balance âgée

Qu’est-ce que la balance âgée en comptabilité ?

Toutes les entreprises rencontrent un jour ou l’autre un client qui tarde à payer ses factures. Il faut savoir comment gérer ce type de retard. Pour éviter que cette situation se reproduise, il est nécessaire d’adopter une bonne gestion des échéances de ses créances.

C’est à cette fin qu’est utilisée la balance âgée en comptabilité. De quoi s’agit-il ? Comment fonctionne-t-elle ? Libeo vous dit tout sur la balance âgée et ses atouts en comptabilité.

Balance âgée en comptabilité : définition

La balance âgée est une document comptable qui s’intéresse exclusivement aux comptes de tiers. Elle reprend les comptes clients et fournisseurs pour mettre en évidence les dettes fournisseurs et les créances clients. Toutes les lignes du document sont regroupées par tranche de retard de paiement. Elle permet ainsi d’identifier rapidement les créances pour lesquelles l’échéance de paiement est dépassée.

Une entreprise peut utiliser deux types de balance âgée :

  • La balance âgée clients qui présente l’ensemble des paiements qu’attend l’entreprise. Elle peut ainsi visualiser les retards d’encaissement.

  • La balance âgée fournisseurs qui regroupe toutes les factures fournisseurs qui doivent être payées. L’entreprise visualise ainsi les échéances à venir et les retards de paiement actuels ou potentiels.

À quoi sert une balance âgée en comptabilité ?

Si elle n’est pas obligatoire, la balance âgée reste un excellent outil de pilotage de la trésorerie de l’entreprise. Elle est utilisée aussi bien par le chef d’entreprise, le DAF ou le comptable pour suivre et améliorer la trésorerie de l’entreprise en opérant une meilleure gestion des postes clients et fournisseurs.

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L’utilité de la balance âgée clients

Cette balance permet à l’entreprise de vérifier que les factures émises ont bien été payées par ses clients. Grâce à cet outil, elle peut garder un œil sur le règlement des factures et mettre en évidence le moindre retard de paiement. L’entreprise sait ainsi à qui elle doit envoyer une relance pour exiger un paiement rapide. Elle a une meilleure visibilité sur les retards de paiement et peut identifier rapidement qui sont les mauvais payeurs. Elle peut ainsi élaborer une stratégie à mettre en œuvre pour chaque typologie de clients et déterminer des priorités de relance.

Éditer une balance âgée clients permet également à l’entreprise de visualiser la qualité financière de ses clients et les risques qu’ils représentent pour sa trésorerie. Elle peut ainsi se constituer un tableau de bord pour suivre plusieurs KPIs comme :

  • Le nombre de clients qui règlent leur facture dans les temps ;

  • Le nombre de factures qui présentent un risque important d’impayé ;

  • Le temps moyen nécessaire pour obtenir un paiement avant et après relance…

L’utilité de la balance âgée fournisseurs

Alors que la balance âgée clients s’assure que les clients sont à jour de paiement, la balance âgée fournisseurs veille à ce que l’entreprise soit aussi à jour vis-à-vis de ses fournisseurs. Cette balance comptable permet aux principaux concernés de mieux suivre le poste fournisseurs et d’assurer une relation pérenne et de qualité avec ses partenaires clés.

Bon à savoir : comparer les soldes fournisseurs et clients permet d’obtenir de précieuses informations sur l’évolution de la trésorerie de l’entreprise.

Comment éditer une balance âgée ?

Le plus simple est de faire un tableau de bord qui indique pour chaque compte de tiers (clients ou fournisseurs) :

  • Le numéro de compte ;

  • La dénomination du tiers ;

  • Le montant de la dette de l’entreprise (fournisseurs) ou de la créance (clients) ;

  • La ventilation des montants en fonction des échéances à venir.

Bon à savoir : les montants indiqués dans la balance sont classés en plusieurs catégories en fonction de leur échéance de paiement. On y retrouve ainsi les sommes échues, les sommes à payer dans moins de 30 jours, dans plus de 30 jours, dans plus de 60 jours…

Avant d’éditer une balance âgée, l’entreprise doit veiller à :

  • Finaliser la saisie comptable (factures de ventes, factures d’achats…) ;

  • Réviser les comptes ;

  • Procéder au lettrage des comptes clients et fournisseurs ;

  • Vérifier que le système comptable utilisé s’est bien mis à jour pour ne pas relancer un client qui aurait déjà procédé au règlement de sa facture.

? Bon à savoir : nul besoin d’éditer sa balance à la main. Aujourd’hui, de nombreux logiciels comptables vous permettent d’éditer en quelques clics une balance âgée aux normes.

Quand utiliser une balance âgée ?

On peut l’utiliser à la clôture de l’exercice comptable, mais également au cours de l’exercice, tous les mois ou tous les trimestres par exemple. Le rythme de son utilisation dépend de l’entreprise. Néanmoins, plus elle est éditée souvent et plus elle permet de piloter la trésorerie de son entreprise de manière efficace.

Toutes les entreprises peuvent éditer ce type de balance. Toutefois, elle devient réellement pertinente lorsque :

  • Le nombre d’écritures comptables que l’entreprise doit gérer augmente ;

  • La taille de l’entreprise devient importante ;

  • Le volume de fournisseurs ou de clients de l’entreprise est conséquent et ne lui permet plus d’opérer un suivi de manière plus classique.

Quelles sont les différences avec les autres balances comptables ?

La balance âgée n’est pas la seule balance comptable à laquelle peut avoir affaire un chef d’entreprise, un DAF ou un expert-comptable. Ces professionnels peuvent ainsi utiliser :

Si la balance auxiliaire s’intéresse elle aussi aux comptes de tiers uniquement, la balance âgée va plus loin en donnant des indications sur les échéances des dettes et des créances de l’entreprise. La balance auxiliaire apporte seulement une indication quant au montant de la dette ou de la créance, mais ne prend pas l’aspect temporel en considération.

La balance générale, quant à elle, recense tous les comptes utilisés par l’entreprise, de la classe 1 à la classe 7. Son objectif principal est plus large que celui de la balance âgée dans la mesure où elle apporte les informations nécessaires pour comprendre le bilan comptable et le compte de résultats produits par l’entreprise.

Conclusion : bien qu’elle ne soit pas obligatoire, la balance âgée reste un excellent outil pour piloter la comptabilité de son entreprise. Elle s’utilise en complément d’autres balances comptables.

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