufs dans des pays situés en dehors de l’Union européenne.

Dans tous les autres cas, l’établissement d’une facture d’acompte doit suivre un certain formalisme.

Les mentions obligatoires

Tout comme la facture classique, plusieurs mentions légales doivent figurer dans une facture d’acompte, à savoir :

  • Le numéro SIREN de l’entreprise.

  • Son adresse et sa forme juridique.

  • L’identité du client et du vendeur.

  • Le numéro de la facture.

  • La désignation du produit ou de la prestation.

  • La date d’émission.

  • Le montant de la facture.

Le numéro de la facture doit être déterminé par ordre chronologique. En effet, chaque facture doit suivre la précédente, sans qu’il y ait de rupture. La facture d’acompte suit la numérotation des factures classiques. Il ne faut en aucun cas constituer un système de numérotation propre aux factures d’acompte.

De plus, elle doit faire apparaître la mention « facture d’acompte » et le numéro du devis ou du bon de commande auquel elle fait référence, si tel est le cas.

Facture d’acompte : quel montant ?

Le montant de la facture d’acompte est variable. Sur le plan légal, les parties peuvent définir elles-mêmes le montant de l’acompte. De même, rien n’interdit de régler le montant final de la facture par échéance. En règle générale, une facture d’acompte correspond à une phase du projet. Son montant y est donc étroitement lié.

Il dépend des situations, mais bien souvent, il est de 30 % du montant de la facture finale.

Bon à savoir : si le montant n’est pas le bon et que vous souhaitez annuler votre facture d’acompte, vous devez établir une facture d’avoir. En effet, il n’est pas permis de modifier ou de supprimer une facture existante.

Comment appliquer la TVA sur une facture d’acompte ?

Comme toute autre facture, la facture d’acompte est soumise à la TVA. L’application de la TVA dépend toutefois de la structure juridique de votre entreprise et de la nature du bien vendu, ou de la prestation fournie.

Le seul cas de figure où il est possible d’émettre une facture d’acompte sans TVA, c’est si l’entreprise n’est pas assujettie à la TVA. Auquel cas, la facture d’acompte doit indiquer le montant HT.

  • Si vous êtes assujetti à la TVA et que vous livrez des biens ou des marchandises, la TVA doit être facturée à la livraison. La facture d’acompte doit alors présenter un montant HT.

  • Si vous êtes assujetti à la TVA et qu’il s’agit d’une prestation de services, la facture d’acompte doit présenter la TVA.

  • Si vous y êtes assujetti, la TVA ne doit pas être comptée à la fois dans la facture d’acompte et dans la facture de solde.

Pour le client, la TVA est déductible comme toute autre facture. Dans le cas d’une facture d’acompte sur prestation de services, la TVA est déductible dès le paiement de l’acompte. Si l’acompte est réglé sur un bien ou une marchandise, la TVA est déductible dès sa livraison.

Une fois la facture d’acompte acquittée

Lorsque le bien a été livré ou que la prestation a eu lieu, l’entreprise doit établir la facture de solde.

Cette facture doit présenter toutes les mentions obligatoires. Elle doit déduire le montant de l’acompte déjà versé par le client. Elle doit également indiquer le numéro de la facture d’acompte, ainsi que sa date d’émission et son montant. En revanche, pas besoin de facturer la TVA, déjà intégrée à la facture d’acompte.

Comment comptabiliser une facture d’acompte ?

Une facture d’acompte ne peut pas être enregistrée en comptabilité en tant que telle. Seule la facture finale fait l’objet d’une comptabilisation dans le journal des ventes.

La facture d’acompte fait l’objet d’une comptabilisation un peu spéciale :

  • Enregistrer le paiement de l’acompte dans le compte 4191 (avances et acomptes reçus sur commande).

  • Allouer le paiement au compte client 411.

La TVA est collectée dès le règlement de l’acompte pour les prestations de services. Elle est déduite lors de la livraison, s’il s’agit de meubles corporels.

La facture d’acompte doit ensuite être conservée de sorte à préserver son intégrité. En effet, elle constitue une pièce comptable justificative, notamment dans le cadre de la collecte de la TVA.

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