Gérer les factures de plus de 5 000 freelances, le pari gagné de YouLoveWords

Dans son Webinar du 24 février 2021, YouLoveWords revient sur le challenge que représentent la gestion et le traitement de centaines de factures par mois, et comment son temps de travail a été réduit par 2 avec Libeo.

Les intervenants du webinar

• Jérémie Hoarau, contrôleur de gestion chez YouLoveWords
• Jérémy Attuil, COO & co-fondateur de Libeo.

YouLoveWords : 5 000 freelances et leurs factures à gérer au quotidien

Pour comprendre les enjeux de la facturation chez YouLoveWords, il faut donner un peu de contexte. Spécialiste du Content Marketing, YouLoveWord est une agence réputée pour la qualité de sa création de contenus, notamment sa fameuse newsletter. Pluridisciplinaire, elle offre à ses clients un accompagnement à 360° :

• Stratégie éditoriale,
• Rédaction web,
• Vidéos,
• Podcasts,
• Infographies, etc.

Un large catalogue de prestations qui lui permet de toucher une cible très large : sa clientèle compte aussi bien des acteurs du secteur bancaire que des marques de mode ou d’électroménager, ou encore des plateformes comme Airbnb ou Deliveroo.

Bref, YouLoveWord sait s’adapter à sa cible. Son secret ? Sa communauté de freelances. Suivant la tendance du marché, YouLoveWords a choisi de s’entourer des meilleurs profils indépendants pour leur confier ses missions.

Véritable valeur ajoutée, cette collectivité compte plus de 5 000 professionnels, créatifs, experts et spécialisés dans de nombreux secteurs, tous réunis au sein de la Content Marketing Plateform de YouLoveWords. C’est cette diversité de profils qui permet à l’agence de se positionner comme expert sur autant de domaines.

Travailler avec des freelances : de l’importance de savoir s’adapter

5 0000 freelances à missionner, mais aussi à facturer. Pour YouLoveWords, c’est là toute la difficulté : entre la gestion des factures en interne, le traitement et le paiement, la charge de travail est énorme. La plupart des profils bénéficiant du statut de microentrepreneurs, il n’est pas rare qu’ils cumulent plusieurs compétences, et cherchent à diversifier leurs missions. Aussi, il n’est pas rare, d’un mois sur l’autre, d’avoir à traiter plusieurs factures par freelance. À savoir que pour chaque facture, il faut vérifier les montants, les dates, les mentions légales, l’identité de l’entreprise, etc.

Sans parler des tâches annexes :

• Relances,
• Suivi de facturation,
• Paiement des factures en plusieurs fois
• Vérification des comptes, des soldes, des acomptes

Autant de tâches avec lesquelles les contrôleurs de gestion YouLoveWords jonglent au quotidien. Avec l’avènement du travail à distance, porté par le télétravail et de plus en plus demandé par les entreprises, il a bien fallu s’adapter et réfléchir à de nouveaux process pour s’assurer de payer tout le monde à temps…

Avant Libeo : une saisie des factures… à la main

Avant Libeo, YouLoveWords passait par Excel pour la gestion de ses factures fournisseurs. Une tâche qui mobilisait en moyenne deux personnes par jour, deux jours par mois. Sur un effectif de 30 personnes, cela a un impact…

Soit deux journées entières passées sur une tâche à faible ajoutée. Les factures étaient saisies manuellement, une par une. Un procédé délicat, qui demande beaucoup de manipulations, et augmente le risque d’erreur de saisie, et de doublons. Sans parler du temps passé à régulariser les erreurs, répondre aux demandes des freelances, vérifier les comptes bancaires.

Au total, une perte de temps, du stress, et deux jours de perdu par mois…

Avec Libeo : traitement et paiement des factures en ligne

Début 2020, YouLoveWords décide de passer chez Libeo pour la gestion de sa facturation. Une décision qui a porté ses fruits : de 2 personnes et 2 jours par mois, on est passé à…  1 seule personne, sur une demi-journée par mois. Soit un temps de travail divisé par 4.

Comment ? C’est simple. Avec Libeo, toutes les factures sont centralisées : terminées, les feuilles volantes, éparpillées dans 12 dossiers différents. Les factures collectées en drag and drop, puis centralisées dans l’interface Libeo :

Grâce à la reconnaissance automatique des factures, la saisie est automatique. Ne reste plus qu’à procéder à la validation des factures dans le compte fournisseur, et à programmer le paiement :

Précisons que Libeo ne remplace pas la banque : mais elle permet de s’y connecter en back-office.

Le résultat est sans appel : 30 secondes passées par facture maximum. Du temps de travail optimisé, mais surtout une diminution du risque d’erreurs et des paiements en double. Grâce au suivi des factures en équipes, la gestion administrative est simple, et s’effectue en temps réel.

Pour la suite, YouLoveWords prévoit de passer sur Libeo pour l’ensemble du workflow de validation de la facture.

Pour en savoir plus, découvrez le témoignage de Jérémie Hoarau :

Comme YouLoveWords, économisez une journée de travail sur la gestion de vos factures. Demandez une démo personnalisée pour découvrir toutes les fonctionnalités.