gestion des impayés dans les entreprises

7 best-practices pour en finir avec les impayés en entreprise

Les factures impayées sont une réelle problématique pour de nombreuses entreprises. Si les conséquences peuvent être importantes pour toutes les structures, elles le sont davantage pour les petites entreprises qui ne bénéficient pas du même niveau de trésorerie que d’autres.

Puisque les impayés peuvent peser lourd dans le quotidien d’une entreprise, il est indispensable de mieux les maîtriser. Découvrez 7 solutions à mettre en place pour en finir avec la gestion des impayés dans les entreprises.

L’IMPACT DES IMPAYÉS AU SEIN DES ENTREPRISES

Les conséquences des créances clients peuvent être lourdes pour une entreprise, notamment lorsqu’elle est au début de son aventure ou lorsqu’il s’agit d’une PME. Les retards de paiement sont d’ailleurs à l’origine de nombreuses faillites d’entreprises françaises, dont 25 % des faillites au sein des TPE-PME.

Pour assurer une certaine durabilité à son activité, une entreprise a besoin de trésorerie. C’est grâce à sa trésorerie qu’elle peut se développer, verser les salaires de ses collaborateurs et honorer les engagements pris auprès de ses fournisseurs et partenaires financiers. Malheureusement, une facture impayée a des répercussions importantes sur la trésorerie de l’entreprise. En effet, lorsque le volume de factures impayées grossit, l’entreprise doit les gérer et risque la faillite.

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GESTION DES IMPAYÉS DANS LES ENTREPRISES : COMMENT LES ÉVITER ?

Voici 7 solutions à tester dès à présent pour en finir avec les impayés.

1) Rédiger correctement ses documents commerciaux

Une gestion optimale des impayés dans les entreprises commence par une bonne rédaction des principaux documents commerciaux. En effet, une entreprise qui :

  • Rédige ses conditions générales de vente,

  • Établit correctement ses bons de commande et ses bons de livraison,

  • Fournit des factures en bonne et due forme…

…Se préserve mieux des éventuels contentieux ! Mais pas seulement : elle dispose également des preuves nécessaires pour obtenir le paiement des sommes dues en cas de procès.

2) S’informer sur la solvabilité financière de ses clients

Si une entreprise cherche avant tout à développer le volume de ses clients, elle doit également s’intéresser à leur solvabilité pour s’assurer de leur bonne santé financière. Pour cela, elle doit procéder à une évaluation des risques en étudiant :

  • Le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) ;

  • Les registres tenus par le greffe du Tribunal de commerce ;

  • Les informations fournies par le bureau des hypothèques ;

  • Les données fournies par la banque.

Bon à savoir : si vous n’avez pas su détecter un client défaillant avant de faire affaire avec lui, certains signaux avant-coureurs peuvent vous mettre la puce à l’oreille. Il faudra vous inquiéter de la situation de votre client dans le cas où :

  • le volume de commandes baisse ou monte de façon inégal ;

  • si les réclamations sont plus nombreuses ;

  • ou encore si votre contact habituel est brusquement indisponible.

3) Choisir le bon mode de paiement

La mise à disposition de plusieurs modes de paiement est une véritable alternative à la gestion des impayés dans les entreprises. Vous pouvez par exemple proposer le paiement par :

  • Chèque ;

  • Prélèvement automatique ;

  • Paypal ;

  • Virement bancaire.

Plus vous proposerez de modes de paiement différents, et moins vous aurez de risque de voir vos factures impayées.

4) Demander un acompte ou proposer un escompte

Demander un acompte à vos clients est un bon moyen de ne pas toucher à votre trésorerie directement. Il vous permet également d’obtenir les coordonnées bancaires de votre client et de limiter les dégâts sur votre trésorerie en cas d’impayé.

L’escompte est également un bon moyen d’éviter les impayés en offrant une « carotte » à vos clients. En effet, il vous permet de proposer une remise de x% à votre client en cas de paiement anticipé.

5) Prévoir des pénalités de retard

Bien que vous n’ayez pas l’obligation légale de prévoir des pénalités de retard, elles peuvent inciter vos clients à vous régler vos factures dans les temps. Pour en bénéficier, vous devez les prévoir dans vos conditions générales de vente et les indiquer sur vos factures.

Lire aussi : Comment calculer le montant des pénalités de retard ?

Vous pouvez par exemple proposer une pénalité de 10 % par mois de retard pour encourager vos clients à vous payer. Ils devront ainsi vous verser ces pénalités de retard dès le lendemain de la date à laquelle aurait dû être réglée la facture.

6) Relancer les retardataires

Vous pouvez limiter le risque d’impayés en mettant en place un suivi rigoureux de vos clients, du traitement de leur commande jusqu’au recouvrement des factures. Si ce suivi peut être fait manuellement, il peut également être optimisé en utilisant un logiciel de gestion adapté.

Quel que soit l’outil choisi, les retardataires doivent faire l’objet d’une relance. Celle-ci peut être faite par téléphone dans un premier temps, puis à l’écrit, par mail ou par courrier. Parfois, une simple relance suffit à inciter un client à procéder au paiement d’une facture.

7) Choisir un logiciel de trésorerie adapté

En vous dotant d’un logiciel de gestion des factures et de facturation, vous aurez toutes les informations nécessaires sur vos clients et sur les finances de votre entreprise. Vous aurez ainsi une visibilité quant au cash disponible, à la trésorerie de votre entreprise, ainsi qu’à ses dettes fournisseurs et à ses créances.

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Ce type d’outil vous permettra également d’avoir directement l’information relative aux factures éditées qui n’ont pas encore fait l’objet d’un paiement et d’automatiser vos relances.

Bon à savoir : pour sécuriser davantage votre entreprise, vous pouvez souscrire une assurance impayés. Grâce à ce type d’assurance, vous aurez la certitude de ne plus subir de retard de paiement ou de décalage de trésorerie pour les factures assurées.

COMMENT GÉRER LES IMPAYÉS EN ENTREPRISE ?

L’un de vos clients est en retard de paiement ? Avant de faire appel à la justice, prenez contact avec lui pour essayer de trouver une solution à l’amiable. Vous pouvez lui envoyer un email ou un courrier, ou encore le contacter par téléphone pour évoquer ce retard de paiement. En effet, votre client a peut-être tout simplement oublié de régler la facture ou est dans une situation financière nécessitant un délai de paiement supplémentaire.

Si malgré cette première prise de contact et une éventuelle relance, votre client ne procède toujours pas au paiement de la facture, vous pouvez lui envoyer une mise en demeure. Vous rendez alors la dette que votre client entretient auprès de votre entreprise officielle sur le plan juridique. Si là encore votre client refuse de payer la facture, vous pouvez recourir à un huissier de justice pour le forcer à vous rembourser la somme due.

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