Comment fonctionne un système de caisse enregistreuse ?

QU'EST-CE QU'UN SYSTÈME DE CAISSE ENREGISTREUSE ?

Les caisses enregistreuses sont utilisées dans la plupart des établissements de vente au détail, des épiceries et des restaurants. Elle se constitue de différents éléments :

• Un clavier ;
• Un tiroir-caisse ;
• Une imprimante ;
• Un lecteur de code-barres ;
• Une machine à calculer ;
• Un logiciel de caisse (pour les plus récentes).

La partie caisse contient l'argent, les reçus et les produits qui sont généralement fixés au mur ou placés sur un tableau derrière la caisse. L'imprimante est utilisée pour imprimer les reçus des clients après leurs achats. Les caisses enregistreuses peuvent être rechargées avec plus d'argent liquide de temps en temps si nécessaire.

Une fois associés, l’ensemble de ces éléments permettent de traiter les transactions de l’établissement (commerce, restaurant, café, bar, etc.). De manière très classique, un système de caisse enregistreuse enregistre les paiements reçus et édite les tickets de caisse.

C’est également cet outil qui permet d’éditer le ticket Z, de ventiler la TVA ou encore d’enregistrer les factures fournisseurs.

Une caisse enregistreuse est un outil commercial utilisé pour suivre la vente de biens et/ou de services. Les caisses enregistreuses existent depuis la fin du XIXe siècle, mais leur utilisation a diminué ces dernières années, car de plus en plus d'entreprises utilisent des systèmes de point de vente (POS). C’est ce logiciel qui va permettre :

• D’analyser ses stocks,
• de tracer les flux de marchandises
• ou encore de transmettre les opérations financières à son logiciel comptable de manière automatique.

Un système de caisse enregistreuse fonctionne en enregistrant toutes les transactions effectuées par le biais d'une caisse enregistreuse à l'aide d'un système électronique de traitement des données. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour générer des rapports qui montrent combien d'argent a été dépensé et quels produits ont été vendus.

POURQUOI UTILISER UN SYSTÈME DE CAISSE ENREGISTREUSE ?

Les caisses enregistreuses sont un élément essentiel de toute opération de vente au détail, car elles vous permettent de suivre facilement les ventes et les niveaux de stock, afin de vous assurer que vous n'êtes pas en rupture de stock ou que vous ne facturez pas vos clients pour leurs achats.

Elles vous permettent également de suivre vos gains et de savoir combien d'argent chaque vente a rapporté, ce qui vous aide à calculer les taxes et à déterminer combien d'argent votre magasin a gagné au cours de l'année.

Enfin, cet outil offre une excellente adaptabilité aux besoins du commerçant. Un système de caisse enregistreuse peut par exemple reconnaître les cartes de fidélité du client ou simplifier la collecte de la TVA, facilitant ainsi la tâche du gérant.

De même, il offre désormais la possibilité d’analyser les performances de son entreprise grâce aux données conservées et aux logiciels dont ils sont équipés. Le commerçant bénéficie ainsi d’informations précieuses pour assurer le renouvellement de ses stocks par exemple ou pour effectuer le bilan de ses recettes. L’ensemble des données recueillies peut également être centralisé dans un tableau de bord pour optimiser ce suivi chiffré.

COMMENT CHOISIR SON SYSTÈME DE CAISSE ENREGISTREUSE ?

L'avènement des machines à calculer électroniques a permis aux entreprises de suivre les transactions sans avoir recours à des enregistrements papier. Ces machines étaient connues sous le nom de systèmes POS ou EPOS (point de vente électronique).

Il existe deux principaux types de systèmes POS :

• Le POS manuel - On entre manuellement des données dans un registre ; ces informations sont ensuite transférées sur un ordinateur. Le TPV manuel est généralement utilisé pour les petites entreprises qui n'ont pas besoin de capacités de rapport étendues ou de sites multiples.
• TPV électronique - Enregistrement automatique des transactions à l'aide d'une carte de circuit électronique ; ces informations sont ensuite transférées sur un ordinateur où elles peuvent être analysées et exploitées.

Pour choisir le bon système de caisse enregistreuse pour votre entreprise, il faut tenir compte de ces quatre facteurs :

1. Le type d'entreprise que vous dirigez : Si vous êtes un petit détaillant, vous devriez choisir un système tout compris qui offre tout, de la gestion des stocks aux rapports de vente. En revanche, si vous êtes une grande chaîne de magasins possédant plusieurs sites dans le pays, il est préférable d'opter pour une solution plus spécialisée qui peut être adaptée à vos besoins.
2. Votre budget : Les caisses enregistreuses sont assez coûteuses, il est donc important de ne pas lésiner sur cet investissement lorsque vous en choisissez une pour votre entreprise. Avant de prendre une décision, vous devez également vous demander combien d'argent vous économiserez pendant la mise en œuvre (et la maintenance) de tout nouveau système.
3. Les fonctionnalités disponibles : Vous ne voulez pas dépenser de l'argent pour quelque chose qui ne vous apportera aucune valeur ajoutée par rapport aux systèmes existants.

Bon à savoir : quel que soit votre choix, vous devrez obligatoirement équiper d’un système de caisse système certifié NF 525.

Ces modèles non permissifs sont en effet capables de conserver les données relatives aux mouvements financiers réalisés en toute sécurité.