caisse enregistreuse

Comment fonctionne un système de caisse enregistreuse ?

Tout établissement qui réalise des ventes auprès des particuliers doit s’équiper d’un système de caisse enregistreuse. Si de nombreux commerçants ont encore du mal à abandonner feuilles et calculatrice, les solutions modernes présentent pourtant de nombreux avantages.

Quels sont-ils ? Comment choisir son modèle ? Libeo vous dit tout sur le fonctionnement d’un système de caisse enregistreuse.

QU'EST-CE QU'UN SYSTÈME DE CAISSE ENREGISTREUSE ?

Une caisse enregistreuse est un appareil qui permet de gérer les achats des clients en magasin. Elle se constitue de différents éléments :

  • Un clavier ;

  • Un tiroir-caisse ;

  • Une imprimante ;

  • Un lecteur de code-barres ;

  • Une machine à calculer ;

  • Un logiciel de caisse (pour les plus récentes).

Une fois associés, l’ensemble de ces éléments permettent de traiter les transactions effectuées par les clients dans l’établissement (commerce, restaurant, café, bar, etc.). De manière très classique, un système de caisse enregistreuse permet en effet d’enregistrer les paiements reçus, de les mémoriser et d’éditer des tickets de caisse. C’est également cet outil qui permet d’éditer le ticket Z, de ventiler la TVA ou encore d’enregistrer les factures fournisseurs.

David Moyal
David Moyal, fondateur des restaurants Miznon, parle de Libeo

"Gérer mes factures fournisseurs n’a jamais été aussi simple ! Aussi bien en ce qui concerne ma vision de trésorerie en temps réel que l’état des finances des trois restaurants. Je recommande grandement Libeo !"

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Si autrefois les systèmes de caisse permettaient simplement d’entrer manuellement le prix de chaque produit acheté, ce n’est plus le cas aujourd’hui. Selon la technologie de la caisse et ses fonctionnalités, un système de caisse enregistreuse facilite grandement la gestion comptable d’un commerce ou d’un restaurant. C’est ce logiciel qui va permettre :

  • D’analyser ses stocks,

  • de tracer les flux de marchandises

  • ou encore de transmettre les opérations financières à son logiciel comptable de manière automatique.

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POURQUOI UTILISER UN SYSTÈME DE CAISSE ENREGISTREUSE ?

Équiper ses points de vente d’une caisse enregistreuse offre de nombreux avantages, à commencer par le gain de temps.

Grâce à son système automatisé et à sa facilité d’utilisation, les opérations sont réalisées en quelques instants seulement. Plus besoin de sortir la calculatrice pour annoncer le montant de son achat à un client. Toutes ces tâches chronophages lorsqu’elles sont mises bout à bout sont supprimées.

Le gain de temps est également effectif pour les clients. En effet, ces derniers n’ont plus à patienter trop longtemps dans d’interminables files d’attente. En optant pour un système de caisse, c’est non seulement la productivité de son commerce qui augmente, mais également l’expérience client et la qualité du service offert.

Enfin, cet outil offre une excellente adaptabilité aux besoins exprimés par le commerçant. Un système de caisse enregistreuse peut par exemple reconnaître les cartes de fidélité du client ou simplifier la collecte de la TVA, facilitant ainsi la tâche du gérant. De même, il offre désormais la possibilité d’analyser les performances de son entreprise grâce aux données conservées et aux logiciels dont ils sont équipés. Le commerçant bénéficie ainsi d’informations précieuses pour assurer le renouvellement de ses stocks par exemple ou pour effectuer le bilan de ses recettes. L’ensemble des données recueillies peut également être centralisé dans un tableau de bord pour optimiser ce suivi chiffré.

Pour la gestion de vos factures fournisseurs notamment, pensez à des outils comme Libeo. Conçues pour les commerçants et les gérants d’entreprise, Libeo vous aide à réduire vos délais de paiements clients et fournisseurs !

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COMMENT CHOISIR SON SYSTÈME DE CAISSE ENREGISTREUSE ?

De nombreux modèles de caisses enregistreuses sont disponibles sur le marché. Vous pouvez ainsi opter pour une caisse :

  • Numérique ;

  • Alphanumérique ;

  • Moderne.

Les systèmes de caisses enregistreuses les plus modernes se présentent sous une forme tactile. Très performants, ils peuvent être couplés avec des logiciels spécialisés pour s’adapter à vos besoins.

"Libeo nous aide à gérer notre réseau de fournisseurs simplement. Les factures arrivent toutes seules, nous avons accès à tous nos contacts et leurs infos, et nous pouvons programmer un paiement en un clic." Adrien Porte, co-fondateur de Paname Collections.

Vous pouvez également opter pour un système de caisse enregistreuse en ligne. Cette solution utilise alors une application mobile ou le web pour transformer une tablette ou un ordinateur en un véritable outil de saisie, d’encaissement et d’émission de tickets de caisse.

Le choix entre l’un ou l’autre des modèles disponibles doit être fait compte tenu des besoins relatifs à votre activité. Réfléchissez au volume de clientèle que vous accueillez habituellement et à l’usage que vous comptez en faire. Vous vous tournerez plutôt vers une caisse numérique ou alphanumérique si vos besoins sont classiques. Si vous voulez un équipement personnalisé disposant de nombreuses fonctionnalités, vous permettant d’analyser avec précision votre activité professionnelle, une caisse enregistreuse moderne sera plus adaptée. Dans ce cas, il faudra également sélectionner votre logiciel de caisse avec précaution.

Bon à savoir : quel que soit votre choix, pensez à vous équiper d’un système de caisse enregistreuse compatible avec la réglementation en vigueur. Pour lutter contre la fraude à la TVA, la loi oblige en effet tous les commerçants assujettis à la TVA qui souhaitent s’équiper d’une caisse enregistreuse de choisir un système certifié NF 525. Ces modèles non permissifs sont en effet capables de conserver les données relatives aux mouvements financiers réalisés en toute sécurité.

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